Una nota de débito es un documento utilizado para registrar un aumento en la cantidad de dinero que una persona o empresa debe pagar, su aplicación indica que se ha generado un cargo adicional en la cuenta por pagar del cliente.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar facturó dos computadores a su cliente Juan, pero se enteran de que cometieron un error en el precio, los computadores no costaban $1.500.000 sino $1.600.000, por lo que debe cobrar al cliente $100.000 más por cada computador. Este valor lo añade aplicando una nota de débito sobre la respectiva factura”.
En Alegra, el proceso para generar y emitir notas de débito es sencillo e intuitivo, entérese cómo hacerlo a continuación.
👉 Índice:
- ¿Cuándo se debe aplicar notas de débito a facturas de venta?
- Emita notas de débito desde cero.
- Emita notas de débito desde la factura de venta.
- Aplique notas débito a notas crédito.
- Anule sus notas de débito.
1. ¿Cuándo se debe aplicar notas de débito a facturas de venta?
Estos son algunos casos en los que se pueden aplicar notas de débito:
- Cuando es necesario corregir valores o cantidades a facturas emitidas.
- Para cobrar intereses de mora por el pago de las facturas emitidas.
- Para corregir una anulación o dejarla sin efecto, o para anular por completo una nota de crédito.
- Cuando se generen cobros adicionales que incrementen el saldo de una cuenta por cobrar.
2. Emita notas de débitos desde cero
Para emitir notas de débito a facturas de venta desde cero, siga estos pasos:
1. Diríjase al menú “Ingresos” y seleccione la opción “Notas débito”.
2. Haga clic en el botón “Nueva nota de débito”.
3. Complete los campos del formulario. Observe los campos del formulario y su explicación.
4. Finalmente, haga clic en el botón “Emitir” para generar el documento.
Observe:
💡 También puede pausar o retroceder el video.
✍️ Formulario “Nueva nota de débito”
- Numeración: asocie la numeración relacionada con la nota de débito de ingresos electrónicos.
- Cliente: seleccione el cliente al cual se aplicará la nota de débito.
- Fecha: indique la fecha en la que se está realizando la nota de débito.
- Factura: seleccione la factura de venta asociada al cliente a la que se aplicará la nota de débito.
- Notas: ingrese cualquier información adicional que desee incluir en la nota de débito.
- Buscar ítem facturable: seleccione los ítems que están relacionados con el aumento de la cuenta por cobrar del cliente.
🔎 Descubra cómo crear ítems en su cuenta de Alegra. - Condición de venta: elija la forma en la que se realizará el pago por parte del cliente.
3. Emita notas de débito desde la factura de venta
Siga estos pasos:
1. Diríjase al menú “Ingresos” y seleccione la opción “Facturas de ventas”.
2. Ingrese al detalle de la factura de venta a la que desea aplicar la nota de débito.
📍 Nota: asegúrese de que en la columna “Estado de emisión” aparezca la etiqueta “Emitida”.
3. Haga clic en “Más acciones” y luego en “Aplicar notas de débito”.
4. Complete los campos del formulario. Observe los campos del formulario y su explicación.
5. Finalmente, haga clic en el botón “Emitir” para generar el documento.
Observe:
💡 También puede pausar o retroceder el video.
📢 Importante:
- Las facturas con notas de débito aplicadas se mostrarán de la siguiente manera:
- Al momento de registrar el pago a las facturas que se le han aplicado notas de débito, en el recibo de caja se encontrará de forma separada ambos documentos (facturas y notas de débito) para agregar el respectivo ingreso para cada uno:
🔎 Encuentre más información sobre cómo agregar el pago a sus facturas de venta en el siguiente artículo: Agregar un pago a una factura de venta.
4. Aplique notas débito a notas crédito
A su vez, puede aplicar notas débito a notas crédito generadas, esto para corregir monto o anular el documento de referencia creado. Para aplicar la nota débito saga estos pasos:
1. Diríjase al menú de “Ingresos” y seleccione la opción “Notas débito”.
2. Haga clic en el botón “Nueva nota de débito”.
3. Complete los campos del formulario. Observe los campos del formulario y su explicación.
📍 Nota: en el campo “Tipo de documento” seleccione la opción “Nota de crédito”.
4. Finalmente, haga clic en el botón “Emitir” para generar el documento.
Observe:
💡 También puede pausar o retroceder el video.
5. Anule sus notas de débito
Siga estos pasos:
1. Haga clic en el menú “Ingresos” y seleccione la opción “Notas débito”.
2. Ingrese al detalle de la nota de débito que requiere anular.
3. Haga clic en “Aplicar nota de crédito”.
📍 Nota: la nota de débito debe estar en estado “Por cobrar” para poder anularla.
4. Complete los campos del formulario. Observe los campos del formulario y su explicación.
5. Finalmente, haga clic en el botón “Emitir” para generar el documento.
Observe:
💡 También puede pausar o retroceder el video.
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