Las notas de débito son documentos electrónicos utilizados para incrementar el valor del saldo de la cuenta por cobrar del cliente, bien sea para corregir un valor en la facturación, por cobro de interés por mora en el pago, para corregir una anulación o dejar sin efecto una notas de crédito o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.
Por ejemplo: La empresa Ejemplar facturó dos computadores a su cliente Juan, pero se enteran que cometieron un error en el precio, los computadores no costaban $1.500.000 sino $1.600.000, por lo que debe cobrar al cliente $ 100.000 más por cada computador. Este valor lo cobra emitiendo una notas de débito sobre la respectiva factura.
¿Cuándo se deben emitir notas de débito a facturas de venta?
Las notas de débito pueden emitirse en los siguientes casos:
- Cuando es necesario corregir valores o cantidades a facturas emitidas.
- Para cobrar intereses de mora por el pago de las facturas emitidas.
- Para corregir una anulación o dejarla sin efecto, o para anular por completo una notas de crédito.
- En cualquier otro caso, cuando se generan sobre-cobros que signifiquen el incremento del saldo de una cuenta.
Emite notas de débito electrónicas desde Alegra.
Emite notas de débitos desde cero
Si necesitas emitir tus notas de débito a facturas de venta desde cero, en Alegra también puedes hacerlo siguiendo estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Ingresos".
2.Selecciona la opción "Notas de débito".
3. Haz clic en el botón "Nueva notas de débito".
4. Completa los campos del formulario, puedes ver su explicación más adelante.
5. Haz clic en el botón "Emitir" para generar el documento.
Observa: 
Formulario de notas de débito
- Numeración: asocia la numeración relacionada a la notas de débito de ingresos electrónicos.
- Contacto: selecciona el cliente al cuál le emitirás la notas de débito, es un campo obligatorio.
- Fecha : especifica que día se está realizando la notas de débito.
- Factura : selecciona la factura de venta asociada al cliente a la que se le aplicará la notas de débito.
- Buscar ítem facturable: aquí debes seleccionar los productos que tendrán un aumento en el precio o el o los ítems que utilizarás para cobrar intereses o facturar algún concepto adicional.
Puedes encontrar más información de como crear ítems en tu cuenta de Alegra. - Razón: indica el motivo por el cuales realizas la notas de débito.
- Condición de venta: elige la forma en la que se realizo el pago de la notas de débito puede ser contado, crédito, consignación, apartado, servicios prestados al Estado a crédito y pagos de servicios prestados al Estado.
Emite notas de débito desde la factura de venta
En Alegra puedes emitir tus notas de débito desde la factura de venta de manera sencilla siguiendo estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Ingresos".
2. Selecciona la opción "Facturas de ventas".
3. Ingresa la factura de venta a la que desea aplicar notas de débito.
Importante: Verifica que en la columna "Estado de emisión" se encuentre "Emitida".
4. Haz clic en "Más acciones" y luego en "Aplicar notas de débito".
5. Completa y/o modifica la información de los campos del formulario.
6. Haz clic en el botón "Emitir" para generar el documento.
Observa:
De esta forma identificarás cuando una factura de venta tiene asociada una notas de débito:
Al momento de registrar un nuevo ingreso de las facturas a las que aplicaste notas de débito en Alegra, podrás observar que el recibo de caja reporta de forma separada ambos documentos para agregar el respectivo ingreso de dinero.
Anula tus notas de débito en Alegra
Puedes anular tus notas de débito con notas de crédito en Alegra siguiendo estos pasos:
1. Ingresa a la notas de débito que deseas anular.
2. Haz clic en el botón "Aplicar notas de crédito".
3. Diligencia en el campo "Razón" el motivo de anulación de la notas de débito.
4. Finaliza haciendo clic en "Guardar y emitir":
Observa:
Importante: La notas de débito debe estar en estado "Por cobrar" para poder anularla.
Puedes encontrar más información de como agregar el pago a tus facturas de venta en el siguiente articulo: Agregar un pago a una factura de venta.
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