Para facilitar aún más el trabajo de los emprendedores, ahora también puedes conectar a tu cuenta de Alegra Contabilidad diversas aplicaciones usando Zapier para programar tareas como la creación automática de facturas, contactos, productos, pagos y cotizaciones
Por ejemplo: la empresa Ejemplar desea integrar Alegra Contabilidad y Wocommerce para que al momento que un cliente realice una compra en su eShop se genere de forma automática una factura en Alegra Contabilidad con toda la información correspondiente.
Con la integración de Woocommerce podrás crear facturas de forma automática en Alegra Contabilidad cada vez que se genere una nueva orden en tu eShop, al igual que actualizar tu lista de contactos.
Nota: para que la facturación sea automática los ítems que factures desde Woocomerce deben estar previamente creados en tu cuenta de Alegra Contabilidad.
Sigue estos pasos para conectar tu cuenta de Alegra Contabilidad con Zapier:
1. Ingresa a tu cuenta de Zapier.
2. Haz clic en la opción “My apps”.
3. En el campo “Search apps” busca y selecciona la app de Alegra Contabilidad
4. Se abrirá una nueva ventana donde debes ingresar el usuario y token de tu cuenta de Alegra Contabilidad, más adelante te mostraremos como obtener el token.
5. Haz clic en “Yes, continue” para enviar los datos.
Mira este ejemplo:
Si aún no tienes una cuenta de Zapier, haz clic aquí y completa el formulario para crearla.
Para conocer tu usuario y token de acceso, haz clic aquí.
Sigue estos pasos para conectar tu cuenta de Woocommerce con Zapier
1. Ingresa a tu cuenta de Zapier.
2. Haz clic en la opción “My apps”.
3. En el campo “Search apps” busca y selecciona la app de Woocommerce.
4. Se abrirá una nueva ventana donde debes ingresar la URL, usuario y clave de tu eShop en Woocommerce.
5. Haz clic en “Yes, Continue” para enviar la información.
Así:
Crea el nuevo Zap
Antes de comenzar a crear el nuevo Zap, es importante que incluyas en el formulario de registro de clientes los campos que usaremos para ingresar el "tipo de identificación" y "número de identificación", los cuales son necesarios para emitir facturas electrónicas.
Para completar este paso te recomendamos usar el siguiente plugin:
Puedes instalar este plugin directamente desde el repositorio de WordPress o descargándolo desde su página oficial y luego subirlo a tu sitio web.
Al momento de configurar el formulario, debes asegurarte que los campos adicionales estén en la posición 1 y 2 dentro de la sección de campos personalizables, así Zapier podrá tomar esa información de forma correcta. Puedes realizar estos cambios dirigiéndote al Menú principal de Woocommerce > Finalizar Compra > Facturación > Añadir campo.
Mira este ejemplo:
Luego que termines de configurar el formulario de registro, debes completar los campos que aparecen en esta plantilla de Zapier.
Configura la app de Woocommerce para que notifique la creación de una nueva orden
1. Selecciona tu cuenta de Wocommerce y haz clic en "Continue".
2. En el campo Triger Rule, selecciona la opción "Pedido creado" y haz clic en Continue.
3. Haz clic en el botón "Test trigger" para realizar una prueba con la aplicación.
4. Para finalizar, haz clic en "Continue".
Así:
Configura la plantilla de Alegra Contabilidad para que busque en tus contactos el cliente al que vas a facturar y lo guarde si no lo tienes creado
1. Haz clic en el botón “Continue” para seleccionar la plantilla de contactos.
2. Selecciona la cuenta de Alegra que deseas sincronizar y haz clic en "Continue".
3. Completa el formulario con la información correspondiente, más adelante encontrarás la explicación de cada uno de los campos.
Importante: recuerda marcar la casilla “Create Alegra contact if it doesn´t exist yet?”, para que se guarde el contacto si no lo tienes creado.
4. Haz clic en “Continue” y luego en “Test & Continue” para probar la integración.
Explicación de los campos:
Nombre: Billing Name y Billing Last Name.
Tipo de contacto: selecciona la opción cliente.
Tipo de identificación: Meta data value.
Número de identificación: Meta data value.
Número Telefónico Principal: Billing Phone.
Correo Electrónico: Billing Email.
Incluir Enlace Del Estado De Cuenta Del Cliente: Selecciona si deseas enviar con cada factura el estado de cuenta.
Dirección: Billing Address.
Provincia: Billing State
Cantón: Billing City.
Distrito: Billing Address 2.
Barrio: Customer Note.
Mira este ejemplo:
Nota: Tus clientes al momento de ingresar sus datos deben colocar el “Barrio” al que pertenecen en el campo de “Notas del pedido”, así la información podrá guardarse en el sistema de forma correcta.
Mira este ejemplo:
Configura la plantilla de Java para se busquen en Alegra Contabilidad los item que deseas facturar
1. En el campo Producto, selecciona el dato "Line items name".
2. En el campo Correo Alegra, ingresa el correo que usas para ingresar a tu cuenta de Alegra Contabilidad.
3. En el campo Token Alegra, ingresa el token de tu cuenta de Alegra Contabilidad. Puedes conocer el token de tu cuenta haciendo clic en este enlace.
4. Para finalizar , haz clic en "Continue" y luego en "Test & Continue".
Así:
Configura la app de Alegra Contabilidad para que genere la nueva factura
1. Selecciona la cuenta de Alegra Contabilidad que deseas vincular y haz clic en "Continue".
2. Completa el formulario con la información correspondiente, más adelante encontraras la explicación de cada uno de los campos.
Importante: En el campo "Items ID" debes seleccionar la opción "3. Lista de productos ID" para que la factura pueda emitirse de forma exitosa.
3. Haz clic en "Continue" y en "Test & Continue" para probar la integración.
4. Para finalizar, haz clic en "Turn Zap on" para encender el Zap.
Explicación de los campos:
Fecha: Date created.
Fecha De Vencimiento: Date created.
Estado: Selecciona el estado de la factura.
Numeración De La Factura: Selecciona la numeración de la factura.
Cliente ID: 2. ID (ubica este dato dirigiendote a: Custom > Find or Create contact in Costa Rica in Alegra).
Items ID: 3. Lista productos id.
Precios: Line Item Price.
Cantidad: Line Item Quantity.
Descuentos: Discount Total.
Impuesto: Selecciona el impuesto del ítem en la factura que deseas crear.
Método De Pago: Selecciona el metodo de pago usado por tus clientes.
Emitir La Factura: Selecciona si deseas emitir la factura electrónica.
Condición De La Venta: Selecciona la forma en que será pagada la factura
Mira este ejemplo:
A partir de ahora cada vez que se genere una nueva orden en Woocommerce, se creara de forma automática en Alegra Contabilidad una factura para que ahorres tiempo gestionando tus ventas y puedas llevar tu negocio organizado.
Alegra también cuenta con una tienda online integrada con la cual puedes tener tu catálogo en línea y darlo a conocer a tus clientes, realizar ventas y gestionar tu inventario.Ver más.
Si deseas conocer más sobre cómo utilizar Alegra en tu negocio, te invitamos a registrarte en Alegra Academy, donde aprenderás a usar cada una de las herramientas y podrás certificarte en el manejo de Alegra.
Conoce las próximas actualizaciones de Alegra visitando la siguiente tabla de funcionalidades, allí podrás conocer las nuevas herramientas que incluiremos en cada una de las versiones.
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