El certificado de retención es un documento que soporta las retenciones practicadas por cualquier concepto en un periodo contable determinado.
Toda empresa o persona que haya practicado retenciones en la fuente, está en la obligación de expedir el certificado de retenciones correspondiente dentro de los plazos que disponga la norma.
Por ejemplo: "En el año 2022, la empresa Ejemplar compró mercancía a la compañía Comercializadora T&D por valor de $2.000.000 + IVA. La empresa Ejemplar, como agente obligado, retuvo por concepto de compra el 2.5% ($50.000) al proveedor. En el año 2023, la empresa Ejemplar debe expedir el certificado soportando la retención por compras del 2.5% que practicó al proveedor en el año 2022".
En Alegra puedes cumplir con la obligación tributaria de expedir certificados de retención como lo reglamenta el estatuto tributario desde el artículo 378 hasta el 381, incluyendo el certificado de retención en la fuente. Además, el sistema te permite generar y enviar por correo electrónico los certificados de retención, así como también descargarlos.
Contenido:
- ¿Cuál es el plazo para generar los certificados de retención?
- Genera y envía por correo electrónico tus certificados de retención.
- Descarga tus certificados de retención.
- Conoce cómo recibirán los certificados tus proveedores.
1. ¿Por qué es importante el certificado de retenciones?
Es importante destacar que el certificado de retenciones en la fuente así como cualquier otro certificado de retenciones es un pago anticipado de un impuesto, el cual puede ser descontado del impuesto que se debe pagar en las respectivas declaraciones. Para poder descontar una retención, se debe contar con el certificado respectivo.
2. ¿Cuál es el plazo para generar los certificados de retención?
En cuanto al plazo para generar un certificado de retenciones en la fuente como así también los demás certificados de retención, según el Decreto 2487 de 2022, los agentes de retención tendrán hasta el 31 de marzo de 2023 para expedir los certificados de retención por el año gravable 2022.
3. Genera y envía por correo electrónico tus certificados de retención
En Alegra podrás generar y enviar por correo electrónico tu certificado de retenciones en la fuente, IVA e Industria y comercio.
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Contabilidad".
2. Selecciona la opción "Certificados de retención".
3. Selecciona el "Tipo de certificado" y el "Periodo gravable".
4. Haz clic en el botón "Aplicar".
5. Haz clic en el botón "Compartir".
También podrás copiar y enviar el link a tus proveedores por otros espacios de comunicación.
6. Completa el formulario con la información solicitada. Puedes ver su explicación más adelante.
📌Nota: puedes establecer una vigencia para el link de hasta 90 días a partir de su generación.
Observa:
📢Importante: puedes cambiar la "Ciudad de consignación" si la retención fue pagada a la DIAN en un municipio diferente al configurado en la información de la empresa en Alegra:
4. Descarga tus certificados de retención
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Contabilidad".
2. Selecciona la opción "Certificados de retención".
3. Selecciona el "Tipo de certificado" y el "Periodo gravable".
4. Selecciona uno o varios terceros de los que deseas generar el certificado.
5. Haz clic en "Descargar" si deseas generar el PDF de los certificados de forma independiente o "Generar PDF" para descargar varios certificados.
Observa:
También puedes seleccionar las operaciones que deseas certificar antes de generar tus certificados de retención siguiendo estos pasos:
1. Identifica el tercero al que le generarás el certificado.
2. Haz clic en la opción "Seleccionar documentos" que aparece en la columna de "Acciones".
3. Deshabilita las operaciones que no se incluirán en el certificado.
4. Haz clic en el botón "Guardar" para conservar los cambios.
De esta forma se visualizará tu certificado de retención: 
5. Conoce cómo recibirán los certificados tus proveedores
Una vez compartido el link por correo electrónico a tus proveedores, estos podrán visualizar, filtrar y descargar los certificados siguiendo estos pasos:
1. Ingresa al link enviado por correo electrónico.
2. Verifica la información del resumen detallado de retenciones.
📌Nota: podrás filtrar por tipo de certificado que deseas descargar.
3. Haz clic en el botón "Descargar".
Observa: 
📢Los certificados de retención sólo mostrarán las retenciones registradas en facturas de proveedores, documentos soportes y comprobantes de egreso.
Descubre más información sobre cómo enviar los certificados de retención a tus proveedores observando el siguiente video:
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