En Alegra puede trabajar de manera colaborativa con su equipo, configurando perfiles de usuario con distintos niveles de acceso. Puede asignar roles específicos para cada integrante como “Administrador”, “Contador”, “Asistente” o “Vendedor”, según las necesidades y responsabilidades de cada uno.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar acaba de contratar un nuevo analista de operaciones comerciales, el cual necesita ingresar a la cuenta de Alegra de la empresa para realizar sus tareas diarias, para ello, se crea un nuevo usuario con perfil de Asistente”.
👉 Índice
1. Cree nuevos usuarios
Siga estos pasos:
1. Diríjase al menú de “Configuración”.
2. En el recuadro “Empresa”, seleccione la opción “Usuarios”.
3. Una vez lo redirija a “Mi Alegra” haga clic en el botón “+ Invitar usuario”.
4. Complete el formulario con la información solicitada. Observe los campos del formulario y su explicación.
5. Finalmente, haga clic en el botón “Invitar” para crear el usuario.
Observe:
- Nombres y apellidos: asigne un nombre único y fácil de identificar para el nuevo usuario.
- Correo electrónico: ingrese el correo electrónico para ingresar a la cuenta.
📍 Nota: asegúrese que sea un correo válido, ya que una vez generado el nuevo usuario, se enviará un mensaje de confirmación al correo para activar su perfil. - Rol predeterminado: seleccione la opción que corresponda.
- Personalizar rol por solución: aquí puede seleccionar el rol que necesite por cada solución de Alegra, este campo es opcional.
📍 Nota: también puede ingresar a “Mi Alegra” desde el botón de soluciones > Administrar mis soluciones. Observe:
✏️ Recuerde:
- Puede crear un perfil exclusivo para su contador, así podrá acceder a la información de su empresa en cualquier momento.
🔎 Conozca el proceso para invitar a su asesor contable a usar Alegra. - El número de usuarios que puede crear en su cuenta varía según su suscripción.
🔎 Visualice el detalle del consumo en cada uno de sus planes activos. - Puede consultar las transacciones efectuadas por cada usuario en el sistema desde el historial de operaciones.
2. Cree diferentes roles para asignarle a sus usuarios
📢 Importante:
-
Si tiene activo un plan PYME o Emprendedor, solo tendrá los roles de Administrador y Contador. Adicionalmente, no podrá eliminar, copiar y/o modificarlos.
-
Si tiene activo el plan PRO, tendrá acceso a los cuatro roles por defecto que son Administrador, Contador, Vendedor y Asistente. Adicionalmente, no podrá eliminar, copiar y/o modificarlos.
-
Si tiene activo el plan PLUS: tendrá acceso a los cuatro roles por defecto que son Administrador, Contador, Vendedor y Asistente. Adicionalmente, podrá agregar más roles si lo desea.
Aquí podrá crear los roles que necesite y asignarle los permisos correspondientes, estos roles podrá asignarlos a los usuarios que tienes en la cuenta. Para crear los roles siga estos pasos:
1. Diríjase al menú de “Configuración”.
2. En el recuadro “Empresa”, seleccione la opción “Usuarios”.
3. En el menú de “Usuarios” haga clic sobre “Roles”. Luego, haga clic en “Crear nuevo rol personalizado”.
📍 Nota: debe seleccionar los permisos que desea otorgar al nuevo rol, por cada solución.
4. Seleccione los permisos que desea agregar al nuevo rol.
5. Finalmente, haga clic en el botón “Guardar rol” para crear el usuario.
Observe:
📍 Nota: cuando un usuario ingresa a una funcionalidad en la que no tiene permiso, el sistema mostrará la siguiente notificación.
Observe:
3. ¿Cómo aceptar la invitación de usuario?
El colaborador deberá acceder al correo registrado en el campo “Correo electrónico” y seguir estos pasos:
1. Abrir el mensaje de invitación para ser usuario de la cuenta de Alegra.
2. Hacer clic en el botón “Aceptar invitación”.
3. Crear una contraseña segura para su cuenta, aquí le recomendamos combinar letras, números y símbolos. Luego hacer clic en el botón “Guardar”.
4. Ahora su colaborador puede ingresar a la cuenta con el correo y contraseña.
Observe:
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