En Alegra, emitir facturas electrónicas es un proceso fácil y ágil. Sin embargo, pueden presentarse inconsistencias o rechazos en la emisión debido a errores en la creación de la factura. Por esta razón, hemos elaborado este artículo para ayudarte a identificar y solucionar los errores que podrías encontrar al emitir tus facturas ante la DIAN.
👉 Índice
- Tu resolución está vencida 📅 Elige otra numeración o habilita los rangos en la DIAN para seguir facturando con esta.
- El campo número de documento debe estar dentro del rango de la numeración electrónica.
- Regla: 90, Rechazo: documento procesado anteriormente.
- Regla: FAZ09, Notificación: debe existir el grupo de información de identificación del bien o servicio.
1. Tu resolución está vencida 📅 Elige otra numeración o habilita los rangos en la DIAN para seguir facturando con esta
Si te encuentras con el mensaje de que tu resolución ha vencido, significa que el plazo de vigencia de tu numeración asignada para emitir facturas electrónicas ha expirado.
❇️ En primer lugar, tendrás que solicitar una nueva resolución para continuar emitiendo tus facturas electrónicas. Para ello, sigue todos los pasos del artículo: Habilita los rangos de numeración de tu resolución vencida en la DIAN.
Si ya configuraste la nueva numeración en Alegra, pero aún no puedes emitir las facturas electrónicas, revisa el paso: Emite tu factura de venta en estado “borrador”.
📢 Importante: no desactives la numeración de tu resolución vencida hasta que no hayas configurado la nueva y emitido las facturas que tenías pendientes.
2. El campo número de documento debe estar dentro del rango de la numeración electrónica
Es importante que el consecutivo asignado al emitir tu factura electrónica se encuentre dentro del rango de numeración asignado por la DIAN. Este rango se define cuando solicitas tu resolución y es exclusivo para tu empresa. Si intentas emitir una factura con un número que exceda o se encuentre por debajo de este rango, recibirás la notificación en cuestión.
Para asegurarte de que el número de documento esté dentro del rango permitido, verifica la numeración asignada en tu resolución vigente.
✏️ ¿Dónde encuentro el rango de numeración de facturación?
Tienes 3 opciones:
| En el formulario 1876 que recibiste al momento de habilitar tu resolución: |  |
| Al momento de configurar tus numeraciones: |  |
| En el pie de factura al momento de crear tus facturas en Alegra: |  |
❇️ Si después de verificar, efectivamente llegaste al límite de tu rango, necesitarás solicitar una nueva resolución para obtener un nuevo rango de numeración. Para ello, sigue todos los pasos del artículo: Autoriza los rangos de numeración de facturación electrónica en la DIAN.
❇️ Si después de verificar, confirmas que tu resolución aún cuenta con números disponibles y sigue vigente, asegúrate que estés eligiendo la numeración correcta al emitir la factura electrónica:
🔎 Revisa el paso: Emite tu factura de venta en estado “borrador”.
3. Regla: 90, Rechazo: documento procesado anteriormente
Este error generalmente ocurre cuando se ha emitido una factura con el mismo número en un periodo anterior o si se ha duplicado accidentalmente la numeración en tu sistema, es decir, el número de la factura que intentas emitir ya ha sido utilizado en otra factura.
❇️ Es importante que verifiques el número de tus facturas emitidas y confirmes cuál fue el último consecutivo utilizado. Para verificar el número de tus facturas emitidas puedes:
- Revisar la columna número de tus "Facturas de venta" en Alegra.
- Descargar listados de la DIAN.
Si encuentras que el número que intentas utilizar ya fue aprobado, deberás editar la factura que generó el error (o generar una nueva) y asignar el próximo número disponible en la secuencia de numeración.
Observa:
También tienes la opción de "Administrar mis numeraciones", desde donde podrás gestionar todas tus numeraciones, sus respectivas resoluciones y rangos de numeración, así como realizar modificaciones si es necesario.
📌 Nota: si después de realizar esta verificación confirmas que el número no ha sido utilizado, comunícate con nuestro equipo de soporte. Ellos podrán guiarte en el proceso y asegurarte de que tu facturación electrónica continúe sin inconvenientes.
4. Regla: FAZ09, Notificación: debe existir el grupo de información de identificación del bien o servicio
Si bien, no corresponde a un error, esta notificación está relacionada con la ausencia del código estándar de bienes y servicios de las Naciones Unidas en tus productos. Este código es importante para clasificarlos siguiendo los estándares internacionales.
❇️ Cabe destacar que esta notificación no resta validez a tus facturas, pero si prefieres que no siga apareciendo, es necesario que lleves a cabo el proceso descrito en el artículo: Agrega el código de producto a tus ítems de venta.
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