¿Cómo habilitar los rangos de numeración de una resolución vencida en la DIAN?
Las facturas y documentos generados en Alegra cumplen con todos los requisitos establecidos por la DIAN. Si eres responsable de IVA (antes régimen común), debes contar con una resolución para generar facturas electrónicas o documentos equivalentes POS.
La DIAN establece una vigencia para todas las resoluciones de facturación electrónica autorizadas, que puede ser de 6, 12 o 24 meses según el tipo de contribuyente y resolución. Puedes validar la vigencia de tu resolución desde el PDF de la misma.
Qué hacer cuando expira tu resolución
- Si tu resolución ha vencido y aún tienes consecutivos disponibles, puedes renovar el mismo rango de numeración.
- Si se han agotado los consecutivos, deberás solicitar una nueva autorización con un nuevo rango de numeración y prefijo.
- Para evitar interrupciones en la emisión de facturas, se recomienda programar un recordatorio 15 días antes del vencimiento.
Qué es un prefijo y cómo usarlo
- Prefijo: conjunto de letras o números que se antepone a la numeración de tus facturas para diferenciar distintos rangos o tipos de documentos.
- Uso: permite identificar facturas según resolución, tipo de documento o establecimiento.
- Formato: la DIAN permite usar 1 a 5 caracteres alfanuméricos (letras y/o números).
- Ejemplo:
FE
para facturas electrónicas,POS
para puntos de venta.
Cada prefijo debe asociarse a un proveedor tecnológico como se indica en los pasos siguientes.
👉 Índice
- 📝 ¿Cómo habilitar los rangos de facturación en la DIAN?
- 🔗 ¿Cómo asociar tus prefijos de facturación al proveedor electrónico?
- ⚙️ ¿Cómo configurar la resolución en Alegra?
- 📄 ¿Cómo emitir tu factura de venta en estado “Borrador”?
📝 ¿Cómo habilitar los rangos de facturación en la DIAN?
Sigue estos pasos para habilitar tus rangos de numeración en la DIAN:
1. Ingresa a la página web DIAN, ve a Transaccional > Usuario registrado e ingresa tus datos.
-
❇️ A nombre propio: gestiona tus trámites como persona natural.
-
❇️ A nombre de un tercero: gestiona trámites en representación de otra persona natural o jurídica.
2. Selecciona Numeración de facturación en Destacados del mes, luego haz clic en Solicitar numeración de facturación y confirma en el recuadro emergente.
3. Selecciona tipo de facturación, prefijo y establecimiento de la resolución, luego haz clic en Consultar y Aceptar.
4. Haz clic en Editar (icono lápiz) en la numeración deseada, ingresa el número inicial en Rango Desde y confirma.
-
Ejemplo: si la última factura fue 9, ingresa 10.
5. Selecciona Borrador, haz clic en Aceptar y luego en Definitivo para generar el formulario 1302 Solicitud sobre Numeración de Facturación.
6. Solicita la clave dinámica y la contraseña de firma electrónica para firmar el formulario final, asegurándote de que la resolución corresponda al formulario 1876.
🔗 ¿Cómo asociar tus prefijos de facturación al proveedor electrónico?
🔔 Atención: realiza este paso al menos 1 hora después de solicitar la resolución, tiempo que tarda la DIAN en sincronizar el formulario 1876 en “Facturando electrónicamente”.
Cuando haya transcurrido el tiempo realiza lo siguiente:
1. Ingresa a DIAN > Temas de interés > Factura Electrónica > Facturando Electrónicamente.
2. Selecciona el tipo de usuario, ingresa tus datos de acceso y haz clic en Acceder.
3. En el menú izquierdo, ve a Configuración > Asociar Rangos de numeración.
4. Selecciona Proveedor - Software como “Soluciones Alegra S.A.S.”, el prefijo correspondiente y haz clic en Agregar y luego en Aceptar.
🎥 Observa: 🔗 Asocia los prefijos al proveedor tecnológico | Proceso de Habilitación Facturación Electrónica.
⚙️ ¿Cómo configurar la resolución en Alegra?
Sigue estos pasos:
1. En Alegra, dirígete al menú Configuración > Facturación > Numeraciones > Nueva numeración.
2. Completa el formulario con la información correspondiente.
📍 Nota: cuando ingreses el número del formulario de tu resolución, haz clic en Consultar. De esta manera, Alegra importará de forma automática la información de tu resolución.
3. Finalmente, ingresa el número de tu próxima factura y haz clic en Guardar.
🎥 Observa:
✍️ Formulario Nueva numeración
Campo | Descripción |
---|---|
Preferida | Marca si esta numeración será la predeterminada al crear facturas. |
Tipo de documento | Selecciona Factura de venta. |
Numeración electrónica | Activa para facturas electrónicas. |
Nombre | Nombre identificador de la numeración. |
Próxima factura | Número de la siguiente factura a emitir. |
Número de formulario | Ingresa el número del formulario de autorización de facturación y haz clic en Consultar. |
Prefijo | Caracteres que diferencian la numeración. |
Desde el número | Número inicial del rango autorizado. |
Hasta el número | Número final del rango autorizado. |
Vigencia desde | Fecha inicial de la resolución. |
Vigencia hasta | Fecha final de la resolución. |
Texto de autorización | Información visible en el pie de factura sobre la autorización de la DIAN. |
✏️ ¿Dónde encuentro el número del formulario?
Podrás ver el número del formulario de autorización de facturación en el formato 1876.
📄 ¿Cómo emitir tu factura de venta en estado “Borrador”?
Si al momento de emitir la factura de venta te sale la notificación El campo número de documento debe estar dentro del rango de la numeración electrónica, es porque estás utilizando la numeración sin rangos autorizados.
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de Ingresos > Facturas de venta > + Nueva factura de venta.
2. Completa el formulario con la información solicitada.
3. Dirígete a la parte inferior del formulario, haz clic en la flechita que encuentras al lado del botón Emitir y selecciona en la opción Guardar como borrador.
Observa:
Luego de registrar la venta, la factura electrónica te quedará en estado Borrador.
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