En Alegra tanto las facturas de venta como las facturas electrónicas tienen diferentes estados que indican su situación real en el sistema y en el ente fiscal de cada país. Aprende a crear facturas de venta.
Desde el listado de facturas creadas, podrás identificar su estado a simple vista, como también podrás aplicar un filtro para agrupar los documentos por estado.
📢 Importante: si la empresa utiliza facturación electrónica o facturación no electrónica, los estados de consulta serán diferentes.
👉 Índice
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📄 ¿Cómo consultar el estado de las facturas no electrónicas?
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⚡ ¿Cómo consultar el estado de las facturas electrónicas?
A. 🇨🇴 Versión Colombia.
B. 🇵🇪 Versión Perú.
C. 🇦🇷 Versión Argentina.
D. 🇨🇷 Versión Costa Rica.
E. 🇩🇴 Versión República Dominicana.
1. 📄 ¿Cómo consultar el estado de las facturas no electrónicas?
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de Ingresos > Facturas de venta.
2. Al lado derecho se puede observar la columna denominada Estado. Más adelante te explicaremos los diferentes estados que podrás visualizar.
📌 Nota: también puedes dar clic en el botón de Filtrar para visualizar las facturas de venta con el estado seleccionado.
🎥 Observa:
🔖 Explicación de los estados de las facturas no electrónicas.
| Estado | Descripción | Consideraciones |
|---|---|---|
| 🟡 Por cobrar | La factura fue registrada en el sistema, pero aún no ha sido pagada en su totalidad por el cliente. | Puede ser anulada. Al anularla, conserva su consecutivo, pero no se tiene en cuenta en el registro de ingresos. 🔎 Conoce el proceso para agregar el pago a una factura de venta. |
| 🟢 Cobrada | El cliente realizó el pago total de la factura. | No es posible editarla mientras esté en este estado. Para modificarla, primero debes anular el recibo de caja asociado.🔎 Descubre cómo editar una factura en estado Cobrada. |
| 🔴 Anulada | La factura fue invalidada porque la venta no se concretó, se canceló o el documento no será utilizado para un intercambio comercial. | No puede eliminarse porque ya tiene consecutivo asignado. Al anularla, no tiene efecto contable, pero conserva su numeración. |
| 📝 Borrador | Permite modificar o eliminar la factura antes de emitirla formalmente. También puede convertirse en una factura en estado Por cobrar. | Al crearla se asigna un consecutivo. Si se elimina, ese consecutivo queda disponible para la siguiente factura a crear. |
📢 Importante: en la versión de Colombia, las facturas en estado Borrador no ocupan consecutivo de numeración fiscal. Una vez sean emitidas, se les asignará la numeración correspondiente.
Las facturas recurrentes se crean en estado borrador para verificar la información que se genera automáticamente.
2. ⚡ ¿Cómo consultar el estado de las facturas electrónicas?
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de Ingresos > Facturas de venta.
2. Al lado derecho se puede observar la columna denominada Estado de emisión. Más adelante te explicaremos los diferentes estados que podrás visualizar.
📌 Nota: también puedes dar clic en el botón de Filtrar para visualizar las facturas de venta con el estado de emisión seleccionado.
🎥 Observa:
Esta información puede variar según la versión del país y solo es visible si tienes activa la función de facturación electrónica.
En la versión de Perú, se visualizará una columna adicional llamada Estado en SUNAT.
Explicación de los estados de las facturas no electrónicas.
A. 🇨🇴 Versión Colombia:
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✅ Aprobada: el documento fue validado con éxito por la DIAN. Ya tienes disponibles el PDF y el XML con total validez fiscal.
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⏳ En proceso: el documento se encuentra en camino a la DIAN para su validación.
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📝 Por emitir: el documento no pudo ser aprobado debido a un error en la información. En este caso, revisa el motivo indicado en Alegra, corrige los datos y haz clic nuevamente en Emitir; el sistema te guiará durante el proceso.
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🚫 No electrónica: el documento no fue enviado a la DIAN, ya que se utilizó una numeración configurada como no electrónica
B. 🇵🇪 Versión Perú:
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✅ Aceptada: el documento fue aceptado por la SUNAT. Este estado aplica para facturas electrónicas.
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📩 Informada: el documento fue informado a la SUNAT. Este estado aplica para boletas electrónicas.
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⏳ En proceso: el documento fue recibido por la SUNAT, pero aún se encuentra pendiente de revisión.
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🚫 Rechazada: la SUNAT recibió el documento, pero no lo aceptó como válido debido a inconsistencias en la información.
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🗑️ Anulada: corresponde a un documento que fue anulado correctamente.
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🔄 Preanulado: el documento no ha sido enviado a la SUNAT y requiere ser reenviado al ente fiscal.
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📄 No electrónica: el documento no fue enviado a la SUNAT, ya que se utilizó una numeración configurada como no electrónica.
C. 🇦🇷 Versión Argentina:
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✅ Emitida: el documento fue aceptado por el ente fiscal ARCA y cuenta con validez fiscal.
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⏳ En proceso: el documento fue recibido por el ente fiscal ARCA, pero aún no ha sido revisado.
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🚫 Rechazada: la factura electrónica fue rechazada por el ente fiscal ARCA debido a inconsistencias en la información.
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📝 Por emitir: el documento no ha sido enviado al ente fiscal ARCA y requiere emitirse nuevamente.
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📄 No electrónica: el documento no fue enviado al ente fiscal, ya que se utilizó una numeración configurada como no electrónica.
D. 🇨🇷 Versión Costa Rica:
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✅ Emitida: el documento fue aceptado por la DGT y cuenta con validez fiscal.
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⏳ En proceso: el documento fue recibido por la DGT, pero aún se encuentra pendiente de revisión.
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📝 Por emitir: el documento no ha sido enviado a la DGT y requiere emitirse nuevamente.
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🚫 Rechazada: la DGT recibió el documento, pero no lo aceptó como válido debido a inconsistencias en la información.
E. 🇩🇴 Versión República Dominicana:
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✅ Emitida: el documento fue aceptado por la DGII y cuenta con validez fiscal.
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⏳ En proceso: el documento fue recibido por la DGII, pero aún se encuentra pendiente de revisión.
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🚫 Rechazada: la DGII recibió el documento, pero no lo aceptó como válido debido a inconsistencias en la información.
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📝 Por emitir: el documento no ha sido enviado a la DGII y requiere emitirse nuevamente.
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📄 No electrónica: el documento no fue enviado a la DGII, ya que se utilizó una numeración configurada como no electrónica.
📌 Nota: existe un estado de emisión en todas las versiones identificado con puntos suspensivos (…). Este se visualiza cuando el documento tiene una numeración configurada como no electrónica.