¿Cuáles son los errores más comunes al emitir facturas electrónicas y cómo corregirlos?

En Alegra, emitir facturas electrónicas es sencillo, pero pueden surgir errores que generen rechazos. Este artículo te ayudará a identificarlos y corregirlos.

👉 Índice

1. 📅 ¿Qué hago si mi resolución de facturación electrónica está vencida?
2. 🔢 ¿Cómo verificar que el número de mi factura esté dentro del rango autorizado?
3. ❌ ¿Por qué aparece el error “Documento procesado anteriormente” (Regla 90)?
4. 🏷️ ¿Qué significa la notificación FAZ09 sobre identificación de productos o servicios?
5. ⚠️ ¿Cuáles son los nuevos errores al emitir facturas electrónicas según el Concepto 0126/2025 y las reglas de rechazo de la DIAN?

📅 ¿Qué hago si mi resolución de facturación electrónica está vencida?

Si te encuentras con el mensaje de que tu resolución ha vencido, significa que el plazo de vigencia de tu numeración asignada para emitir facturas electrónicas ha expirado.

❇️ En primer lugar, tendrás que solicitar una nueva resolución para continuar emitiendo tus facturas electrónicas. Para ello, sigue todos los pasos del artículo: Habilita los rangos de numeración de tu resolución vencida en la DIAN.

Si ya configuraste la nueva numeración en Alegra, pero aún no puedes emitir las facturas electrónicas, revisa el paso: Emite tu factura de venta en estado “borrador”.

📢 Importante: no desactives la numeración de tu resolución vencida hasta que no hayas configurado la nueva y emitido las facturas que tenías pendientes.

Ejemplo: factura pendiente con resolución vencida > numeración ya no es válida.
⚡Acción: solicitar nueva resolución en la DIAN, configurarla en Alegra y emitir la factura con la nueva numeración.

🔢 ¿Cómo verificar que el número de mi factura esté dentro del rango autorizado?

Es importante que el número de tu factura esté dentro del rango asignado por la DIAN al solicitar tu resolución. Si emites un número fuera de este rango, recibirás una notificación de error.

Para asegurarte de que el número de documento esté dentro del rango permitido, verifica la numeración asignada en tu resolución vigente.

✏️ ¿Dónde encuentro el rango de numeración de facturación?

Tienes 3 opciones:

❇️ Si llegaste al límite de tu rango, solicita una nueva resolución siguiendo los pasos del artículo: Autoriza los rangos de numeración de facturación electrónica en la DIAN.

❇️ Si tu resolución aún tiene números disponibles, asegúrate de elegir la numeración correcta al emitir la factura.

Ejemplo: tu resolución actual tiene rango de numeración del 1000 al 1500.
🔹Intentas emitir la factura número 1501 → fuera del rango, recibirás una notificación de error.
⚡Acción: verifica tu resolución y emite la factura con un número dentro del rango (por ejemplo, 1499) o solicita una nueva resolución si ya agotaste el rango.

 

❌ ¿Por qué aparece el error “Documento procesado anteriormente” (Regla 90)?

Este error ocurre cuando el número de factura que intentas emitir ya fue usado antes o se duplicó accidentalmente en tu sistema.

❇️ Es importante que verifiques el número de tus facturas emitidas y confirmes cuál fue el último consecutivo utilizado. Para verificar el número de tus facturas emitidas puedes:

• Revisar la columna número de tus Facturas de venta en Alegra.
• Descargar listados de la DIAN.

Si el número ya fue aprobado, edita la factura con error o crea una nueva usando el siguiente número disponible.

Observa:

También puedes usar Administrar mis numeraciones para gestionar tus numeraciones, resoluciones y rangos, y hacer modificaciones si es necesario.

Ejemplo: intentas emitir la factura número 1050 y recibes el error Documento procesado anteriormente.
🔹 Al revisar tus facturas, ves que el número 1050 ya fue usado en una factura anterior.
⚡Acción: edita la factura con error o crea una nueva con el siguiente número disponible (1051).
👀 También puedes usar Administrar mis numeraciones para verificar y ajustar tus rangos si es necesario.

📌 Nota: si el número no ha sido usado y aún hay problemas, contacta al soporte de Alegra para recibir ayuda.

🏷️ ¿Qué significa la notificación FAZ09 sobre identificación de productos o servicios?

Si bien, no corresponde a un error, esta notificación está relacionada con la ausencia del código estándar de bienes y servicios de las Naciones Unidas en tus productos. Este código es importante para clasificarlos siguiendo los estándares internacionales.

❇️ Cabe destacar que esta notificación no resta validez a tus facturas, pero si prefieres que no siga apareciendo, es necesario que lleves a cabo el proceso descrito en el artículo: Agrega el código de producto a tus ítems de venta.

Ejemplo: intentas emitir una factura y aparece la notificación FAZ09 porque tus productos no tienen código estándar de bienes y servicios.
⚡ Acción: agrega el código a cada producto en Alegra siguiendo el artículo Agrega el código de producto a tus ítems de venta.
👀 Así, la notificación desaparece y tus facturas quedan correctamente identificadas.

⚠️ ¿Cuáles son los nuevos errores al emitir facturas electrónicas según el Concepto 0126/2025 y las reglas de rechazo de la DIAN?

a. ❓ ¿Qué hacer si los datos del cliente en la factura están incorrectos?

Cuando el NIT, la razón social o la dirección del cliente están mal, la factura puede ser rechazada por la DIAN.

❇️ Es importante corregir estos datos antes de que la factura sea validada para mantener la numeración dentro del rango autorizado.

Ejemplo: factura enviada con NIT 123456789 → cliente correcto tiene NIT 987654321.
⚡ Acción: cancelar la factura con nota crédito y emitir una nueva con el NIT correcto.
👀 Así, la factura queda correcta y se mantiene la numeración autorizada.

b. ❓ ¿Cómo corregir una factura con totales incorrectos?

Si el total de la factura no coincide con la suma de productos, impuestos o descuentos, la DIAN puede rechazarla.

❇️ Corrige los valores para que coincidan exactamente antes de reenviar la factura.

Ejemplo: calculaste que el total es 1.000.000 COP, pero escribiste 950.000 COP.
⚡ Acción: cancelar la factura con nota crédito y emitir una nueva con los valores correctos.
👀 De esta manera, la factura queda válida ante la DIAN.

c. ❓ ¿Qué hacer si la fecha de emisión de la factura es incorrecta?

Si la fecha es muy antigua o futura, la factura no será aceptada.

Ejemplo: intentas emitir una factura para el 01/08/2025 cuando hoy es 25/09/2025.
⚡ Acción: corrige la fecha antes de enviar la factura.
👀 Así, la factura se procesa correctamente y no afecta la numeración.

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