La cotización es un documento informativo en el que se establece el precio de un producto o servicio en venta. Contiene la información de la persona o empresa vendedora, del cliente y la respectiva descripción de los productos o servicios.
Los valores de la cotización se pueden mantener en un período de tiempo definido y también se pueden anexar al documento las condiciones de la negociación, los términos de financiación o descuentos por pronto pago.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar vende insumos de cocina y recibe un pedido de un cliente, por lo que utiliza Alegra para realizar rápidamente una cotización y enviarla por correo electrónico a su cliente”.
En Alegra Facturación puede generar sus cotizaciones de forma rápida y sencilla.
👉 Índice:
- Cree sus cotizaciones.
- Gestione sus cotizaciones.
- Convierta sus cotizaciones a facturas de venta.
- Exporte las cotizaciones creadas.
1. Cree sus cotizaciones
Siga estos pasos:
1. Diríjase al menú de “Documentos” y seleccione la opción “Cotizaciones”.
2. Haga clic en el botón “Nueva cotización”.
3. Complete los campos del formulario. Observe los campos del formulario y su explicación.
4. Finalmente, haga clic en “Guardar” para generar el documento.
Observe:
💡 También puede pausar o retroceder el video.
✍️ Formulario “Nueva cotización”
Sección - Datos generales
- Cliente: es a quien va dirigida la cotización. 🔎 Aprenda a crear sus clientes.
- Identificación: este campo se diligencia de forma automática cuando se selecciona el cliente.
- Fecha de creación: es la fecha en que se crea la cotización. También puede crear cotizaciones con fecha anterior o posterior a la actual.
- Fecha de vencimiento: de acuerdo al plazo elegido verás la fecha de vencimiento contada a partir del día en que se genere la cotización.
Sección - Productos y/o servicios
- Nombre: seleccione el producto existente o crea uno nuevo.
- Precio: precio del producto a cotizar, el cual puede modificar cuando realizas la cotización.
- Descuento: ingrese el porcentaje de descuento a aplicar sobre el precio del producto.
- Impuesto: seleccione el impuesto del producto en la cotización actual.
- Cantidad: indique la cantidad del producto a cotizar.
- Total: el sistema calcula de forma automática el valor del producto, menos el descuento por la cantidad.
- Descripción: agregue o modifique la descripción del producto solo para la cotización que estás creando.
- Notas: agregue notas que serán visibles en el PDF de la cotización y en la impresión.
🔎 Conozca cómo crear tus productos y servicios.
Luego de crear las cotizaciones puede gestionarlas.
2. Gestione sus cotizaciones
Dentro de las opciones que tiene luego de generar y guardar su cotización son:
- Convertir en factura
- Editar
- Imprimir
- Enviar
Observe:
3. Convierta sus cotizaciones a facturas de venta
Siga estos pasos para convertir en factura de venta una cotización generada:
1. Diríjase al menú de “Documentos” y seleccione la opción “Cotizaciones”.
2. Ubique la cotización que desea convertir y en los tres puntos seleccione la opción “Facturar”.
3. De manera automática se va a cargar la información de la cotización, luego debe completar los campos del formulario que no se hayan cargado.
4. Finalmente, haga clic en “Guardar”.
Observe:
💡 También puede pausar o retroceder el video.
Una vez convertida la cotización a factura podrá visualizar dentro de la factura de venta la información de las “Cotizaciones asociadas”.
Observe:
De igual manera, puede visualizar en la información de la cotización creada, una sección denominada “Facturas asociadas”.
Observe:
Además, al consultar el listado de sus cotizaciones, puede ver el estado de las mismas en la columna “Estado”, donde podrá conocer las cotizaciones que ya fueron facturadas y las que no lo fueron para poder hacerles un seguimiento.
Observe:
4. Exporte las cotizaciones creadas
Siga estos pasos:
1. Diríjase al menú de “Documentos” y seleccione la opción “Cotizaciones”.
2. Haga clic en el botón de “Exportar”.
3. En el recuadro emergente debe seleccionar el “Formato” y el “Rango de fecha”.
4. Finalmente, haga clic en “Exportar”.
Observe:
💡 También puede pausar o retroceder el video.
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