Genera en Alegra los documentos soporte por compras a sujetos no obligados a facturar

El documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a facturar es el documento que se utiliza para acreditar la compra de bienes y/o servicios que debe generar el comprador cuando realiza transacciones comerciales con un proveedor que no esta obligado a facturar o a generar documentos equivalentes para así poder  incluirla en su contabilidad.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar realiza la compra de un computador y su proveedor le otorga una cuenta de cobro, razón por la cual la empresa ejemplar debe realizar un documento equivalente de compra para poder incluir la compra en su contabilidad".

Este documento puede ser utilizado para contabilizar la transacción, soportar costos, deducciones, o impuestos descontables. También es útil para respaldar compras de servicios al exterior.

Según la resolución 042 el documento soporte deberá cumplir los siguientes requisitos y condiciones, y ser generado de forma física por parte del adquirente del bien y/o servicio, salvo cuando se trate de importación de bienes:

  • Estar denominado expresamente como "Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar".
  • Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
  • Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario -RUT, el requisito del Número de Identificación Tributaria NIT, se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
  • Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios.
  • Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN. En relación con las especificaciones de la numeración del documento soporte, en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, el adquiriente podrá indicar una numeración propia, hasta tanto la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, ponga a disposición las citadas especificaciones a través del servicio informático
    electrónico.
  • Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
  • Detallar el valor total de la operación. 

Line
Los documentos soporte de compra generados en Alegra cumplen con todos los requisitos exigidos por la DIAN.

 

¿Cómo puedo generar los documentos soporte en compras a no obligados a facturar en Alegra?

Para empezar a realizar tus documentos soporte en compras debes seguir estos pasos:

  1. Solicita la numeración que se le dará a los documentos soporte en compras a no obligados a facturar que registres en Alegra.
  2. Crea en Alegra la numeración de los documentos soporte en compras que solicitaste en el paso anterior.
  3. Crea tus documentos soporte en compras a no obligados a facturar.

Solicita la numeración que se le dará a los documentos soporte en compras a no obligados a facturar que registres en Alegra.

Para crear documentos soporte en compras debes solicitar una numeración a la DIAN a través del MUISCA. Haz clic aquí para conocer como solicitar la resolución.

Crea en Alegra la numeración de los documentos soporte en compras que solicitaste en el paso anterior.

Luego de que hayas solicitado la numeración debes configurarla en tu cuenta de Alegra siguiendo estos pasos:

1. Haz clic en el menú “Configuración”

2. En el recuadro “Facturación” selecciona la opción “Numeraciones”.

3. Haz clic en el botón “Nueva numeración”

4. Completa el formulario con la información solicitada. Más adelante puedes ver su explicación.

5. Haz clic en el botón “Guardar”.

Así:numeración_doc_soporte

Debes completar el formulario con la siguiente información:

  • Tipo de documento: selecciona la opción correspondiente a “Documento soporte”  
  • Nombre: asigna un nombre para identificar tu numeración.
  • Prefijo: te permite identificar tus documentos entre varias numeraciones, por ejemplo: varios puntos de venta cada uno con un prefijo diferente.
  • Próximo documento soporte: ingresa el número con el que se creará tu próximo documento.
  • Desde el número: campo informativo para identificar desde dónde puedes facturar con esta numeración.
  • Hasta el número: campo informativo para identificar hasta dónde puedes facturar con esta numeración.
  • Vigencia desde: vigencia inicial de la resolución.
  • Vigencia hasta: vigencia final de la resolución.
  • Preferida: si marcas esta numeración como preferida será seleccionada por defecto cuando vayas a crear una factura de venta.
  • Número de formulario: indica aquí el número de resolución otorgado por la DIAN.
  • Texto de autorización: indica aquí la información relacionada con la autorización otorgada por la DIAN, será visible en el pie del documento soporte.

Crea tus documentos soporte en compras a no obligados a facturar

Cuando hayas cumplido con los pasos anteriores estarás listo para registrar los documentos soporte en compras en tu cuenta de Alegra siguiendo estos pasos:

1. Haz clic en el menú "Gastos".

2. Selecciona la opción "Documento soporte".

3. Haz clic en el botón "Nuevo documento soporte".

4. Completa el formulario con la información solicitada. Más adelante puedes ver su explicación.

5. Haz clic en el botón "Guardar".

Así:

Crear documento soporte COL Nuevo menú

Formulario creación documento soporte

Nº comprobante físico: agrega el número de la cuenta de cobro o factura física del proveedor. 

Proveedor: elige entre tus contactos el nombre del proveedor que emite la factura.

Fecha de factura: se refiere a la fecha de emisión de la factura.

Forma de pago:  se refiera a que si el pago de la factura se hará de contado o crédito.

Plazo: en caso de que la forma de pago sea a crédito debes elegir el plazo de vencimiento de la factura: 8 días, 15 días, 30 días y 60 días o colocar el vencimiento de la factura de forma manual, también puedes crear nuevos tiempos de vencimiento para tus documentos soporte.

Vencimiento: de acuerdo al plazo elegido, verás la fecha de vencimiento contada a partir del día en que se crea la factura. Si eliges "vencimiento manual" debes seleccionar la fecha de vencimiento que desees

ítem o concepto: si es compra de inventario selecciona el ítem que estas comprando para comercializar. Si la compra es por otro motivo selecciona la cuenta contable correspondiente como papelería, servicios públicos, entre otros. Puedes agregar cuantos ítems o cuentas desees solo debes hacer clic en "agregar línea".

Precio: costo del producto o servicio comprado.

Desc %: si tu proveedor te otorgó algún descuento puedes utilizar este campo para registrarlo.

Impuesto: se refiere al impuesto asociado en la factura.

Cantidad: selecciona la cantidad de productos que estás comprando.

Descripción: agrega  forma opcional información adicional.

Nota: si tu empresa genera alguna retención de impuestos haz clic en el botón "Agregar Retención" y selecciona el tipo de retención que aplicas, puedes agregar diferentes tipos de retenciones. Ver más.

Conoce cómo realizar facturas de venta haciendo clic aquí.

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