Descubra cómo la Contabilidad Inteligente puede hacer más eficiente y precisa la labor contable, permitiendo a los contadores enfocarse en tareas más estratégicas y de mayor valor para sus clientes. Con estas funcionalidades, podrá llevar el control detallado de las operaciones de sus clientes, generar reportes automatizados, emitir facturas electrónicas de forma rápida y sencilla, y tener acceso a la información contable en tiempo real y desde cualquier lugar.
¡Siga leyendo para descubrir cómo estas funciones le pueden beneficiar!
📢 Importante: las funcionalidades que se mencionan en este artículo están estrechamente relacionadas con la estructura y personalización de su catálogo de cuentas, por lo tanto, verifique que esté correctamente ajustado. Puede consultar los siguientes artículos como guía:
👉 Índice:
- ¿Qué es la Contabilidad Inteligente?
- Conozca Alegra Contador.
- Buzón electrónico.
- Consulte contactos en la DGT.
- Bancos inteligentes.
- Registros contables automatizados.
- Asientos contables automatizados.
- Notifique el vencimiento de facturas.
- Portal de clientes.
- Reportes inteligentes.
1. ¿Qué es la Contabilidad Inteligente?
La Contabilidad Inteligente es un conjunto de funcionalidades diseñadas por Alegra para automatizar tareas contables, mejorar la precisión de los registros, proporcionar información financiera en tiempo real, simplificar la contabilidad y optimizar el trabajo de los contadores, garantizando además, la seguridad de la información para proteger los datos confidenciales de tus clientes y tu propio negocio.
2. Conozca a Alegra Contador
Alegra contador es un espacio desarrollado para que los contadores puedan administrar y llevar la contabilidad de todas las empresas suscritas desde un solo lugar, además de tener acceso a indicadores clave y diversos beneficios. Entre las funciones destacadas se encuentran:
- El espacio de trabajo "Contador".
- Herramientas para llevar un control preciso de la información financiera.
- Acceder a reportes especializados.
- La capacidad de gestión multiempresa.
- La posibilidad de invitar nuevos clientes.
- Pertenecer a la creciente comunidad colaborativa de contadores que usan Alegra.
Observe:
🔎 Aprenda más de esta funcionalidad: gestione la Contabilidad de sus clientes de forma centralizada.
3. Buzón electrónico
Registre sus compras de manera rápida desde la sección de "Recepción de comprobantes", podrá recibir las facturas y notas de crédito de sus proveedores, contabilizarlas automáticamente y generar el proceso de aceptación o rechazo ante la DGT.
Observe:
📌 Nota: para aprovechar esta funcionalidad, debe tener su cuenta habilitada para facturar electrónicamente.
🔎 Aprenda más de esta funcionalidad: consulte el buzón de correo.
4. Consulte contactos en la DGT
Para agilizar el registro de sus contactos, Alegra está integrada con Hacienda, para que al crear un "Nuevo contacto" solo con ingresar el número de identificación de la persona, el sistema diligenciará de forma automática los datos del contacto, de esta manera, crea el tercero de una forma mucho más rápida y evita errores en el registro o posibles retrasos en la emisión de sus facturas.
Observe:
🔎 Aprenda más de esta funcionalidad: cómo crear e importar sus contactos.
5. Bancos inteligentes
Las siguientes son funcionalidades disponibles para administrar de forma inteligente la información de sus "Bancos":
-
Conciliaciones bancarias
Evite errores realizando conciliaciones manuales, a través de esta funcionalidad, podrá comparar y conciliar de forma masiva sus reportes bancarios con los registros contables en Alegra, realizando un seguimiento rápido y preciso de cada transacción, asegurando el control de su información financiera.
Observe:
🔎 Aprenda más de esta funcionalidad: concilie sus bancos con Alegra.
-
Diferencia en cambio automática
Esta funcionalidad es útil para quienes realizan operaciones en distintas monedas, permitiéndoles identificar si estas transacciones les producen ganancias o pérdidas y en qué medida. El sistema calcula y registra automáticamente la diferencia en cambio cuando se paga una factura en moneda extranjera con una tasa de cambio diferente a la tasa de cambio del día de la compra o venta.
Observe:
📢 Importante: para obtener una visión más amplia y de manera conjunta de todas sus operaciones, acceda al "Reporte de diferencia en cambio".
🔎 Aprenda más de esta funcionalidad: cómo registrar un ajuste de ganancia o pérdida por diferencia en tipo de cambio.
6. Registros contables automatizados
Automatice la contabilidad de sus contactos para evitar registros manuales. Elija las cuentas contables que deseé que sean usadas para contabilizar cada actividad, las transacciones se registrarán automáticamente en las cuentas correspondientes. Esto reduce la posibilidad de errores y facilita la conciliación de cuentas al final del período contable.
✏️ Recuerde: puede realizar esta parametrización de manera individual, para las cuentas que tienen un comportamiento específico, o de manera predeterminada, para las cuentas que tienen un mismo comportamiento.
-
Cuentas por cobrar y por pagar
Al momento de crear o editar un "Contacto", desde la sección de "Configuración para contabilidad" podrá parametrizar las cuentas por cobrar y por pagar que se asignarán a ese contacto específico al momento de facturar una compra o venta.
Observe:
🔎 Aprenda más de esta funcionalidad:
- Personalice las cuentas por cobrar y pagar de sus contactos.
- Cómo crear e importar sus contactos.
-
Cuentas de ingresos, costos e inventarios
Al momento de crear o editar un "Item de venta", desde la sección de "Configuración contable" podrá parametrizar las cuentas de ingresos, costos e inventarios (para sus productos) o de ingresos (para sus servicios) que se asignarán a ese item específico al momento de facturar una compra o venta.
