Las notas crédito son documentos que utiliza el vendedor para anular o corregir facturas de venta anteriormente generadas. Adicional las notas crédito funcionan como comprobante en caso de devolución y de descuento otorgado al cliente.
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar le factura diez pares de zapatos a su cliente Juan y se aplica la retención correspondiente, en el proceso de facturación comete errores en el precio final de la venta, es por ello que el cliente solicita la factura con la información correcta, por lo tanto la empresa expide una nota de crédito para anular la operación y expedir una nueva factura".
👉 Contenido:
1. ¿Cuándo se deben expedir notas crédito?
Las notas crédito pueden expedirse en los siguientes casos:
- Cuando el cliente hace la devolución de productos en mal estado.
- Cuando es necesario anular en su totalidad la factura de venta generada.
- Cuando es necesario corregir facturas de venta generadas con errores.
- Para otorgar al cliente un descuento que no se incluyó en la factura.
En Alegra para empezar a emitir tus notas crédito lo primero que se debe hacer, es crear una numeración electrónica de notas crédito. 🔎 Conoce cómo configurar la numeración para notas crédito electrónicas.
Luego de tener la numeración creada, debes ingresar a la factura de venta y editar las retenciones aplicadas.
2. Eliminar la retención aplicada en la factura de venta.
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de Ingresos y selecciona la opción “Facturas de venta”.
2. Ubica la factura de venta a anular o corregir y en la columna de Acciones haz clic en “Ver detalle” 
3. Haz clic en el botón de “Más acciones” y luego en “Editar retenciones”.
4. Finalmente eliminas las retenciones aplicadas y haz clic en “Guardar”.
Observa:
💡 ¿Necesitas pausar o retroceder el video? Haz clic aquí para hacerlo.
Una vez hayas eliminado las retenciones de la factura de venta, puedes aplicar la nota crédito. Recuerda que una vez eliminadas la retenciones contablemente tambien se eliminan.
3. Aplicar y emitir la nota crédito electrónica.
Sigue estos pasos:
1. Al momento de eliminar la retención te redirige el sistema de manera automática a la factura de venta, allí haz clic en el botón de “Más acciones” y luego en “Aplicar nota crédito”.
📍 Nota: si la opción no está activa es porque ya aplicaste una nota crédito, para aplicar una segunda nota debes hacerlo directamente desde el módulo de "Notas crédito", puedes ver el paso a paso aquí.
2. El sistema diligenciará la misma información de la factura en la nota crédito de forma automática. Valida los datos agregados al documento, luego en la parte inferior agrega el “Monto” en Crédito a ventas.
📍 Nota: en el campo "Monto" debes colocar el valor total de la nota crédito.
3. Finalmente haz clic en "Guardar y emitir" para aplicar los cambios y emitir la nota crédito.
Observa:
💡 ¿Necesitas pausar o retroceder el video? Haz clic aquí para hacerlo.
📢 Importante:
- Solo se puede agregar una factura por cada nota crédito, si deseas anular dos facturas de venta se deberán crear dos notas créditos.
- Para que en la sección de "Crédito a venta" te aparezca el número de factura correspondiente, la factura de venta debe estar en estado "Por cobrar".
¿Aún no tienes cuenta en Alegra?
Conoce las soluciones del ecosistema Alegra: Alegra Contabilidad, Alegra POS, Alegra Tienda, Alegra Nómina (solo para Coombia) y Alegra Contador.
Aprende con nosotros y certifícate de forma gratuita en Alegra Academy.
¡Únete a nuestro foro de Alegra Community! Allí podrás compartir experiencias y aclarar tus dudas sobre facturación electrónica, contabilidad, normatividad y mucho más.
Descubre las funcionalidades más pedidas y entérate de todas nuestras actualizaciones en el blog de novedades.
Recuerda escribirnos si tienes inquietudes sobre este u otros procesos en Alegra. Nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte.
