Una factura electrónica es un comprobante que cuenta con las mismas características y efectos legales de una factura impresa, ya que se usa para registrar las ventas de bienes y/o servicios a una persona o empresa a través de un proveedor tecnológico autorizado. De esta manera, el proceso es mucho más sencillo, rápido y eficiente.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar vende artículos deportivos y cada vez que realiza una venta debe emitir a sus clientes una factura electrónica que respalde la transacción donde se define la información del vendedor y del cliente, además se describen los productos vendidos, el valor y las condiciones de pago”.
En Alegra puedes emitir facturas electrónicas o comprobantes fiscales electrónicos (e-CF) para registrar tus ventas y llevar la información de tu negocio al día.
🔎 Pasos para habilitarse en la DGII como facturador electrónico.
¿Cómo crear una factura electrónica?
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú “Ingresos” y selecciona la opción “Facturas de venta”.
2. Haz clic en el botón “+ Nueva factura”.
3. Completa el formulario con la información solicitada. Observe la explicación de los campos del formulario.
4. Finalmente, haz clic en el botón “Emitir” para generar la factura de venta.
Observa:
✍️ Formulario “Nueva factura”
- Numeración: elige entre diferentes numeraciones la que deseas usar en la factura actual. 🔎 Configura la numeración de tus comprobantes.
- Número: es el consecutivo para tus facturas de venta que puede ser manual o automático. 🔎 Configura la numeración de tus comprobantes NCF.
- Contacto: es a quien va dirigida la factura. 🔎 Crea e importa nuevos contactos.
- RNC: ingresa número de identificación del contacto.
- Teléfono: ingresa número telefónico del contacto.
- Fecha: es la fecha en que se crea la factura de venta.
- Plazo de pago: en caso de que la forma de pago sea a crédito debes elegir el plazo de vencimiento de la factura: 8 días, 15 días, 30 días y 60 días o colocar el vencimiento de la factura de forma manual, también puedes crear nuevos tiempos de vencimiento para tus facturas.
- Vencimiento: de acuerdo al plazo elegido, verás la fecha de vencimiento contada a partir del día en que se crea la factura. Si eliges “Vencimiento manual” debes seleccionar la fecha de vencimiento que desees.
- Buscar ítem facturable: selecciona un producto o servicio de facturación existente o crea uno nuevo.
- Referencia: código alfanumérico único que identifica a tu producto, agrégalo de forma opcional.
- Precio: precio del producto a facturar, que puedes modificar en la factura actual.
- Desc %: ingresa el porcentaje de descuento a aplicar sobre el precio del producto.
- Impuesto: selecciona el impuesto del producto en la factura actual.
- Descripción: agrega o modifica la descripción del producto solo para la factura que estás creando.
- Cantidad: indica la cantidad del producto a facturar.
- Total: el sistema hace el cálculo del valor del producto, menos el descuento, por la cantidad.
- Agregar Conduces: agrega conduces previamente creados y factura sus productos. 🔎 ¿Cómo crear una remisión, remito, conduce u orden de servicio en Alegra?
- Agregar Retenciones: agrega retenciones creadas previamente en el sistema.
🔎 Cómo crear y aplicar retenciones. - Notas: agrega notas que serán visibles en el PDF de la factura y en la impresión.
- Comentarios: agrega notas internas que no son visibles en la impresión del documento.
📍 Notas
- Puedes configurar las opciones que deseas que aparezcan en la barra superior haciendo clic en “Personalizar opciones”. Observa:
- Una vez creada tu factura electrónica, podrás ver en el detalle el estado de aprobación o rechazo por parte de la DGII. Observa:
- Además, al hacer clic en la opción “Mostrar detalle” podrás conocer otros datos de tus facturas, como su código de seguridad, fecha de emisión, documento XML y resumen. Observa:
✨ Recuerda que puedes exportar tus facturas a excel en cualquier momento dirigiéndote al “Menú de facturas de Venta” y haciendo clic en la opción “Exportar”, allí podrás elegir la fecha de la información que deseas obtener. Observa:
La facturación electrónica en Alegra cumple con todos los requisitos exigidos por la DGII, no hay contratos a largo plazo, el proceso es muy sencillo y puedes habilitarte rápidamente.
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