¿Cómo habilitar los rangos de numeración de una resolución vencida en la DIAN?

Las facturas y documentos generados en Alegra cumplen con todos los requisitos establecidos por la DIAN. Si eres responsable de IVA (antes régimen común), debes contar con una resolución para generar facturas electrónicas o documentos equivalentes POS.

La DIAN establece una vigencia para todas las resoluciones de facturación electrónica autorizadas, que puede ser de 6, 12 o 24 meses según el tipo de contribuyente y resolución. Puedes validar la vigencia de tu resolución desde el PDF de la misma.

Qué hacer cuando expira tu resolución

• Si tu resolución ha vencido y aún tienes consecutivos disponibles, puedes renovar el mismo rango de numeración.
• Si se han agotado los consecutivos, deberás solicitar una nueva autorización con un nuevo rango de numeración y prefijo.
• Para evitar interrupciones en la emisión de facturas, se recomienda programar un recordatorio 15 días antes del vencimiento.

Qué es un prefijo y cómo usarlo

• Prefijo: conjunto de letras o números que se antepone a la numeración de tus facturas para diferenciar distintos rangos o tipos de documentos.
• Uso: permite identificar facturas según resolución, tipo de documento o establecimiento.
• Formato: la DIAN permite usar 1 a 5 caracteres alfanuméricos (letras y/o números).
• Ejemplo: FE para facturas electrónicas, POS para puntos de venta.

Cada prefijo debe asociarse a un proveedor tecnológico como se indica en los pasos siguientes.

👉 Índice

1. 📝 ¿Cómo habilitar los rangos de facturación en la DIAN?
2. 🔗 ¿Cómo asociar tus prefijos de facturación al proveedor electrónico?
3. ⚙️ ¿Cómo configurar la resolución en Alegra?
4. 📄 ¿Cómo emitir tu factura de venta en estado “Borrador”?

📝 ¿Cómo habilitar los rangos de facturación en la DIAN?

Sigue estos pasos para habilitar tus rangos de numeración en la DIAN:

🎥 Observa:

🔗 ¿Cómo asociar tus prefijos de facturación al proveedor electrónico?

🔔 Atención: realiza este paso al menos 1 hora después de solicitar la resolución, tiempo que tarda la DIAN en sincronizar el formulario 1876 en “Facturando electrónicamente”.

Cuando haya transcurrido el tiempo realiza lo siguiente:

🎥 Observa: 🔗 Asocia los prefijos al proveedor tecnológico | Proceso de Habilitación Facturación Electrónica.

⚙️ ¿Cómo configurar la resolución en Alegra?

Sigue estos pasos: 

🎥 Observa:

✍️ Formulario Nueva numeración

Campo	Descripción
Preferida	Marca si esta numeración será la predeterminada al crear facturas.
Tipo de documento	Selecciona Factura de venta.
Numeración electrónica	Activa para facturas electrónicas.
Nombre	Nombre identificador de la numeración.
Próxima factura	Número de la siguiente factura a emitir.
Número de formulario	Ingresa el número del formulario de autorización de facturación y haz clic en Consultar.
Prefijo	Caracteres que diferencian la numeración.
Desde el número	Número inicial del rango autorizado.
Hasta el número	Número final del rango autorizado.
Vigencia desde	Fecha inicial de la resolución.
Vigencia hasta	Fecha final de la resolución.
Texto de autorización	Información visible en el pie de factura sobre la autorización de la DIAN.

✏️ ¿Dónde encuentro el número del formulario?

Podrás ver el número del formulario de autorización de facturación en el formato 1876.

📄 ¿Cómo emitir tu factura de venta en estado “Borrador”?

Si al momento de emitir la factura de venta te sale la notificación El campo número de documento debe estar dentro del rango de la numeración electrónica, es porque estás utilizando la numeración sin rangos autorizados.

Sigue estos pasos:

Observa: 

Luego de registrar la venta, la factura electrónica te quedará en estado Borrador.