Una cotización es un documento informativo donde se establece el precio de un producto o servicio en venta. Contiene la información de la persona o empresa vendedora, del cliente y la descripción de los productos o servicios.
Los valores de la cotización pueden mantenerse durante un periodo definido. También es posible incluir condiciones de negociación, términos de financiamiento o descuentos por pronto pago.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar vende muebles para el hogar y recibe un pedido de un cliente que necesita equipar su nuevo departamento. Para agilizar el proceso, usa Alegra para generar y enviar una cotización por correo electrónico.”
En Alegra, puedes crear tus cotizaciones de forma rápida y sencilla.
📍Nota: las cotizaciones no generan movimientos de inventario ni cuentas por cobrar.
Crea cotizaciones
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Ingresos” y selecciona “Cotizaciones”.
2. Haz clic en “Nueva cotización”.
3. Completa la información. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Finalmente, haz clic en “Guardar”.
Observa:
✍️ Formulario “Nueva cotización”
- Personalizar opciones: Agrega información adicional, como la moneda, lista de precios o vendedor.
- Cliente: Persona o empresa a la que se dirige la cotización.
- Fecha de creación: Día en que se genera la cotización. Puedes asignar una fecha anterior o posterior a la actual.
- Vencimiento: Se calcula con base en el plazo elegido y se cuenta desde la fecha de creación.
- Ítem: Producto o servicio incluido en la cotización. Puedes modificar los campos de “Referencia”, “Precio”, “Descuento %”, “Impuesto”, “Descripción” y “Cantidad”.
- Notas: Información adicional que será visible en el PDF y la impresión de la cotización.
- Comentarios: Notas internas que no aparecen en la impresión del documento.
Después de crear la cotización, puedes editarla, imprimirla, convertirla en factura de venta, enviarla por correo o clonarla.
Además, en el listado de cotizaciones, puedes revisar el Estado de cada una para identificar fácilmente cuáles ya han sido facturadas.
También puedes exportar a Excel el listado de cotizaciones dentro del periodo que elijas.
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