La Nómina Electrónica se define como un archivo electrónico generado mediante un software, como Alegra, y enviado a la DIAN que contiene información de la nómina de tus empleados. El principal objetivo de la nómina electrónica es soportar las deducciones salariales, de prestaciones sociales, seguridad social y parafiscales en renta.
Para empezar el proceso de habilitación debes ingresar a tu cuenta de Alegra. Si aún no tienes una, regístrate.
Una vez hayas ingresado a tu cuenta solo debes hacer clic en el menú “Asistente de habilitación” para iniciar el proceso de habilitación.
📢 Importante: selecciona la “Habilitación de nómina electrónica para no facturadores electrónicos”.
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A continuación te explicamos el procedimiento para habilitarte como emisor de nómina electrónica.
👉 Índice:
- Datos de la empresa.
- Habilitación en la DIAN.
2.1. Registro.
2.2. Modo de operación. - Set de pruebas.
- Contrato de mandato.
✔️ Paso 1 - Datos de la empresa
Sigue estos pasos:
1. Completa el formulario con la información solicitada (NIT, Tipo de persona, Razón social, Correo electrónico, Dirección y Departamento).
2. Finalmente, haz clic en “Siguiente”.
Observa:
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✔️ Paso 2 - Habilitación en la DIAN
Este proceso está compuesto por 2 partes: registro en la DIAN como facturador electrónico y configurar modo de operación que consiste en indicarle a la DIAN cuál será tu proveedor tecnológico.
2.1. — Registro
Sigue estos pasos:
1. Dirígete a la página web “DIAN”, ubica la sección “Temas de interés” y haz clic en la opción “Habilitación”.
2. Selecciona la opción “No facturadores”, ingresa tus datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, así:
- Empresa: si eres persona jurídica, ingresa la cédula del representante legal y el NIT de la compañía.
- Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el número de identificación.
3. Recibirás en tu correo electrónico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en “Acceder”.
4. Haz clic en el botón “Registro y habilitación” y luego en la opción “Documentos electrónicos”.
5. Ingresa un correo electrónico. Te recomendamos usar el mismo correo de tu cuenta de Alegra.
6. Finalmente, haz clic en el botón “Registrar” y luego clic en “Aceptar”.
Observa:
2.2. — Modos de operación
En este paso deberás configurar el modo de operación seleccionando a Soluciones Alegra S.A.S como tu proveedor tecnológico. Solo debes seguir estos pasos:
1. Dirígete a la página web “DIAN”, ubica la sección “Temas de interés” y haz clic en la opción “Habilitación”.
2. Selecciona la opción “No facturadores”, ingresa tus datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, así:
- Empresa: si eres persona jurídica, ingresa la cédula del representante legal y el NIT de la compañía.
- Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el número de identificación.
3. Recibirás en tu correo electrónico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en “Acceder”.
4. Haz clic en el botón “Registro y habilitación” y luego en la opción “Documentos electrónicos”.
5. Selecciona la opción “Nómina Electrónica”, luego haz clic en el botón “Nómina electrónica y Nómina de ajuste”.
6. En la ventana emergente haz clic en el botón “Aceptar”. Luego en la ventana de “Participantes” haz clic en el botón “Emisor”.
7. En el campo “Seleccione el modo de operación” selecciona la opción “Software de un proveedor tecnológico”, completa los datos solicitados por el sistema y haz clic en “Asociar”.
📍 Datos solicitados: en “Nombre de empresa proveedora” elige a “Soluciones Alegra SAS” y en campo correspondiente al “Nombre de Software” elige “Nómina Electrónica”.
8. Finalmente, selecciona la opción “Set de pruebas” para extraer el TestSetID. Para ello, copia el código alfanumérico con Ctrl+C.
Observa:
✔️ Paso 3 - Set de pruebas
En este paso se debe enviar a la DIAN en modo de prueba cuatro nóminas electrónicas y cuatro nóminas de ajuste. En Alegra este proceso es automático, dura pocos minutos y te notificamos por correo el resultado.
Para realizar el envío solo debes ingresar el TestSetID de pruebas que copiaste en el paso anterior en el campo “Código TestSetID” y hacer clic en el botón “Iniciar prueba”. Cuando el sistema te indique que ya estás habilitado podrás hacer clic en el botón “Siguiente”.
Observa:
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✔️ Paso 4 - Contrato de mandato
Por último firma el contrato de mandato, este consta para actuar como firmante de los documentos que hacen parte del sistema de facturación electrónica ante la DIAN, emitidos por el usuario, actuando en su nombre y representación. Sigue estos pasos:
1. Ingresa la información solicitada en el formulario del representante legal “Nombre, cédula de ciudadanía y correo electrónico”.
2. Haz clic en el botón “Continuar”, luego acepta los términos y condiciones del contrato para uso del certificado digital.
3. Finalmente, haz clic en el botón “Aceptar”.
Observa:
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¡Lo lograste! 🙌 🎉 Ahora puedes crear tu primera nómina electrónica.
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