La guía de remisión remitente electrónica es el documento relacionado con los comprobantes de pago, el cual es emitido por el usuario remitente en formato digital para así sustentar actividades de transporte o de traslado de bienes.
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar vende muebles para el hogar y realiza una entrega en el domicilio de su cliente, razón por la cual debe emitir una guía de remisión remitente electrónica junto a la factura de venta electrónica para así sustentar el traslado del bien que se realizó al domicilio de su cliente".
En Alegra puedes crear y emitir tus guías de remisión remitente electrónicas de forma fácil y rápida.
📢Importante: antes de crear tus guías de remisión remitente electrónicas deberás configurar el código SUNAT a los almacenes involucrados en el traslado o transporte de los bienes.
Descubre cómo agregar el código SUNAT a tus almacenes creados en Alegra.
Contenido:
- Emite tus guías de remisión remitente electrónicas en Alegra.
- ¿Qué ocurre luego de que SUNAT apruebe mi guía de remisión remitente?
- ¿Qué ocurre si me equivoqué al emitir una guía de remisión remitente?
- ¿Cómo aplico una guía de remisión a una factura o boleta que ya fue emitida?
- ¿Cómo convierto mi guía de remisión emitida en una factura o boleta de venta?
1. Emite tus guías de remisión remitente electrónicas en Alegra
Sigue estos pasos:
1. Ingresa a "Alegra" y haz clic en el menú "Ingresos".
2. Selecciona la opción "Guías de remisión".
3. Haz clic en el botón "Nueva guía de remisión".
4. Completa el formulario con la información solicitada. Más adelante podrás ver su explicación.
5. Para finalizar, haz clic en el botón "Emitir".
Observa:
Formulario "Nueva guía de remisión remitente"
A continuación te explicamos los campos más importantes del formulario:
Datos generales
- Destinatario: selecciona el contacto que recibirá el bien o la mercancía.
- Fecha de emisión: coloca la fecha en la que se emitirá el documento.
- Almacén: selecciona el almacén en donde se ubica la mercancía. Si eliges "Traslado entre establecimientos de la misma empresa" como Motivo del traslado, deberás seleccionar un almacén de origen y un almacén de destino.
📌Recuerda que debes llenar previamente el campo de código SUNAT en el formulario de creación de tu almacén.
- Fecha de traslado: selecciona la fecha en la cual iniciará el traslado de la mercancía.
- Motivo del traslado: podrás elegir entre las opciones de "Venta", "Compra", "Traslado entre tus almacenes", "Devolución", "Otros".
Nota: si eliges la opción de "Compra" o "Traslado entre tus almacenes" como motivo de traslado, no será necesario completar el campo "Destinatario" del formulario, ya que el emisor del documento será la misma persona que recibirá el bien o mercancía.
- Modalidad: puedes elegir entre las opciones de "Transporte público" o "Transporte privado".
- Ítem: selecciona el ítem que será trasladado. Puedes agregar una descripción del mismo y definir la cantidad que será transportada.
- Observaciones: agrega información importante que será visible en tu guía de remisión.
Datos de envío
- Distrito de origen: selecciona el distrito desde donde saldrá la mercancía.
- Dirección de origen: coloca la dirección exacta desde la cual saldrá la mercancía.
- Distrito de destino: selecciona el distrito a donde llegará la mercancía o el bien.
- Dirección de destino: coloca la dirección exacta a donde llegará la mercancía.
- Peso bruto total: define el peso bruto total medido por kilogramos.
- Número de bultos: coloca el número de palets a trasladar o define la agrupación de la mercancía transportada.
Datos de transporte
- Conductor: selecciona el contacto perteneciente al conductor. Este campo aparecerá si eliges "Transporte privado" como modalidad de transporte.
- Transportista: elige el contacto perteneciente al transportista, el cual debe tener RUC obligatoriamente. Este campo aparecerá si eliges "Transporte público" como modalidad de transporte.
- Licencia de conducir: coloca la licencia de conducir del conductor. Este campo aparecerá si eliges "Transporte privado" como modalidad de transporte.
- Placa del vehículo: coloca la placa del vehículo. Este campo aparecerá si eliges "Transporte privado" como modalidad de transporte.
Una vez diligenciado el formulario para crear una nueva guía de remisión remitente, podrás desplegar el botón "Emitir" donde encontrarás otras opciones para guardar tu guía:
📌Ten en cuenta que por disposición de SUNAT, todas las guías de remisión electrónicas deben ser validadas en los servidores de SUNAT y no por un OSE, motivo por el cual puedes experimentar una leve demora en la respuesta final al emitir tu guía.
2. ¿Qué ocurre luego de que SUNAT apruebe mi guía de remisión remitente?
Una vez que tu guía de remisión remitente es aceptada por la SUNAT, esta cambiará su estado legal a "Comprobante aceptado" y encontrarás en el detalle de la misma 2 (dos) archivos adjuntos en formato XML. El primero posee la información de la guía enviada y el segundo contiene la respuesta de la SUNAT.
Observa:
Además, podrás exportar a Excel tus guías de remisión remitente siempre que lo necesites. Solo debes ingresar al menú "Guías de remisión", seleccionar el botón "Exportar" y si lo deseas puedes configurar las fechas en que quieres obtener la información que exportarás:
3. ¿Qué ocurre si me equivoqué al emitir una guía de remisión remitente?
Si cometiste alguna equivocación al generar tu guía, puedes anular y dar de baja tu guía de remisión electrónica en el portal de la SUNAT.
📌Nota: para realizar esta acción, el documento debe estar dentro del plazo de los 7 días posteriores a la fecha de emisión.
4. ¿Cómo aplico una guía de remisión a una factura o boleta que ya fue emitida?
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Ingresos" y selecciona la opción "Ventas".
2. Selecciona la factura o boleta electrónica emitida a la cual deseas vincular tu guía de remisión remitente.
📌Recuerda que la factura o boleta debe estar aceptada y aprobada por SUNAT.
3. Haz clic en el botón "Más acciones" y selecciona la opción "Aplicar guía de remisión".
4. Completa el formulario con la información solicitada.
5. Haz clic en "Emitir" para aplicar la guía a tu factura o boleta electrónica.
Observa:
5. ¿Cómo convierto mi guía de remisión emitida en una factura o boleta de venta?
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Ingresos" y selecciona la opción "Guías de remisión".
2. Selecciona la guía de remisión que deseas convertir en factura o boleta de venta.
3. Pulsa el botón "Convertir a factura de venta".
4. Completa el formulario con la información solicitada.
5. Haz clic en "Guardar" para convertir tu guía de remisión en factura de venta.
Observa:
Descubre cómo dar de baja tus Guías de remisión remitente electrónicas - Perú.
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