Con Alegra POS, tienes la flexibilidad de crear y editar tus contactos de varias maneras, ya sea a través del menú de Contactos o directamente desde el flujo de la venta, sin necesidad de detener el proceso. En este artículo podrás conocer el proceso.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar facturará una bebida caliente, sin embargo, el cliente no está creado en el sistema. Para ello, el vendedor ingresa al menú de contactos y crea el nuevo cliente”.
👉 Índice
1. Crea tus contactos
A. Desde la sección de facturación
A continuación, te explicamos 2 formas diferentes de crear tus contactos desde el menú Facturar. Así podrás gestionar tu facturación de forma más rápida y eficiente.
1. Ingresa el número de identificación
Al ingresar el número de identificación y hacer clic en buscar, pueden ocurrir dos situaciones:
👉 El contacto está registrado en la base de datos de la DIAN
Si el sistema encuentra coincidencia en la DIAN, los campos de nombre y correo electrónico se completarán automáticamente, además, podrás modificarlos si es necesario.
🔆 Después de verificar los datos de tu cliente, haz clic en Confirmar para guardar el contacto y asociarlo a la venta. Observa:
💡 Nota: haz clic en "Ir al formulario avanzado" si deseas añadir más información sobre el cliente, por ejemplo su teléfono o domicilio.
👉 El contacto no está registrado en la base de datos de la DIAN
Si el sistema no encuentra coincidencias, deberás completar manualmente el nombre y correo electrónico. Una vez lo hagas, haz clic en Guardar para crear el contacto. Observa:
2. Ingresa el nombre del cliente
Una vez ingresas el nombre del cliente en el campo de búsqueda, pueden ocurrir dos escenarios:
👉 El sistema no encuentra coincidencias
Si el contacto no existe en tu base de datos, se habilitan los campos para que ingreses manualmente la información, recuerda que únicamente son obligatorios el nombre, número de identificación y correo electrónico.
🔆 Para añadir información adicional, haz clic en "Ir al formulario avanzado".
Una vez termines, haz clic en Guardar para crear y asociar el contacto a la venta. Observa:
✍️ Formulario “Nuevo contacto”
Datos generales
- Tipo de identificación: selecciona el tipo de identificación con el que registrarás a tu contacto.
- Identificación: ingresa el número de identificación.
- Razón social / Nombre completo: nombre de la persona natural o jurídica.
- Correo electrónico: anota el correo electrónico del nuevo contacto.
- Municipio / Departamento: selecciona el municipio al que pertenece tu contacto.
- Dirección: ingresa la dirección del contacto.
- Código postal: ingrésalo según la dirección de tu contacto.
- Teléfono: anota el número.
Información de venta
- Límite de crédito: indica el monto máximo que este cliente podrá tener a crédito.
- Lista de precio: puedes asociar una lista de precios a este contacto, al momento de crearle facturas de venta, notas crédito, cotizaciones y facturas recurrentes, el sistema traerá por defecto la información del precio de la lista a la que esté asociado.
- Plazo de pago: selecciona un plazo de pago para tu cliente.
- Vendedor: selecciona un vendedor por defecto para tu cliente.
- Incluir estado de cuenta: al enviar una factura al correo, esta irá acompañada del resumen de todas sus facturas.
Configuración Contable
- Cuenta por cobrar: selecciona la cuenta contable en la que se registrará el valor por cobrar a clientes.
- Responsabilidades fiscales: selecciona las responsabilidades fiscales de tu cliente. 📍 Este campo podrás visualizarlo solo si cuentas con Facturación electrónica activa.
👉 El contacto ya está registrado
Si el sistema encuentra una coincidencia con un contacto ya registrado, se mostrará automáticamente la información correspondiente. Solo debes seleccionarlo para asociarlo directamente a la venta. Observa:
B. Desde el menú de contactos
Sigue estos pasos:
2. Completa el formulario con la información solicitada. Observa los campos del formulario y su explicación.
3. Finalmente, haz clic en “Guardar Contacto”.
Observa:
📢 Importante sobre la creación de contactos
Si el cliente no está dispuesto a compartir sus datos, siempre es posible generar la factura a nombre de "Consumidor final" con el NIT genérico 222222222222.
2. Edita tus contactos
A. Desde la sección de facturación
Sigue estos pasos:
1. En el campo de clientes, cuando selecciones el contacto, haz clic en “Editar”.
2. Modifica la información del contacto.
3. Finalmente, haz clic en “Guardar cambios”.
Observa:
B. Desde el menú de contactos
Sigue estos pasos:
2. Modifica la información del contacto.
3. Finalmente, haz clic en “Guardar cambios”.
Observa:
3. Administra tus contactos
Desde el menú de “Contactos”, puedes:
- Cambiar la vista de la pantalla.
Observa:
- Desactivar / Activar el contacto.
- Enviar enlace del Portal Alegra.
Observa:
🔎 Conoce el Portal de clientes.
- Eliminar el contacto.
✨ ¡Ya estás listo para facturar!
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