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Habilítate en la DIAN como emisor de Nómina Electrónica

La Nómina Electrónica se define como un archivo electrónico generado mediante un software, como Alegra, y enviado a la DIAN que contiene información de la nómina de tus empleados. El principal objetivo de la Nómina Electrónica es soportar las deducciones salariales, de prestaciones sociales, seguridad social y parafiscales en renta. 

Para empezar el proceso de habilitación debes ingresar a tu cuenta de Alegra o desde tu cuenta de Nómina electrónica. Si aún no tienes una, regístrate.

  • Ingresa a tu cuenta de Alegra y dirígete al menú "Nómina".
  • Ingresa a desde este enlace a tu cuenta de Nómina electrónica y listo. 

Una vez hayas ingresado a tu cuenta de Nómina solo debes hacer clic en el menú “Asistente de habilitación” para iniciar el proceso de habilitación. 

Importante: Si no estás habilitado en la DIAN como facturador electrónico deberás ingresar por la opción de “Soy nuevo en la facturación electrónica” de lo contrario, ingresas por la opción “Ya soy facturador electrónico”.

Asistente Habilitación NE-gif

Pasos para habilitarse en Nómina Electrónica

✔️ Paso 1 -  Datos de la empresa

1. Completa el formulario con la información solicitada.

2. Luego de que hayas ingresado toda la información, haz clic en el botón “Siguiente”.

Así:

✔️ Paso 2 - Habilitación en la DIAN

Este proceso está compuesto por 2 partes: registro en la DIAN como facturador electrónico  y configurar modo de operación.

Registro:

Para poder emitir tu nómina electrónica es necesario que te registres en la DIAN como facturador electrónico, de esta forma la DIAN te habilitará las opciones de Nómina Electrónica. 

Si ya emites facturas electrónicas con Alegra u otro software, no debes realizar este proceso, puedes continuar con el siguiente paso.

1. Ingresa a la página de la DIAN en la opción "Habilitación".

2. Ingresa tus datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, así:

• Empresa: si eres persona jurídica, ingresa la cédula del representante legal y el NIT de la compañía. • Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el número de identificación.

 

3. Recibirás en tu correo electrónico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en “Acceder”.

4. Haz clic en el botón “Participantes” y luego en la opción “Facturador”.

5. Ingresa un correo electrónico. Te recomendamos usar el mismo correo de tu cuenta de Alegra.

6. Haz clic en el botón “Registrar” y luego en “Aceptar” para confirmar y finalizar el registro como facturador.

Así:

Modo de operación:

En este paso deberás configurar el modo de operación seleccionando a Soluciones Alegra S.A.S como tu proveedor tecnológico. Solo debes seguir estos pasos:

1. Ingresa a la página de la DIAN en la opción "Habilitación".

2. Ingresa tus datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, así:

 Empresa: si eres persona jurídica, ingresa la cédula del representante legal y el NIT de la compañía.

 Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el número de identificación.

3. Recibirás en tu correo electrónico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en “Acceder”.

4. Haz clic en el botón “Participantes” y luego en la opción “Otros documentos”.

5. Selecciona la opción “Nómina Electrónica y Nómina de Ajuste”.

6. Haz clic en el botón “Aceptar” para confirmar que desea iniciar el proceso de habilitación para Nómina Electrónica y Nómina Ajuste.

8. Haz clic en el botón “Emisor” de la ventana de “Participantes”.

9. Haz clic en el botón “Seleccionar” para confirmar que deseas iniciar el proceso como Emisor. 

10. En el cuadro de “Configurar Modos de operación” selecciona la opción “Software de un proveedor tecnológico” y luego haz clic en el botón “Seleccionar”.

11. Haz clic en el botón "Aceptar" para confirmar que deseas habilitarte en la emisión de otros documentos electrónicos. 

12. Configura el modos de operación completando los datos solicitados por el sistema:     

En “Nombre de empresa proveedora” elige a “Soluciones Alegra SAS” y en campo correspondiente al “Nombre de Software” elige “Nómina Electrónica”.

13. Haz clic en el botón “Asociar”.

14. Selecciona la opción "Set de pruebas" para extraer el TestSetID.

15. Copia, con Ctrl+C, el TestSetID que utilizarás para las pruebas. 

Así:

Wizard NE - Modos de operación - video

✔️ Paso 3 - Set de pruebas

En este paso se deben enviar a la DIAN en modo de prueba cuatro Nóminas Electrónicas y cuatro Nóminas de Ajuste. En Alegra este proceso es automático, dura pocos minutos y te notificamos por correo el resultado.

En este paso solo debes ingresar el TestSetID de pruebas que copiaste en el paso anterior en el campo correspondiente y hacer clic en el botón “Iniciar prueba”. Cuando el sistema te indique que ya estás habilitado  podrás hacer clic en el botón “Finalizar”.

Así:

Una vez habilitadas tus pruebas estarás listo para iniciar a emitir Nóminas a la DIAN.

✔️ Paso 4 - Crear numeración

Crea las numeraciones con la que se emitirás tu Nómina Electrónica y tu Nomina de Ajuste a la DIAN siguiendo estos pasos: 

1. Haz clic en el menú “Configuración”.

2. Selecciona la opción “Numeraciones” del recuadro “Numeraciones”.

3. Haz clic en el botón “Nueva numeración

4. Diligencia el formulario. Más adelante podrás ver su explicación.

5. Finaliza haciendo clic en “Crear numeración”.

Así:

nueva numeración ne ayuda alegra col

Importante: Esta numeración no requiere de autorización por parte de la DIAN. 

En el paso número cuatro completa los campos del formulario con la siguiente información:

  • Tipo de documento: Selecciona el tipo de documento: Nómina electrónica o Nómina de Ajuste
  • Prefijo: Ingresa el prefijo que asignarás a la numeración.
  • Número inicial: ingresa el número con el que se iniciará a emitir la Nómina Electrónica.
  • Nombre: Ingresa un nombre que te ayudará a identificar la numeración.
  • Preferida: Si marcas esta numeración como preferida será seleccionada por defecto cuando vayas a emitir tus nóminas electrónicas.

Nota: A partir del 18 de agosto de 2021 podrás habilitarte en cualquier momento y deberás comenzar a emitir tu nómina a la DIAN al mes siguiente de tu habilitación independiente de tu fecha de obligatoriedad. Ejemplo. Juan tiene 2 empleados vinculados, según el calendario de implementación tiene hasta el 01 de diciembre de 2021 para iniciar a emitir nómina electrónica, sin embargo, Juan se habilita en la DIAN en Agosto, por lo que deberá iniciar a emitir Nómina electrónica en septiembre y no en diciembre. 

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