Nómina Electrónica - Emisión
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Errores frecuentes en la Nómina Electrónica - Colombia

En Alegra puedes emitir la nómina electrónica de forma fácil y rápida. Es por ello que hemos preparado este artículo para aquellos errores que se puedan presentar al momento de realizar la emisión ante la DIAN.

👉 Contenido:

  1. Regla 90, Rechazo: Documento procesado anteriormente.
  2. Set de pruebas rechazado.
  3. Actualiza tu plan y emite sin límites.
  4. Regla: 92, Rechazo: El emisor del documento no se encuentra habilitado en la plataforma o Regla: NIE033, Rechazo: Debe ir el NIT del empleador sin guiones ni DV.
  5. Regla NIE115: Rechazo se debe colocar la cantidad de días.
  6. Regla ZE02: Rechazo valor firma inválido.
  7. Regla NIE125: Rechazo se debe colocar la cantidad de días. Debe ser la diferencia entre Fecha de inicio y fecha final.
  8. Regla NIE006: Rechazo se debe indicar el tiempo laborado del trabajador según la definición establecida.
  9. ¡Ups ocurrió un error! Es obligatorio Salud en la nómina o ¡Ups ocurro un error! Es obligatorio Fondo de pensión en la nómina.
  10. ¡Ups, ocurrió un error! La fecha de inicio de la nómina es anterior a la fecha de inicio del contrato.
  11. Regla: NIE901.

1. Regla 90, Rechazo: Documento procesado anteriormente

Esto sucede porque posees documentos emitidos con el mismo consecutivo, es decir, se presenta cuando has emitido nóminas con otros proveedores tecnológicos y al momento de configurar la numeración en Alegra no se tuvo en cuenta el último consecutivo utilizado y emitido.

Para subsanar esta notificación debes dirigirte a la nómina que contiene la notificación y cambiar el consecutivo de la numeración, colocando un consecutivo que no hayas usado y emitido con anterioridad. Para editar el consecutivo que te genera el error, debes ingresar al menú de “Configuración > “Numeraciones> “Numeraciones> Ubicar la numeración y en la columna de Acciones haz clic en “Editar> Modifica el campo “Siguiente número>Sí, Editar”.

2. Set de pruebas rechazado

En este caso, cuando el set de pruebas aparezca en estado “Rechazado”, debes enviar nuevamente las pruebas ante la DIAN. 🔎 Aprende a gestionar tus pruebas de Nómina Electrónica rechazadas por la DIAN.

3. Actualiza tu plan y emite sin límites

Esto sucede porque superaste la cantidad de nóminas que puedes emitir según tu plan actual, es por ello, que debes pasarte a un plan siguiente.

En este caso puedes realizar estas dos opciones:

  1. Puedes realizar el cambio de plan de forma automática ingresando al menú de “Suscripciones”.
  2. Puedes comunicarte con un agente de soporte el cual te ayudará con el cambio de plan que más se ajuste a tus necesidades.

4. Regla: 92, Rechazo: El emisor del documento no se encuentra habilitado en la plataforma o Regla: NIE033, Rechazo: Debe ir el NIT del empleador sin guiones ni DV

Esta notificación se presenta porque se debe realizar la sincronización del contribuyente a producción. 🔎 Descubre como sincronizar a producción tu habilitación de Nómina Electrónica en la DIAN.

5. Regla NIE115: Rechazo se debe colocar la cantidad de días 

Este sucede porque al presentar alguna novedad en la nómina, como por ejemplo vacaciones, se coloca la cantidad de días con decimales y la DIAN no acepta decimales en los días, siempre se debe colocar en números enteros.

Para solucionarlo debes ingresar a la nómina que presenta el error y editar la nómina en la que se haya ingresado días con decimales, aproximarlos y agregar números enteros, de esta forma la nómina se emitirá de forma correcta.

6. Regla ZE02: Rechazo valor firma inválido

Se presenta porque al momento de realizar la nómina se han ingresado caracteres especiales tales como, tildes, guiones, puntos, entre otros; y estos no son permitidos por la DIAN.

Para solucionar este inconveniente debes ingresar a editar la nómina que tiene el inconveniente y modificar la palabra que tiene el carácter especial.

7. Regla NIE125: Rechazo se debe colocar la cantidad de días. Debe ser la diferencia entre Fecha de inicio y fecha final 

En este caso se debe validar si la fecha de alguna novedad está dentro del periodo que se liquida.

Por ejemplo:La empresa Ejemplar desea emitir la nómina de Pepito Pérez, el cual estuvo de vacaciones del 26 de noviembre al 4 de diciembre, para emitir la nómina electrónica del mes de noviembre presenta la novedad de vacaciones correspondiente a los días del 26 al 30 de noviembre, luego cuando emita la nómina del mes de diciembre presenta la novedad de los días del 1 al 4 de diciembre”.

Las novedades de la nómina se debe presentar siempre en el periodo correspondiente, es por ello, que si se encuentra en dos periodos diferentes, se debe presentar lo que corresponde a cada periodo.

8. Regla NIE006: Rechazo se debe indicar el tiempo laborado del trabajador según la definición establecida

Este se presenta porque al momento de realizar la emisión de la nómina no se está colocando la información de fecha de inicio o fecha fin del periodo de liquidación.

Para solucionarlo se debe validar que la fecha de inicio y fecha fin, de la liquidación, sí coincida con el mes que se reporta. Recuerda validar que en la creación del empleado la fecha de inicio de labores no este por encima de la fecha inicial de la liquidación de la nómina.

9. ¡Ups ocurrió un error! Es obligatorio Salud en la nómina o ¡Ups ocurro un error! Es obligatorio Fondo de pensión en la nómina

Para solucionar estos dos errores se debe agregar los dos conceptos de deducción “Salud” y “Fondo de pensión” a la nómina reportando, los valores a agregar pueden ser los correspondientes a cada periodo de emisión, o en caso de no pagar ninguno, se puede colocar cero (0).

10. ¡Ups, ocurrió un error! La fecha de inicio de la nómina es anterior a la fecha de inicio del contrato

Esto sucede porque al emitir una nómina se coloca una fecha de inicio diferente a la fecha de inicio de labores del empleado.

Por ejemplo:La empresa Ejemplar emite la nómina de Pepito Pérez, en la fecha de inicio coloca el 01/01/2022 y en la fecha fin 31/01/2022 correspondiente a la nómina de enero, pero al momento de crear al empleado coloca en la fecha de inicio de labores el 20 enero de 2022”.

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Para solucionarlo se debe validar que la fecha de inicio de la liquidación, sí coincida con el mes que se reporta. Adicionalmente, recuerda validar que en la creación del empleado la fecha de inicio de labores no este por encima de la fecha inicial de la liquidación de la nómina.

11. Regla: NIE901

Esta observación se debe a que la DIAN agregó un nuevo estado de emisión y algunas nóminas son aceptadas con notificaciones.

Si te aparece la notificación NIE901, primero debes validar si las nóminas se encuentran emitidas correctamente en la DIAN. 🔎 Descubre cómo consultar si las nóminas están emitidas ante la DIAN. Adicionalmente, si se encuentran aceptadas, no debes preocuparte, ya que fue emitida correctamente y la notificación no afecta su validez.

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