En Alegra sabemos lo importante que es contar con una herramienta que te permita llevar la contabilidad de tu empresa de manera organizada y sin complicaciones, es por eso que elaboramos una guía paso a paso para que puedas parametrizar tu cuenta y aproveches al máximo las ventajas de la contabilidad inteligente. ¡Prepárate para transformar tu gestión contable!
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👉 Contenido:
- Configura tu catálogo de cuentas.
- Crea saldos iniciales.
- Configura las cuentas que usas para tus registros contables.
- Realiza comprobantes contables.
1. Configura tu catálogo de cuentas
En Alegra encontrarás un catálogo de Cuentas Contables que clasifica la información empresarial de acuerdo a los estándares NIIF. La aplicación de estos estándares mejora la transparencia y la confiabilidad de los estados financieros, lo que facilita la toma de decisiones.
La parametrización de este catálogo es la primera tarea que debes realizar en tu cuenta, es fundamental para organizar posteriormente los saldos iniciales y establecer cómo se realizará la contabilización automática. De esta manera, podrás mantener tus cuentas organizadas desde el principio.
▶️ A continuación te mostramos cómo configurar tu catálogo de cuentas:
🔎 Conoce cómo editar, agregar códigos, ordenar tus cuentas contables y muchas funciones más en los siguientes artículos:
- Catálogo de cuentas personalizable para generar reportes según las NIIF.
- Cómo asignarle usos o comportamientos automáticos a tus cuentas contables en Alegra - Colombia.
2. Crea saldos iniciales
Al registrar los saldos iniciales, estás indicando el inicio de un período contable, por ejemplo, el inicio de un nuevo año fiscal, el comienzo de las operaciones de una empresa o el traslado de la información contable de un software a otro. A través de estos se representa el estado financiero de tus cuentas (activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, etc.). Esto es esencial para llevar un reconocimiento contable preciso y así garantizar la calidad de la información a lo largo del tiempo.
🔎 Conoce más en la siguiente guía: Ingresa los saldos iniciales de tus cuentas contables.
📍 Nota: los saldos iniciales registran los saldos de tus cuentas de manera global, sin embargo, en Alegra también puedes agregar los saldos por tercero. Esto es útil, por ejemplo, para el saldo de las cuentas por cobrar o por pagar de tus clientes y proveedores, en la guía Cómo ingresar los saldos iniciales de cuentas por pagar y cuentas por cobrar en Alegra podrás conocer más sobre este proceso.
3. Configura las cuentas que usas para tus registros contables
En Alegra, tienes la opción de configurar las cuentas contables que deseas que se añadan automáticamente a los registros contables de los documentos o ajustes que crees diariamente. Esto permite que puedas adaptar la contabilidad para tu empresa de acuerdo a tus necesidades particulares. Puedes realizarlo de dos maneras:
A. Hazlo de forma masiva
Esta opción es útil en los casos en los que desees ajustar una cuenta que sea homogénea para todos los registros, por ejemplo, cuando quieres que el saldo de las cuentas por pagar de inventarios o de ingresos por actividades ordinarias se vaya a una única cuenta.
📍 Nota: es importante aclarar que aunque se configure una cuenta contable general para tus registros, en tu reporte de balance de pruebas por tercero podrás elegir ver el saldo global de la cuenta o detallado por cada contacto o tercero.
🔎 Puedes conocer más detalles en las siguientes guías:
- Cuáles son y cómo funcionan las cuentas automáticas dentro del catálogo de cuentas.
- Conoce cómo configurar tus cuentas contables automáticas en Alegra.
- Configura la cuentas contables de impuestos y retenciones en Alegra.
B. Hazlo de forma individual
Esta opción es útil en los casos en los que desees ajustar una cuenta que sea específica para ciertos registros o terceros, por ejemplo, cuando quieres que las cuentas por cobrar a socios estén separadas de las de clientes.
Observa:
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4. Realiza comprobantes contables
Los comprobantes contables son los documentos que respaldan tus notas contables, son esenciales para la contabilidad y la presentación de estados financieros precisos. En Alegra son útiles para realizar traslados de saldos entre cuentas, ajustes contables o para realizar causaciones que no alteren tu caja o bancos, por ejemplo, depreciaciones, deterioro, provisiones o gastos por nómina correspondientes a días trabajados que no han sido pagados aún.
Los documentos que si alteran la caja o bancos se deben gestionar desde sus correspondientes módulos (Ingresos o Gastos). Algunos ejemplos de esto son las facturas de compra, comprobantes de egreso, facturas de venta y recibos de caja.
Ahora que conoces los beneficios y usos de los comprobantes contables, podrás visitar nuestra guía para realizar comprobantes contables y ganar tiempo gestionando tus cuentas - Alegra Colombia.
✔️ Bonus
- ¿Sabías que puedes importar tus comprobantes contables? Con esta funcionalidad ahorrarás tiempo en la elaboración de estos documentos de forma manual, solo hace falta que cargues la plantilla con la información desde un archivo Excel.
- Si lo requieres, también puedes crear tipos de comprobantes contables y sus numeraciones en Alegra para categorizar tus comprobantes y asignarles un distintivo que te permita identificarlos fácilmente.
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