Una nota de débito es un documento utilizado para registrar un aumento en la cantidad de dinero que una persona o empresa debe pagar, su aplicación indica que se ha generado un cargo adicional en la cuenta por pagar del cliente.
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar facturó dos computadores a su cliente Juan, pero se enteran que cometieron un error en el precio, los computadores no costaban $1.500.000 sino $1.600.000, por lo que debe cobrar al cliente $100.000 más por cada computador. Este valor lo añade aplicando una nota de débito sobre la respectiva factura".
En Alegra, el proceso para generar y emitir notas de débito es sencillo e intuitivo, entérese cómo hacerlo a continuación.
👉 Índice:
- ¿Cuándo se debe aplicar notas de débito a facturas de venta?
- Emita notas de débito desde cero.
- Emita notas de débito desde la factura de venta.
- Anule sus notas de débito en Alegra.
1. ¿Cuándo se debe aplicar notas de débito a facturas de venta?
Estos son algunos casos en los que se pueden aplicar notas de débito:
- Cuando es necesario corregir valores o cantidades a facturas emitidas.
- Para cobrar intereses de mora por el pago de las facturas emitidas.
- Para corregir una anulación o dejarla sin efecto, o para anular por completo una nota de crédito.
- Cuando se generen cobros adicionales que incrementen el saldo de una cuenta por cobrar.
2. Emita notas de débitos desde cero
Para emitir notas de débito a facturas de venta desde cero, siga estos pasos:
1. Haga clic en el menú "Ingresos".
2. Seleccione la opción "Notas débito".
3. Haga clic en el botón "Nueva nota de débito".
4. Complete los campos del formulario. Observe los campos del formulario y su explicación.
5. Haga clic en el botón "Emitir" para generar el documento.
Observe:
💡 También puede pausar o retroceder el video.
📝 Formulario “Nueva nota de débito”
- Numeración: asocie la numeración relacionada a la notas de débito de ingresos electrónicos.
- Cliente: seleccione el cliente al cuál se aplicará la nota de débito.
- Fecha: indique la fecha en la que se está realizando la nota de débito.
- Factura: seleccione la factura de venta asociada al cliente a la que se aplicará la nota de débito.
- Notas: ingrese cualquier información adicional que desee incluir en la nota de débito.
- Buscar ítem facturable: seleccione los items que están relacionados con el aumento de la cuenta por cobrar del cliente.
🔎 Descubra cómo crear ítems en su cuenta de Alegra. - Condición de venta: elija la forma en la que se realizará el pago por parte del cliente.
3. Emita notas de débito desde la factura de venta
Siga estos pasos:
1. Haga clic en el menú "Ingresos".
2. Seleccione la opción "Facturas de ventas".
3. Ingrese al detalle de la factura de venta a la que desea aplicar la nota de débito.
📍 Nota: asegúrese de que en la columna "Estado de emisión" aparezca la etiqueta "Emitida".
4. Haga clic en "Más acciones" y luego en "Aplicar notas de débito".
5. Complete los campos del formulario y haga clic en el botón "Emitir".
Observe:
💡 También puede pausar o retroceder el video.
📌 Notas:
- Las facturas con notas de débito aplicadas se mostrarán de la siguiente manera:
- Al momento de registrar el pago a las facturas que se le han aplicado notas de débito, en el recibo de caja se encontrará de forma separada ambos documentos (facturas y notas de débito) para agregar el respectivo ingreso para cada uno:
🔎 Encuentre más información sobre cómo agregar el pago a sus facturas de venta en el siguiente articulo: Agregar un pago a una factura de venta.
4. Anule sus notas de débito en Alegra
Siga estos pasos:
1. Haga clic en el menú "Ingresos".
2. Seleccione la opción "Notas débito".
3. Ingrese al detalle de la nota de débito que requiere anular.
4. Haga clic en "Aplicar nota de crédito".
📍 Nota: la nota de débito debe estar en estado "Por cobrar" para poder anularla.
5. Complete los campos del formulario y haga clic en el botón "Emitir".
Observe:
💡 También puede pausar o retroceder el video.
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