Alegra POS

Habilita los rangos de numeración del Documento equivalente P.O.S. en la DIAN - Colombia

El documento equivalente P.O.S. es el soporte de la transacción comercial que es otorgado a consumidores finales, a menos que el adquirente solicite la factura electrónica. Al ser generado en Alegra cumple con todos los requisitos exigidos por la DIAN, siendo necesario renovar la resolución al vencer, ya sea por vencimiento de la misma o la habilitación de rangos.

Por ejemplo: “La empresa ejemplar desea renovar su autorización de numeración de documento equivalente POS, por habilitación de rangos, y necesita hacer una nueva solicitud ante la DIAN, como también configurar la nueva numeración en la terminal en Alegra POS”.

La DIAN establece una vigencia para todas las resoluciones de facturación autorizadas, el tiempo de vigencia oscila entre los 6 a 24 meses. Puedes validar el tiempo otorgado por la DIAN para el vencimiento de tu resolución desde el PDF de la misma.

Si una vez vencida tu resolución, identificas que no has utilizado todo el rango de numeración autorizado, puedes habilitar los rangos sin utilizar en una nueva resolución.  Observa👇:

1. Habilita los rangos de tu resolución de Documento equivalente P.O.S.

2. Configura la numeración de documento equivalente P.O.S en Alegra 

3. ¿Cómo asociar la resolución en la terminal de Alegra POS?

4. Cómo sincronizar el documento equivalente facturado con la  resolución vencida.

1. Habilita los rangos de tu resolución de Documento equivalente P.O.S.

Sigue estos pasos si necesitas solicitar una resolución de documento equivalente P.O.S. a la DIAN:

1. Ingresa a la página web web dian.gov.co.

2. Ubica la sección "Transaccional" y haz clic en la opción "Usuario registrado".

usuario registrados dian

3. Agrega los datos de acceso y haz clic en "Ingresar".

ingresar datos empresa dian

4. Dirígete al menú ubicado en la parte izquierda, elige la opción "Numeración de facturación" o elige la opción "Numeración de facturación" de la columna "Destacados del mes", puedes seguir cualquier de las dos rutas.

numeracion de facturacion dian

5. Selecciona nuevamente la opción "Numeración de facturación", haz clic en la opción "Solicitar numeración de facturación".

solicitar numeracion dian

6. El sistema confirmará tus datos, haz clic en el botón "Aceptar", luego en botón "Ingresar".

7. Haz clic en el botón "Habilitar Rangos".

HABILITAR RANGOS DIAN

8. Selecciona en tipo de facturación "D.E / P.O.S.", escribe el prefijo (para el documento equivalente se recomienda POS), haz clic en el botón "Consultar".

consultar numeracion dian pos

9. En el recuadro emergente haz clic en "Aceptar" e ingresa la información solicitada en el formulario.

10. Selecciona la numeración, haz clic en el "Lápiz" de la casilla "Editar".

seleccionar numeracion dian

11. Se habilitará la casilla “Rango Desde”, en la cual deberás digitar el número consecutivo del rango en el que iniciará la habilitación. Luego haz clic en el "Chulito" de la casilla "Editar" para guardar los cambios.

Modificar consecutivo resolución

12. Selecciona la opción "Borrador" y luego haz clic "Aceptar" para que se genere el formulario 1302 Solicitud sobre Numeración de Facturación.

Borrador resolución

13. Seleccione la opción "Definitivo".

Definitivo resolucion

14. En la ventana emergente solicita la clave dinámica, haz clic en el botón "Solicítela aquí", luego haz clic en el botón "Ver mi bandeja de comunicaciones" cópiala y pégala, ingresa tu contraseña y luego haz clic en "Firmar" y luego "Aceptar".

Dian 14

15. En la opción "Formalice la solicitud de numeración de facturación" debes hacer clic en el botón "Firmar".

Firmar

16. Haz clic en el botón "Solicítela aquí" para solicitar la clave dinámica, luego haz clic en el botón "Ver mi bandeja de comunicaciones" cópiala y pégala, ingresa tu contraseña, haz clic en "Firmar" y luego "Aceptar".

Nota: debes asegurarte que la resolución que descargues inicie con los números 1876.

Dian 14

2. Configura la numeración de documento equivalente P.O.S en Alegra 

Sigue estos pasos:

1. Ingresa a Alegra Contabilidad y haz clic en el menú "Configuración".

2. En el recuadro "Facturación" selecciona la opción "Numeraciones".

3. Haz clic en el botón "Nueva numeración".

4. Completa el formulario con la información correspondiente. Más adelante podrás ver su explicación.

5. Haz clic en el botón "Guardar" para conservar los cambios.

Observa:
Numeracion POS

Formulario "Nueva numeración"

En el paso número cuatro completa los campos del formulario con la siguiente información:

  • Tipo de documento: en este campo debes elegir "Documento equivalente P.O.S.".
  • Preferida: si marcas esta numeración como preferida será seleccionada por defecto cuando vayas a crear una factura de venta.
  • Nombre: asigna un nombre que te ayude a identificar la numeración.
  • Número de formulario: ingresa el número del formulario de autorización de facturación.
  • Próximo documento equivalente: ingresa el número con el que se creará el próximo documento que generes.
  • Prefijo: agrega el prefijo asignado en la resolución 
  • Desde el número: indica desde qué número inicia la autorización de la numeración.
  • Hasta el número: indica hasta qué número va la autorización.
  • Vigencia desde: indica el inicio de vigencia de la autorización.
  • Vigencia hasta: indica la fecha de vencimiento de la autorización.

Importante:

  • Al registrar la resolución renovada en Alegra, ten presente colocarle un nombre que te ayude a diferenciar la numeración que utilizarás en cada terminal de POS, ejemplo nombre y prefijo.
  • Recuerda, para que te aparezca la funcionalidad de documento equivalente P.O.S. es necesario habilitar en tu cuenta esta función desde Alegra Contabilidad.

3. ¿Cómo asociar la resolución en la terminal de Alegra POS?

Sigue estos pasos:

1. Ingresa en el sistema de facturación POS.

2. Dirígete al menú y selecciona la opción “Configuraciones”.

3. En la sección “Terminal” haz clic en la opción “Gestionar Terminales”.

4. Haz clic para ver el detalle del terminal que deseas configurar.

5. Selecciona la numeración que deseas asociar a tus comprobantes. 

6. Haz clic en "Guardar" para conservar los cambios.

Observa: Gif POS 2.1
Recuerda que debes configurar la numeración de cada terminal que tengas registrado en el sistema de facturación POS.

Cómo sincronizar el documento equivalente facturado con la  resolución vencida.

Si al momento de realizar el documento equivalente P.O.S. has agotado los consecutivos de numeración autorizados, el sistema te mostrara el siguiente error "El número de la factura no está dentro del rango de la numeración" para esto deberás ingresar a la factura y sincronizar la información seleccionando la nueva numeración, sigue estos pasos: 

1. Dirígete al menú y selecciona la opción “Ventas”.

2. Selecciona la opción "Historial de ventas".

3. Haz clic en la factura con la etiqueta "Error", luego haz clic en el botón "Editar".

4. Haz clic en la opción "Configuraciones" de editar factura, selecciona la nueva resolución.

5. Diligencia los campos del formulario.

6. Haz clic en el botón "Facturar".

Observa:

Sincronizar-factura-dentro-del rango-de-numeracion-pos

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