Emita notas de crédito electrónicas en su cuenta de Alegra - Costa Rica

Las notas crédito son documentos que el vendedor genera para indicarle al cliente que tiene un saldo a su favor, bien sea para acreditar la devolución de un valor determinado o para que la empresa pueda corregir errores en las facturas ya generadas.

Alegra cuenta con la funcionalidad de emitir notas crédito electrónicas en Costa rica que son enviadas directamente a Hacienda cumpliendo con todos los requisitos para llevar el control de sus ventas. Nunca perderá sus comprobantes electrónicos, los guardaremos por tiempo indefinido.

👉 Índice

1. ¿Cuándo debe emitir una nota crédito?
2. Emita sus notas crédito electrónicas.
3. Anule o elimine el recibo de caja asociado a una factura de venta.

1. ¿Cuándo debe emitir una nota crédito?

Una nota crédito puede ser utilizada para modificar el valor, relacionar descuentos, anular o aplicar bonificaciones otorgadas con posterioridad a la facturación. No puede ser utilizada para modificar el mes de emisión ni el nombre. Si existe un error en el nombre o mes de emisión de la factura, deberá ser anulado el documento y emitir uno nuevo.

Para emitir comprobantes electrónicos debe:

• Configurar su cuenta de Alegra para emitir comprobantes electrónicos. 🔎 Conozca los pasos para activarse en la DGT como facturador electrónico.
• Solicitar y configurar las numeraciones correspondientes a sus documentos electrónicos. 🔎 Descubra cómo configurar la numeración de sus documentos electrónicos.

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2. Emita sus notas crédito electrónicas 

Siga estos pasos:

Observe:

💡 También puede pausar o retroceder el video.

📝 Formulario “Nueva nota de crédito electrónica”

• Contacto: es la persona a quien le va a generar la nota crédito.
• Razón: indique el motivo por el cual se está realizando la nota crédito.
• Notas: notas adicionales que serán visibles en la impresión del documento.
• Tipo de nota crédito: despliegue la lista y elija el tipo de nota crédito correspondiente.
• Fecha: fecha de emisión de la nota crédito.
• Condición: despliegue la lista y elija la condición de pago correspondiente.
• Método de pago: elija la forma en que el cliente pagará la factura relacionada en la nota de crédito.
• Moneda: elija la moneda en la que desea realizar la operación.
• Bodega: seleccione la bodega en la que entrara el producto en caso de que la nota de crédito se haga por la devolución de un producto. 
• Actividad económica: seleccione su actividad económica.
• Ítem: seleccione solo los productos no inventariables que se crearon, deben tener asociado el código “Sin CAByS”.
• Precio: agregue el valor del ajuste o descuento. 
• Crédito a venta: seleccione la factura o tiquete electrónico que asociará a la nota crédito para aplicar el crédito.
• Monto: agregue el valor total de la nota crédito, este valor correspondiente al ajuste o descuento que se aplicará sobre una factura o tiquete electrónico.

📢 Importante:

• Si la nota de crédito electrónica se encuentra en proceso de emisión, es decir, si el estado de emisión se observa como “Sin emitir” o “En proceso”, la representación gráfica del documento electrónico o “PDF”, se observará con una marca de agua indicando que el documento aún no es un documento electrónico.
• Si guarda documentos como “Guardar sin emitir”, podrá descargar e imprimir este en PDF, visualizándose con una marca de agua indicando que el documento aún no es electrónico.
• Una vez el documento tenga la confirmación por parte de la D.G.T. como aceptado o emitido, esta marca de agua ya no se observará en el PDF.

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📍 Nota: al seleccionar el ítem, en el campo “Precio” debe agregar el valor de la nota crédito, es decir, el valor de la devolución. Al final el total será el valor que se aplicará como devolución al comprobante que seleccione, y el mismo valor del total lo debe incluir en el campo “Monto”. Observe:

Imagen

Antes de emitir una nota crédito para anular una factura de venta, esta debe estar en estado “Por cobrar”, si la factura de venta electrónica se encuentra en estado “Cobrada”, debe eliminar o anular primero el pago para liberar el comprobante y poderlo anular por medio de una nota crédito. 

3. Anule o elimine el recibo de caja asociado a una factura de venta

Para anular o eliminar el recibo de caja asociado a una factura de venta realice los siguientes pasos: