Estados de las facturas en Alegra

En Alegra tanto las facturas de venta como las facturas electrónicas tienen diferentes estados que indican su situación real en el sistema y en el ente fiscal de cada país. Aprende a crear facturas de venta.

Ejemplo: "La Empresa Ejemplar desea conocer el estado de sus documentos de venta, por lo que procede a consultar en Alegra la información deseada".

Desde el listado de facturas creadas, podrás identificar su estado a simple vista, como también podrás aplicar un filtro para agrupar los documentos por estado. 

Importante: si la empresa utiliza facturación electrónica o facturación no electrónica, los estados de consulta serán diferentes.

Conoce los estados de tus documentos a continuación:

  1. Estado de las facturas no electrónicas
  2. Estado de las facturas electrónicas

1. Consulta el estado de las facturas no electrónicas

Sigue estos pasos:

1. Dirígete al menú de "Ingresos" y haz clic en la opción "Facturas de venta".

2. En el listado de documentos observarás la columna llamada "Estado" en esta columna se mostrará el estado de los documentos.

3. Podrás filtrar los documentos, haciendo clic en el botón "filtrar", luego selecciona el "Estado", que deseas consultar.

Observa: Gif estado int

Explicación de los estados de las facturas no electrónicas

  • Por cobrar:

El estado por cobrar significa que la factura fue registrada en el sistema, generando el descuento o consumo de productos del inventario, en el caso de tener productos inventariables.

A esta factura se la asigna consecutivo al momento de ser creada, y permanecerá "Por cobrar" hasta el momento de registrar la cancelación total de su saldo .

Una factura "Por cobrar" puede ser anulada, es decir, mantendrá su consecutivo pero no se tendrá en cuenta para los el registro de ingresos.

  • Cobrada:

Si una factura se encuentra en estado "Cobrada" es porque ha sido cancelada por el cliente en su totalidad. Podrás editar una factura cerrada.

  • Anulada:

Una factura puede estar anulada por varias razones, por ejemplo: cuando se crea una factura "Por cobrar" y la venta no se realiza, se cancela, o simplemente la factura no va a ser usada para intercambio comercial. 

La ley no permite que una factura que ya tiene un consecutivo (factura por cobrar) sea eliminada, para esto se debe anular la factura, lo cual indica que ésta no tiene efecto alguno en la contabilidad de la empresa pero sigue guardando el consecutivo numérico.

  • Borrador: 

Estas facturas permiten ser modificadas y eliminadas del sistema, además puedes convertirlas en facturas "Por cobrar" (facturas creadas). Al crear una factura en borrador ésta adquiere el consecutivo para su numeración, si se elimina la factura el consecutivo asignado quedará disponible para la próxima factura a crear.

Importante: en la versión de Colombia, las facturas en estado borrador no ocupan consecutivo de numeración fiscal, una vez que estas sean emitidas es cuando se asignará la numeración que corresponda.

Las facturas recurrentes de Alegra se crean en estado borrador para verificar la información que se genera automáticamente. Conoce cómo crear facturas recurrentes.

2. Consulta el estado de las facturas electrónicas

Sigue estos pasos: 

1. Dirígete al menú de "Ingresos", y haz clic en la opción "Facturas de venta".

2. En el listado de documentos observarás la columna llamada "Estado emisión" en esta columna se mostrará el estado de los documentos emitidos.

3. Podrás filtrar los documentos, haciendo clic en el botón "filtrar", luego selecciona el "Estado emisión", que deseas consultar.

 Observa: Gif estado emisión-1

Esta información podrá variar de acuerdo a la versión de país y sólo es visible si se tiene activa la función de "facturación electrónica". Podrás visualizar el apartado como "Estado emisión", mientras que en la versión "Perú" se observa como "Estado en SUNAT".

Estos son estados para tus facturas electrónicas: 

En vesión Colombia

  • Emitida: si una factura electrónica se encuentra en estado "Emitida" es porque ha sido creada exitosamente.
  • En proceso: si una factura se encuentra en estado es porque se encuentra en "proceso de certificación" bajo el ente encargado del país correspondiente.
  • Rechazada: cuando una factura electrónica se encuentra en estado "Rechazada" es porque ha sido rechazada por el receptor de la factura. En la versión Colombia puedes conocer más acerca de la aceptación y rechazos de factura por parte de clientes, consultando la actividad de las facturas electrónicas.
  • Por emitir: esto quiere decir que la factura electrónica no ha sido emitida exitosamente. Puede deberse a que quedó en borrador o a que simplemente guardaste la factura dentro de Alegra pero no como una factura electrónica, haciendo clic en "Guardar sin emitir".

En versión Perú

  • Aceptada: significa que el documento fue aceptado en la SUNAT (aplica para facturas).
  • Informada: significa que el documento fue informado a la SUNAT (aplica para boletas).
  • En proceso: este estado quiere decir que el documento fue recibido por el ente fiscal, pero aún no ha sido revisado.
  • Pendiente: en el caso de este estado el documento que no se ha enviado al ente fiscal, y necesita enviarse nuevamente.
  • Anulada: corresponde a un documento que fue anulado.
  • Rechazada: se presenta cuando SUNAT recibe el documento y lo publica, pero por algún motivo no lo acepta como válido.

En versión Argentina

  • Emitida: significa que el documento fue aceptado en ente fiscal AFIP.

  • En proceso: este estado quiere decir que el documento fue recibido por el ente fiscal, pero aún no ha sido revisado.     

  • Por emitir: en el caso de este estado el documento que no se ha enviado al ente fiscal, y necesita emitirse nuevamente.

  • Rechazada: cuando una factura electrónica se encuentra en estado "Rechazada" es porque ha sido rechazada por el ente fiscal AFIP.

En versión Costa Rica

  • Emitida: significa que el documento fue aceptado en la D.G.T.

  • En proceso: este estado quiere decir que el documento fue recibido por el ente fiscal, pero aún no ha sido revisado.     

  • Por emitir: en el caso de este estado el documento que no se ha enviado al ente fiscal, y necesita emitirse nuevamente. 

  • Rechazada: se presenta cuando la D.G.T recibe el documento y lo publica, pero por algún motivo no lo acepta como válido.

En versión República Dominicana

  • Emitida: significa que el documento fue aceptado en la DGII.

  • En proceso: este estado quiere decir que el documento fue recibido por el ente fiscal, pero aún no ha sido revisado.     

  • Por emitir: en el caso de este estado el documento que no se ha enviado al ente fiscal, y necesita emitirse nuevamente. 

  • Rechazada: se presenta cuando la DGII recibe el documento y lo publica, pero por algún motivo no lo acepta como válido.

Nota: existe un estado de emisión en todas las versiones identificado con puntos suspensivos "…", este se visualiza cuando un documento tiene una numeración no electrónica.

Conoce más sobre los estados de los documentos:

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