Los gastos menores son egresos que no están asociados a facturas de compra ni a proveedores informales, y que adicionalmente, debes emitir ante la DGII según la Ley 33-23 sobre Facturación electrónica, para soportar pagos realizados a los empleados por actividad relacionadas con su trabajo, tales como, pasajes, transporte público, peajes, entre otros. En Alegra puedes emitir estos gastos de manera fácil y rápida.
📢 Importante: solo podrán emitir los gastos menores ante la DGII las cuentas con facturación electrónica activa. 🔎 Conoce los pasos para habilitarse en la DGII como facturador electrónico.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar le realiza un pago al empleado Juan por valor de RD $1.000, esto por concepto de peajes, alimentación y hospedaje. Para sustentar el egreso, la empresa debe emitir el gasto menor ante la DGII”.
👉 Índice
1. Crea una numeración
Una vez estés creando tu primer gasto menor el sistema generará una numeración de manera automática, sin embargo, puedes crear una personalizada si así lo deseas.
📍 Recuerda: para crear la numeración debes haber solicitado previamente tu NFC.
🔎Descubre cómo solicitar tus NCF para generar tus comprobantes fiscales electrónicos.
Para ello sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Configuración”. En el recuadro “Facturación” selecciona la opción de “Numeraciones”.
2. Haz clic en el botón “+ Nueva numeración”.
3. Diligencia el formulario con la información solicitada. Observa los campos del formulario y su explicación.
📍 Nota: en el campo “Tipo de documento” selecciona “Gastos”. Y en “Tipo” selecciona “B13 - Gastos menores”.
4. Finalmente, haz clic en “Guardar”.
Observa:
✍️ Formulario “Nueva numeración”
- Preferida: activa esta opción si deseas que esta numeración se utilice de forma automática una vez se cree el documento.
- Tipo de documento: en este campo debes seleccionar la opción “Gasto”.
- Tipo: en este campo debes seleccionar la opción “B13 - Gastos menores”.
- Nombre: agrega el nombre con el que vas a identificar esta nueva numeración.
- Número inicial: agrega el número inicial para empezar a emitir los documentos.
- Número final: agrega el número final si lo deseas.
- NCF electrónico: selecciona esta opción para que la numeración quede electrónica.
- Fecha de vencimiento: agrega la vigencia final del pie de la factura
- Sucursal: agrega el nombre del punto de venta que emitirá con esta numeración. Esta información será visible en la impresión del documento.
2. Emite tus gastos menores
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Compras” y selecciona la opción de “Gastos menores”.
2. Haz clic en el botón “+ Nuevo gasto menor”.
3. Diligencia el formulario con la información solicitada. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Finalmente, haz clic en “Emitir”.
Observa:
📢 Importante: solo podrás “Emitir” tus gastos menores si eres emisor de factura electrónica.
✍️ Formulario “Nuevo gasto menor”
Sección - Información general del gasto menor
- Numeración: selecciona la numeración con la que emitirás el nuevo documento.
- Cuenta bancaria: selecciona la cuenta bancaria de donde saldrá el dinero.
- Fecha: selecciona la fecha en la que se realizó el egreso.
- Moneda: selecciona la moneda con la que vas a crear este documento.
- Centro de costo: selecciona el centro de costos correspondiente si lo deseas.
- Notas de egreso: agrega información adicional.
Sección - Cuentas contables
- Concepto: selecciona la cuenta contable que soportará el gasto.
- Valor: coloca el valor correspondiente a la transacción.
- Impuesto: selecciona el impuesto si lo requiere.
- Cantidad: agrega la cantidad correspondiente.
- Observaciones: puedes agregar aquí la información que consideres necesarias.
- Total: este campo será diligenciado por el sistema de manera automática, teniendo en cuenta la información anterior.
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