Emite notas de crédito electrónicas en tu cuenta de Alegra - Costa Rica

Las notas crédito son documentos que el vendedor genera para indicarle al cliente que tiene un saldo a su favor, bien sea para acreditar la devolución de un valor determinado o para que la empresa pueda corregir errores en las facturas ya generadas.

¿Cuándo debo emitir una nota crédito?

Una Nota Crédito puede ser utilizada para modificar el valor, relacionar descuentos, anular o aplicar bonificaciones otorgadas con posterioridad a la facturación. No puede ser utilizada para modificar el mes de emisión ni el nombre. Si existe un error en el nombre o mes de emisión de la factura, deberá ser anulado el documento y emitir uno nuevo.

Para emitir comprobantes electrónicos debes:

• configurar tu cuenta de Alegra para emitir comprobantes electrónicos. Haz clic aquí para conocer cómo hacerlo.
• solicitar y configurar las numeraciones correspondientes a tus documentos electrónicos. Ver más.

Emite tus notas crédito electrónicas 

Sigue estos pasos:

Formulario de nota crédito

A continuación te explicamos los campos más importantes de este formulario:

• Contacto: es la persona a quien le vas a generar la nota crédito.
• Razón: indica el motivo por el cual realizas la nota crédito.
• Notas: notas adicionales que serán visibles en la impresión del documento.
• Tipo de nota crédito: despliega la lista y elige el tipo de nota crédito correspondiente.
• Fecha: fecha de emisión de la nota crédito.
• Condición: despliega la lista y elige la condición de pago correspondiente.
• Método de pago: elige la forma en que el cliente pagará la factura relacionada en la nota de crédito.
• Moneda: elige la moneda en la que deseas realizar la operación.
• Bodega: selecciona la bodega en la que entrara el producto en caso de que la nota de crédito se haga por la devolución de un producto. Ver más.
• Actividad económica: selecciona tu actividad económica relaciona a lo que estás vendiendo.
• Ítem: selecciona los productos que retornarán al inventario.
• Pestaña "Hay devolución de dinero": indica la devolución de dinero que aplica.
• Crédito a comprobantes: selecciona la factura o tiquete electrónico que asociarás a la nota crédito para aplicar el crédito.

• Si la nota de crédito electrónica se encuentran en proceso de emisión, es decir, si el estado de emisión se observa como "Sin emitir" o “En proceso”, la representación gráfica del documento electrónico o "PDF", se observará con una marca de agua indicando que el documento aún no es un documento electrónico.
• Si guardas documentos como "Guardar sin emitir", podrás descargar e imprimir este en PDF, visualizándose con una marca de agua dicando que el documento aún no es un documento electrónico.
• Una vez el documento tenga la confirmación por parte de la D.G.T como aceptado o emitido, esta marca de agua ya no se observará en el PDF.

Nota: al seleccionar el ítem, en el campo precio debes agregar el valor de la nota crédito, es decir el valor de la devolución, al final el total será el valor que se aplicará como devolución al comprobante que selecciones y el mismo valor del total lo debes incluir en el campo "Monto". Observa:

Importante: antes de emitir una nota crédito para anular una factura de venta, ésta debe estar en estado "Por cobrar", si la factura de venta electrónica se encuentra en estado "Cobrada", debes eliminar o anular primero el pago para liberar el comprobante y poderlo anular por medio de una nota crédito. 

Anula o eliminar el recibo de caja asociado a una factura de venta

Para anular o eliminar el recibo de caja asociado a una factura de venta realiza los siguientes pasos: 

Observa: 

Una vez creada la nota crédito con la opción "Emitir" su estado ante el DGT será "Comprobante en proceso de certificación" y en cuestión de segundos su estado será "Comprobante aceptado".

Después de que la nota de crédito sea aceptada o rechazada, en el detalle de la nota crédito puedes ver su estado y la respuesta de la DGT. También encontraras el archivo XML de la nota crédito enviada, así:

Puedes Exportar tus notas crédito a Excel en cualquier momento desde el menú de notas crédito  en el vínculo "Exportar", Allí puedes configurar las fechas en que quieres obtener la información.

Emite Facturas de Venta Electrónicas en Alegra Costa Rica. Ver más.

En el siguiente articulo te enseñamos a crear notas crédito financieras.

Consulta el siguiente artículo para solucionar el error "Solo se pueden hacer créditos a facturas de ventas que sean de la misma precisión decimal que la nota crédito".