La factura de venta de exportación es el documento que respalda las actividades comerciales de venta de productos o servicios a clientes en el extranjero.
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar vende insumos médicos y hace una venta a un cliente domiciliado en Colombia por lo que necesita enviar la mercancía a dicho país, razón por la cual requiere emitir una factura electrónica de exportación para así cumplir con las formalidades aduaneras".
En Alegra puedes crear tus facturas de venta de exportación en minutos.
Para poder emitir facturas de exportación debes asegurarte de ser facturador electrónico, si no es así, consulta este artículo donde detallamos el paso a paso para habilitarte como facturador electrónico ante la DGI.
Cuando ya estés habilitado como facturador electrónico tendrás todo listo para emitir tus facturas de exportación.
¿Qué datos debe contener la factura electrónica de exportación?
- Tipo de factura.
- Tipo de operación.
- Condición de entrega.
- Moneda.
- Información del cliente.
- Fecha de emisión.
- Forma de Pago.
- Cantidad de ítems a facturar.
- Precios unitarios y totales de venta.
Emite tus facturas de exportación
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Ingresos".
2. Selecciona la opción "Facturas de venta".
3. Haz clic en el botón "Nueva factura de venta".
4. Completa el formulario con la información solicitada.
Importante: selecciona en el campo "Tipo de factura" la opción "Exportación", adicional no olvides seleccionar una opción en “Condición de entrega” según corresponda.
Puedes ver la explicación de los demás campos del formulario más adelante.
5. Cuando hayas completado todos los campos del formulario haz clic en el botón "Emitir" para generar la factura electrónica de exportación.
Observa:
Formulario de Nueva Factura
- Tipo de factura: en este caso debes elegir "Exportación".
- Condición de entrega: selecciona la condición de entrega pactada con el cliente.
- Moneda: selecciona la "Moneda" que vas a utilizar para realizar la exportación. Descubre cómo crear las diferentes Monedas en Alegra.
- Bodega: selecciona la bodega de la que saldrán los productos. Descubre cómo crear las Bodegas en Alegra.
- Lista de precios: selecciona la lista de precios con la que deseas facturar. Descubre cómo crear Listas de precios en Alegra.
- Vendedor: selecciona el vendedor. Descubre cómo crear Vendedores en Alegra.
- Numeración: elige entre diferentes numeraciones la que deseas usar en la factura actual. Te sugerimos que si aún no tienes una numeración para las facturas de exportación crees una. Descubre cómo crear tus Numeraciones en Alegra.
- No.: es el consecutivo para tus facturas de venta que puede ser manual o automático.
- Contacto: es a quien va dirigida la factura. Descubre cómo crear tus contactos en Alegra.
Nota: solo podrás emitir facturas de venta de exportación a clientes con los siguientes "Tipos de receptor" : Extranjero o Empresa Extranjera. - Fecha: es la fecha en que se crea la factura de venta.
- Forma de pago: selecciona la forma que tu cliente utilizara para pagar la factura.
- Plazo: elige el plazo de vencimiento de la factura: de contado, 8 días, 15 días, 30 días y 60 días; puedes crear nuevos tiempos de vencimiento en el menú Configuración > Términos de pago.
- Vencimiento: de acuerdo al plazo elegido, verás la fecha de vencimiento contada a partir del día en que se crea la factura. Si eliges "vencimiento manual" debes seleccionar la fecha de vencimiento que desees.
Ítem/Productos
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Buscar ítem facturable: selecciona el producto de facturación existente o crea uno nuevo. Conoce cómo crear tus Productos en Alegra.
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Referencia: código numérico único que identifica a tu producto, agrégalo de forma opcional.
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Precio: precio del producto a facturar, que puedes modificar en la factura actual.
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Desc. %: ingresa el porcentaje de descuento a aplicar sobre el precio del producto.
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Impuesto: selecciona el impuesto del producto en la factura actual. Conoce cómo crear tus Impuestos en Alegra.
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Descripción: agrega o modifica la descripción del producto solo para la factura que estás creando. Para emitir facturas electrónicas es necesario tener este campo diligenciado.
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Cantidad: indica la cantidad del producto a facturar.
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Total: el sistema hace el cálculo del valor del producto, menos el descuento, por la cantidad.
Alegra Contabilidad te ofrece diferentes opciones al desplegar el botón "Emitir".
Otras opciones al guardar
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Guardar como borrador: guardar la factura de exportación en estado borrador.
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Emitir e imprimir: emite la factura y luego se imprime el PDF correspondiente.
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Guardar: guardar la factura de exportación sin emitirla ante la DGI.
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Emitir y enviar por correo: emite la factura y le envías al cliente un correo con la información de emisión.
También puedes crear rápidamente una factura de venta usando el botón "Nuevo" ubicado en la parte superior de la pantalla.
Importante: si la factura electrónica de exportación se encuentran en proceso de emisión o pendiente por emitir, es decir, si en la columna “Estado DGI” se observa “En proceso” o “Por emitir”, la representación gráfica del documento electrónico o "PDF", no estará disponible hasta ver en la misma columna “Autorizada”.
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