Colombia

Habilita los rangos de numeración de tu resolución vencida en la DIAN - Colombia

Las facturas y documentos generados en Alegra cumplen con todos los requisitos de la DIAN. Si eres responsable de IVA (antes régimen común) debes contar con una resolución para generar facturas de papel, electrónicas o documento equivalente al POS

La DIAN establece una vigencia para todas las resoluciones de facturación autorizadas, el tiempo de vigencia oscila entre los 6 a los 24 meses. Puedes validar el tiempo otorgado por la DIAN para el vencimiento de tu resolución desde el PDF de la misma.

Observa:

Si una vez vencida tu resolución, identificas que no has utilizado todo el rango de numeración autorizado, puedes habilitar los rangos sin utilizar en una nueva resolución. 

👉 Índice: 

  1. Habilita los rangos de facturación.
  2. Asocia tus prefijos de facturación al proveedor electrónico.
  3. Configura la resolución en Alegra.
  4. Emite tu factura de venta en estado “borrador”.

Paso 1 - Habilita los rangos de facturación

Sigue estos pasos para habilitar tus rangos de numeración en la DIAN:

1. Ingresa a la página web “DIAN”.

2. Ubica la sección “Transaccional” y haz clic en la opción “Usuario registrado”.

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3. Ingresa los datos de acceso de tu empresa y haz clic en Ingresar”.

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4. Elige la opción “Numeración de facturación de la columna Destacados del mes”.

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5. Del menú busca la opción “Numeración de facturación” y selecciona la opción “Solicitar numeración de facturación”.

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6. Haz clic en el botón “Aceptar del recuadro emergente.

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7. Verifica tus datos y haz clic en el botón “Ingresar”.

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8. Haz clic en el botón “Habilitar rangos”. 

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9. Selecciona el tipo de facturación, prefijo y establecimiento de la resolución a la que se le habilitarán los rangos. Y haz clic en el botón “Consultar”.

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10. Haz clic en el botón “Aceptar” de la ventana emergente Seleccione la opción editar para actualizar la casilla Rango Desde”.

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11. Selecciona la numeración y haz clic en el “Lápiz” de la columna “Editar”. 

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12. Se habilitará la casilla “Rango Desde”, en la cual deberás digitar el número consecutivo del rango en el que iniciará la habilitación. Luego haz clic en el “Chulito” de la casilla “Editar”: 

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13.  Selecciona la opción “Borrador” y luego haz clic “Aceptar” para que se genere el formulario 1302 Solicitud sobre Numeración de Facturación.

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14. Seleccione la opción “Definitivo”.

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15. En la ventana emergente deberás solicitar la clave dinámica, para ello haz clic en el botón “Solicítela aquí”, luego para ver el correo debes dar clic en el botón “Ver mi bandeja de comunicaciones” cópiala y pégala, ingresa tu contraseña y luego haz clic en “Firmar” y finalmente en “Aceptar”.

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16. En el recuadro “Formalice la solicitud de numeración de facturación” debes hacer clic en el botón “Firmar”.

Firmar

17. En la ventana emergente deberás solicitar la clave dinámica, para ello haz clic en el botón “Solicítela aquí”, luego para ver el correo debes dar clic en el botón “Ver mi bandeja de comunicaciones” cópiala y pégala, ingresa tu contraseña y luego haz clic en “Firmar” y finalmente en “Aceptar”.

📍 Nota: debes asegurarte que la resolución que descargues inicie con los números 1876.

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Paso 2 - Asocia tus prefijos de facturación al proveedor electrónico

Recuerda que debes esperar aproximadamente una hora después de haber solicitado la resolución, esto porque es el tiempo mínimo que tarda la DIAN en sincronizar el formulario 1876 en la sección “Facturando electrónicamente”. Después de transcurrido el tiempo, sigue estos pasos:

1. Dirígete a la página web “DIAN” y ubica la sección “Temas de interés” y en el menú de “Factura Electrónica”, haz clic en “Facturando Electrónicamente”.

