La factura electrónica es un documento digital en el que se reflejan las ventas de bienes y/o servicios a una persona o empresa a través de un proveedor tecnológico autorizado. De esta manera, el proceso es mucho más sencillo, rápido y eficiente.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar vende artículos deportivos y cada vez que realiza una venta debe emitir a sus clientes una factura que respalda la transacción, donde se define la información del vendedor y del cliente, además se describen los productos vendidos, el valor y las condiciones de pago”.
Desde Alegra puede emitir facturas de venta que son enviadas de forma automática a la DGT (Dirección General de Tributación) cumpliendo con todos los requisitos para llevar el control de sus ventas.
Cómo emitir facturas de venta electrónicas
Siga estos pasos:
1. Diríjase al menú de “Documentos” y, seleccione la opción “Facturas y tiquetes”.
2. Haga clic en el botón “Nueva factura”.
3. Complete el formulario con la información correspondiente. Observe los campos del formulario y su explicación.
4. Finalmente, haga clic en “Emitir” para generar el documento electrónico.
Observe:
✍️ Formulario “Nueva factura electrónica”
Sección - Ajustes
- Tipo de factura: en este campo puede elegir si la factura que desea realizar es una “Factura de venta”, “Factura de exportación” o “Tiquete”.
- Actividad económica: elija la actividad económica según sus operaciones.
- Condición de venta: elija las condiciones de venta de la factura actual: al contado, crédito, entre otros.
Sección - Datos generales
- Cliente: es la persona o empresa a quien va dirigida la factura.
- Fecha de creación: es la fecha en que se crea la factura de venta. También puede crear facturas sin emitir con fecha anterior o posterior a la actual.
- Plazo de pago: elija el plazo de vencimiento de la factura: de contado, 8 días, 15 días, 30 días y 60 días.
- Identificación: ingrese el número de identificación del contacto.
- Vencimiento: De acuerdo al plazo elegido, verá la fecha de vencimiento contada a partir del día en que se crea la factura. Si eliges “Vencimiento manual” debe seleccionar la fecha de vencimiento que desee.
- Medio de pago: elija el método de pago de la venta: efectivo, cheque, transferencia, entre otros.
Sección - Ítems
- Ítems: seleccione el producto de facturación existente o crea uno nuevo.
- Descripción: agregue o modifique la descripción del producto solo para la factura que está creando.
- Precio: precio del producto a facturar, que puede modificar en la factura actual.
- Desc. %: ingrese la naturaleza (motivo) y el porcentaje de descuento a aplicar sobre el precio del producto.
- Impuesto: seleccione el impuesto del producto en la factura actual.
- Cantidad: indique la cantidad del producto a facturar.
- Total: el sistema hace el cálculo del valor del producto, menos el descuento, por la cantidad.
📢 Importante: una vez haga clic en los tres puntos que encuentra en la parte superior derecha, va a visualizar otras opciones como: “Guardar como borrador”, “Guardar sin emitir”, “Emitir e imprimir”, “Emitir y enviar correo”.
Observe:
Una vez creada la factura electrónica, su estado ante Hacienda será “Comprobante en proceso de certificación” y una vez sea aprobada, su estado será “Comprobante aceptado”.
Observe:
* Imagen de factura electrónica en Proceso de certificación.
* Imagen de factura electrónica Aceptada.
🔎 Nunca perderá sus comprobantes electrónicos, los guardaremos por tiempo indefinido.
👀 Descubra cómo crear facturas de contingencia observando el siguiente video:
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