Los gastos menores son egresos que no están asociados a facturas de compra ni a proveedores informales, y que adicionalmente, debes emitir ante la DGII según la Ley 33-23 sobre Facturación electrónica, para soportar pagos realizados a los empleados por actividad relacionadas con su trabajo, tales como, pasajes, transporte público, peajes, entre otros. En Alegra puedes emitir estos gastos de manera fácil y rápida.
📢 Importante: solo podrán emitir los gastos menores ante la DGII las cuentas con facturación electrónica activa. 🔎 Conoce los pasos para habilitarse en la DGII como facturador electrónico.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar le realiza un pago al empleado Juan por valor de RD $1.000, esto por concepto de peajes, alimentación y hospedaje. Para sustentar el egreso, la empresa debe emitir el gasto menor ante la DGII”.
👉 Índice:
1. Crea una numeración
Una vez estés creando tu primer gasto menor el sistema generará una numeración de manera automática, sin embargo, puedes crear una personalizada si así lo deseas.
📍 Recuerda: para crear la numeración debes haber solicitado previamente tu NFC. 🔎Descubre cómo solicitar tus NCF para generar tus comprobantes fiscales electrónicos.
Para ello sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Configuración”. En el recuadro “Facturación” selecciona la opción de “Numeraciones”.
2. Haz clic en el botón “+ Nueva numeración”.
3. Diligencia el formulario con la información solicitada. Observa los campos del formulario y su explicación.
📍 Nota: en el campo “Tipo de documento” selecciona “Gastos”. Y en “Tipo” selecciona “B13 - Gastos menores”.
4. Finalmente, haz clic en “Guardar”.
Observa:
✍️ Formulario “Nueva numeración”
- Preferida: activa esta opción si deseas que esta numeración se utilice de forma automática una vez se cree el documento.
- Tipo de documento: en este campo debes seleccionar la opción “Gasto”.
- Tipo: en este campo debes seleccionar la opción “B13 - Gastos menores”.
- Nombre: agrega el nombre con el que vas a identificar esta nueva numeración.
- Número inicial: agrega el número inicial para empezar a emitir los documentos.
- Número final: agrega el número final si lo deseas.
- NCF electrónico: selecciona esta opción para que la numeración quede electrónica.
- Fecha de vencimiento: agrega la vigencia final del pie de la factura
- Sucursal: agrega el nombre del punto de venta que emitirá con esta numeración. Esta información será visible en la impresión del documento.
2. Emite tus gastos menores
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Compras” y selecciona la opción de “Gastos menores”.
2. Haz clic en el botón “+ Nuevo gasto menor”.
3. Diligencia el formulario con la información solicitada. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Finalmente, haz clic en “Emitir”.
Observa:
📢 Importante: solo podrás “Emitir” tus gastos menores si eres emisor de factura electrónica.
✍️ Formulario “Nuevo gasto menor”
Sección - Información general del gasto menor
- Numeración: selecciona la numeración con la que emitirás el nuevo documento.
- Cuenta bancaria: selecciona la cuenta bancaria de donde saldrá el dinero.
- Fecha: selecciona la fecha en la que se realizó el egreso.
- Moneda: selecciona la moneda con la que vas a crear este documento.
- Centro de costo: selecciona el centro de costos correspondiente si lo deseas.
- Notas de egreso: agrega información adicional.
Sección - Cuentas contables
- Concepto: selecciona la cuenta contable que soportará el gasto.
- Valor: coloca el valor correspondiente a la transacción.
- Impuesto: selecciona el impuesto si lo requiere.
- Cantidad: agrega la cantidad correspondiente.
- Observaciones: puedes agregar aquí la información que consideres necesarias.
- Total: este campo será diligenciado por el sistema de manera automática, teniendo en cuenta la información anterior.
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