Observe:
🔎 Aprenda más de esta funcionalidad: creé o importe sus productos y servicios.
-
Cuentas de impuestos y retenciones
Al momento de crear o editar sus "Impuestos" y "Retenciones", desde la sección de "Configuración de contabilidad" podrá parametrizar las cuentas específicas que se asignarán al momento de facturar una compra o venta.
Observe:
🔎 Aprenda más de esta funcionalidad:
- Creé impuestos a la medida de su negocio.
- Cómo crear y aplicar retenciones.
-
Parametrización contable
Desde la opción de "Parametrización contable" podrá parametrizar las cuentas de manera general y desde un solo lugar, por ejemplo, para la contabilización de sus devoluciones, ajustes de inventario, diferencia en cambio o resultados del ejercicio.
Observe:
🔎 Aprenda más de esta funcionalidad: conozca cómo configurar sus cuentas contables automáticas.
7. Asientos contables automatizados
El sistema automatiza la generación de algunos asientos contables, lo que simplifica el proceso de documentación de las transacciones financieras. podrá acceder a los "Asientos contables" en cualquier momento desde el menú de "Contabilidad".
Las siguientes funciones generan asientos automáticos:
-
Saldos iniciales
A través de los "Saldos iniciales" se ingresan los valores de las cuentas contables al comienzo de un período o en el inicio de una empresa. El asiento contable de los saldos iniciales siempre corresponderá al número y prefijo "SI-0".
Observe:
🔎 Aprenda más de esta funcionalidad: ingrese los saldos iniciales de sus cuentas contables.
-
Avances y anticipos entragados o recibidos
Creé anticipos recibidos de clientes desde la opción de "Pagos recibidos", o anticipos entregados a proveedores desde la opción de "Pagos", al momento de aplicar estos anticipos a sus facturas de venta y compra respectivamente, se generará un asiento contable automático que soportará el cruce de información entre los documentos para cada tipo de operación.
Observe:
🔎 Aprenda más de esta funcionalidad:
- Conozca los pasos para registrar los anticipos entregados a sus proveedores.
- Aprenda a registrar los anticipos de sus clientes.
-
Cierre de facturas sin pago
Los cierres sin pago tienen gran variedad de usos, por ejemplo, puede utilizarlos para registrar descuentos financieros o deudas incobrables para el caso de las "Facturas de venta", o para registrar descuentos financieros o por pronto pago en el caso de las "Facturas de compra". Alegra generará un asiento contable automático que soportará la correcta contabilización de estos movimientos financieros.
Observe:
🔎 Aprenda más de esta funcionalidad:
- Cierre sus facturas de compra sin pago.
- Cerrar facturas de venta sin pago.
-
Control de periodos contables
Desde el "Control de períodos contables" podrá abrir y cerrar periodos contables. Cuando cierra un periodo contable (ya sea mensual o anual), se generará un asiento contable automático que soportará el cierre de las cuentas del "Estado de Resultados" y el traslado del resultado del ejercicio al Patrimonio.
Observe:
🔎 Aprenda más de esta funcionalidad: aprenda a gestionar los períodos contables de su negocio.
8. Notifique el vencimiento de facturas
Si sus clientes se retrasan en el pago de sus facturas, es importante que los mantenga informados sobre los vencimientos y así evitar posibles problemas de flujo de efectivo. Configure fácilmente las "Notificaciones" para enviar recordatorios y comunicar que se cumplan los términos de pago acordados. La plantilla de correo es personalizable, y se adjunta el estado de cuenta del cliente.
Observe:
🔎 Aprenda más de esta funcionalidad:
- Notifique el vencimiento de facturas de venta a sus clientes.
- ¿Cómo lograr que sus clientes paguen a tiempo?
9. Portal de clientes
El "Portal de clientes" es un espacio diseñado para que sus clientes puedan gestionar sus documentos de forma eficiente, al mismo tiempo que le permite recibir pagos de forma rápida y segura. Desde esta plataforma podrán conocer el estado de su cuenta, revisar en tiempo real sus facturas, devoluciones, anticipos y notas que se les han generado.
Observe:
🔎 Aprenda más de esta funcionalidad: conozca el Portal de clientes en Alegra.
10. Reportes inteligentes
La información de la empresa nunca estuvo tan bien organizada. Con los "Reportes inteligentes", podrá acceder a datos precisos en tiempo real, visualizar gráficos, tablas, identificar tendencias, analizar el desempeño de la empresa y planificar estrategias futuras.
Observe:
🔎 Aprenda más de los reportes inteligentes:
- Explicación de los reportes inteligentes.
- Personalice sus reportes inteligentes en Alegra.
- Comparta sus reportes inteligentes por correo.
¡La contabilidad inteligente ahora es posible con Alegra!
Conozca las soluciones del ecosistema Alegra: Alegra Contabilidad, Software Punto de Venta, Alegra Tienda y Alegra Facturación.
Aprenda con nosotros y certifíquese de forma gratuita en Alegra Academy.
¡Únase a nuestro foro de Alegra Community! Allí podrá compartir experiencias y aclarar sus dudas sobre facturación electrónica, contabilidad, normatividad y mucho más.
Descubra las funcionalidades más pedidas y entérese de todas nuestras actualizaciones en el blog de novedades.
¡Crezca junto a Alegra! Únase a nuestras capacitaciones virtuales y fortalezca sus conocimientos en contabilidad, facturación electrónica y más.
Si tiene inquietudes sobre este u otros procesos en Alegra no dude en escribirnos. Nuestro equipo de soporte está listo para ayudarle.
