Con Alegra POS, tienes la flexibilidad de crear y editar tus contactos de varias maneras, ya sea a través del menú de Contactos o directamente desde el flujo de la venta, sin necesidad de detener el proceso. En este artículo podrás conocer el proceso.
👉 Índice
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a. 💳 ¿Cómo crear un contacto desde la sección de facturación?
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✏️ ¿Cómo editar tus contactos?
a. 🧾 ¿Cómo editar un contacto desde la sección de facturación?
👥 ¿Cómo crear tus contactos?
💳 ¿Cómo crear un contacto desde la sección de facturación?
A continuación, te explicamos 2 formas diferentes de crear tus contactos desde el menú Facturar. Así podrás gestionar tu facturación de forma más rápida y eficiente.
1. Ingresa el número de identificación
Al ingresar el número de identificación y hacer clic en buscar, pueden ocurrir dos situaciones:
👉 El contacto está registrado en la base de datos de la DIAN
Si el sistema encuentra coincidencia en la DIAN, los campos de nombre y correo electrónico se completarán automáticamente, además, podrás modificarlos si es necesario.
🔆 Después de verificar los datos de tu cliente, haz clic en Confirmar para guardar el contacto y asociarlo a la venta.
🎥 Observa:
👉 El contacto no está registrado en la base de datos de la DIAN
Si el sistema no encuentra coincidencias, deberás completar manualmente el nombre y correo electrónico. Una vez lo hagas, haz clic en Guardar para crear el contacto.
🎥 Observa:
2. Ingresa el nombre del cliente
Una vez ingresas el nombre del cliente en el campo de búsqueda, pueden ocurrir dos escenarios:
👉 El sistema no encuentra coincidencias
Si el contacto no existe en tu base de datos, se habilitan los campos para que ingreses manualmente la información, recuerda que únicamente son obligatorios el nombre, número de identificación y correo electrónico.
🔆 Para añadir información adicional, haz clic en Ir al formulario avanzado.
Una vez termines, haz clic en Guardar para crear y asociar el contacto a la venta.
🎥 Observa:
✍️ Formulario - Nuevo contacto
| Sección | Campo | Descripción |
|---|---|---|
| Datos generales | Tipo de identificación | Selecciona el tipo de identificación del contacto. |
| Identificación | Ingresa el número de identificación. | |
| Razón social / Nombre completo | Nombre de la persona natural o jurídica. | |
| Correo electrónico | Anota el correo electrónico del contacto. | |
| Municipio / Departamento | Selecciona el municipio al que pertenece. | |
| Dirección | Ingresa la dirección del contacto. | |
| Código postal | Código postal según la dirección. | |
| Teléfono | Número de contacto. | |
| Información de venta | Límite de crédito | Monto máximo que el cliente podrá tener a crédito. |
| Lista de precio | Asocia una lista de precios; se aplicará por defecto en facturas, notas, cotizaciones y recurrentes. | |
| Plazo de pago | Selecciona un plazo de pago para el cliente. | |
| Vendedor | Vendedor asignado por defecto al cliente. | |
| Incluir estado de cuenta | Al enviar facturas, se incluye el resumen de todas sus facturas. | |
| Sucursales | Sucursal | Vincula al cliente con una sucursal específica para control de ventas y facturación. |
| Configuración contable | Cuenta por cobrar | Selecciona la cuenta contable para registrar los valores a cobrar. |
| Responsabilidades fiscales | Selecciona las responsabilidades fiscales del cliente. Disponible solo si tienes Facturación electrónica activa. |
👉 El contacto ya está registrado
Si el sistema encuentra una coincidencia con un contacto ya registrado, se mostrará automáticamente la información correspondiente. Solo debes seleccionarlo para asociarlo directamente a la venta.
🎥 Observa:
📇 ¿Cómo crear un contacto desde el menú de contactos?
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de Contactos y haz clic en Nuevo contacto.
2. Completa el formulario con la información solicitada.
3. Finalmente, haz clic en Guardar Contacto.
🎥 Observa:
📢 Importante sobre la creación de contactos
Si el cliente no está dispuesto a compartir sus datos, siempre es posible generar la factura a nombre de Consumidor final con el NIT genérico 222222222222.
✏️ ¿Cómo editar tus contactos?
🧾 ¿Cómo editar un contacto desde la sección de facturación?
Sigue estos pasos:
1. En el campo de clientes, cuando selecciones el contacto, haz clic en Editar.
2. Modifica la información del contacto.
3. Finalmente, haz clic en Guardar cambios.
🎥 Observa:
🗂️ ¿Cómo editar un contacto desde el menú de contactos?
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de Contactos y haz clic en Editar contacto.
2. Modifica la información del contacto.
3. Finalmente, haz clic en Guardar cambios.
🎥 Observa:
⚙️ ¿Cómo administrar tus contactos?
Desde el menú de Contactos, puedes:
- Cambiar la vista de la pantalla.
- Desactivar / Activar el contacto.
- Enviar enlace del Portal Alegra.
🔎 Conoce el Portal de clientes.
- Eliminar el contacto.
✨ ¡Ya estás listo para facturar!
¿Aún no tienes Alegra POS?