2. Selecciona el tipo de usuario e ingresa los datos de acceso, revisa tu correo electrónico y haz clic en “Acceder”.

3. En el menú de la parte izquierda, ubica la opción “Configuración” y selecciona la opción “Asociar Rangos de numeración”.

4. En el campo “Proveedor - Software” selecciona “Soluciones Alegra S.A.S.”, en el campo “Prefijo” selecciona la resolución que solicitaste previamente y luego, haz clic en el botón “Agregar”.

5. Finalmente, haz clic en el botón “Aceptar” para confirmar la acción.

Observa:

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Paso 3 - Configura la resolución en Alegra

Sigue estos pasos: 

1. Dirígete al menú “Configuración”.

2. Ubica el recuadro de “Facturación” y selecciona la opción “Numeraciones”.

3. Haz clic en el botón “Nueva numeración”.

4. Completa el formulario con la información correspondiente. Más adelante podrás ver su explicación.

📍 Nota: cuando ingreses el número del formulario de tu resolución, haz clic en el botón “Consultar”, de esta manera Alegra importará de forma automática la información de tu resolución.

5. Finalmente, ingresa el número de tu próxima factura y haz clic en el botón “Guardar”.

Observa:

Numeración_Rangos

💡 También puedes pausar o retroceder el video.

Formulario “Nueva numeración”

  • Tipo de documento: en este campo debes seleccionar la opción “Factura de venta”.
  • Numeración electrónica: selecciona esta opción si usaras la numeración para emitir facturas electrónicas.
  • Preferida: si marcas, esta numeración como preferida será seleccionada por defecto cuando vayas a crear una factura de venta.
  • Nombre: nombre que te ayuda a identificar la numeración.
  • Número de formulario: ingresa el número del formulario de autorización de facturación y haz clic en el botón “Consultar”, luego selecciona la resolución solicitada.
  • Próxima factura: ingresa el número con el que se creará la próxima factura que emitas.
  • Prefijo: indica los caracteres de la numeración, te permite diferenciar entre varias numeraciones.
  • Desde el número: indica desde que número empieza la numeración solicitada.
  • Hasta el número: indica hasta qué número puede facturar la numeración solicitada.
  • Vigencia desde: indica la fecha inicial de vigencia de la resolución.
  • Vigencia hasta: indica la fecha final de vigencia de la resolución.
  • Texto de autorización: indica aquí la información relacionada con la autorización otorgada por la DIAN, será visible en el pie de factura.
    ¿Dónde encuentro el número del formulario?
    Podrás ver el número del formulario de autorización de facturación en el formato 1876.

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Paso 4 - Emite tu factura de venta en estado “Borrador”

Si al momento de emitir la factura de venta te sale la notificación “El campo número de documento debe estar dentro del rango de la numeración electrónica” es porque estás utilizando la numeración sin rangos autorizados. Para modificar la numeración desde la factura de venta creada debes seguir estos pasos:

1. Dirígete al menú de “Ingresos” y selecciona la opción “Facturas de venta”.

2. Ubica la factura con estado “Borrador” y en la columna de “Acciones” selecciona la opción de “Editar”.

3. Haz clic en la “Flecha hacia abajo” que vas a encontrar en la parte superior del prefijo y consecutivo de la factura de venta. Allí debes seleccionar la numeración vigente.

📍 Nota: recuerda que la numeración que la factura de venta está utilizando debe estar “Activa” para que te permita cambiarla.

4. Dirígete al final de la factura y haz clic en el botón “Guardar”. Una vez cargue el cambio, haz clic en “Más acciones” y seleccionas “Facturar y emitir”.

Observa:

Editar y emitir COL

💡 También puedes pausar o retroceder el video.

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🔎 Conoce cómo solicitar en línea tu resolución de facturación a la DIAN.

🔎 Aprende a solucionar las notificaciones en tus facturas de venta electrónicas - Colombia.

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