Emite notas de crédito electrónicas en tu cuenta de Alegra - Costa Rica

Las notas crédito son documentos que el vendedor genera para indicarle al cliente que tiene un saldo a su favor, bien sea para acreditar la devolución de un valor determinado o para que la empresa pueda corregir errores en las facturas ya generadas.

Por ejemplo: la empresa Ejemplar corrige el monto de una factura por un producto que se facturo doble, razón por la cual desea emitir una nota crédito para corregir el error sin necesidad de anular factura por completo. 

 Alegra cuenta con la funcionalidad para emitir notas de crédito electrónicas  en Costa rica que son enviadas directamente a Hacienda cumpliendo con todos los requisitos para llevar el control de tus ventas. Nunca perderás tus comprobantes electrónicos, los guardaremos por tiempo indefinido.

¿Cuándo debo emitir una nota de crédito?

Una Nota de Crédito puede ser utilizada para modificar dirección, relacionar descuentos, anular o bonificaciones otorgadas con posterioridad a la facturación. No puede ser utilizada para modificar el mes de emisión ni el nombre. Si existe un error en el nombre o mes de emisión de la factura, deberá ser anulado el documento.

Para emitir comprobantes electrónicos primero debes configurar tu cuenta de Alegra para emitir comprobantes electrónicos. Haz clic aquí para conocer cómo hacerlo.

Luego de que configures el certificado digital debes solicitar y configurar las numeraciones correspondientes a tus documentos electrónicos. Ver más.

Sigue estos pasos para emitir notas de crédito electrónicas:

1. Haz clic en el menú "Ingresos"

2. Selecciona la opción "Notas crédito"

3. Haz clic en el botón "Nueva nota crédito"

4. Completa los campos del formulario. Puedes ver su explicación más adelante.

5. Haz clic en el botón "Guardar y emitir" para generar el documento electrónico. 

 Así:

Formulario de nota crédito

A continuación te explicamos los campos más importantes de este formulario:

  • Cliente: es la persona a quien le vas a generar la nota crédito.
  • Razón: indica el motivo por el cual realizas la nota crédito.
  • Notas: notas adicionales que serán visibles en la impresión del documento.
  • Tipo de nota crédito: despliega la lista y elige el tipo de nota crédito correspondiente.
  • Fecha: fecha de emisión de la nota crédito.
  • Condición: despliega la lista y elige la condición de pago correspondiente.
  • Método de pago: elige la forma en que el cliente pagará la factura relacionada en la nota de crédito.
  • Moneda: elige la moneda en la que deseas realizar la operación.
  • Bodega: selecciona la bodega en la que entrara el producto en caso de que la nota de crédito se haga por la devolución de un producto. Ver más.
  • Actividad económica: selecciona tu actividad económica relaciona a lo que estás vendiendo.
  • Ítem: selecciona los productos que retornarán al inventario.
  • Pestaña "Hay devolución de dinero": indica la devolución de dinero que aplica.
  • Crédito a venta: selecciona la factura asociada para aplicar el crédito y en el campo monto indica el valor a favor del cliente.

Nota: al seleccionar el ítem, en el campo precio debes agregar el valor de la nota crédito, es decir el valor de la devolución, al final el total será el valor que se aplicará como devolución al comprobante que selecciones y el mismo valor del total lo debes incluir en el campo "Monto" así:

Nota crédito CRI

Importante: Antes de emitir una nota crédito para anular una factura de venta, ésta debe estar en estado "Por cobrar", si la factura de venta electrónica se encuentra en estado "Cobrada", debes eliminar o anular primero el pago para liberar el comprobante y poderlo anular por medio de una nota crédito. 

Para anular o eliminar el recibo de caja asociado a una factura de venta realiza los siguientes pasos: 

1. Ingresa a la factura de venta que anularas por medio de la nota crédito. 

2. Ingresa al recibo de caja asociado a la factura desde "Pagos recibidos"

3. Haz clic en el botón "Anular" o "Eliminar" el recibo de caja para liberar la factura. 

4. Finaliza haciendo clic en "" para anular o eliminar el pago. 

Así: 

Eliminar pago de FE CRI

Una vez creada la nota de crédito con la opción "Emitir" su estado ante el DGT será "Comprobante en proceso de certificación" y en cuestión de segundos su estado será "Comprobante aceptado".

Después de que la nota de crédito sea aceptada o rechazada, en el detalle de la nota crédito puedes ver su estado y la respuesta de la DGT. También encontraras el archivo XML de la nota de crédito enviada, así:

Puedes Exportar tus notas de crédito a Excel en cualquier momento desde el menú de notas de crédito  en el vínculo "Exportar", Allí puedes configurar las fechas en que quieres obtener la información.

Emite Facturas de Venta Electrónicas en Alegra Costa Rica. Ver más.

Consulta el siguiente artículo para solucionar el error "Solo se pueden hacer créditos a facturas de ventas que sean de la misma precisión decimal que la nota crédito".

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