Importa tus facturas de venta emitidas en otro sistema desde un archivo XML - Alegra Colombia

En Alegra puedes crear tus facturas de venta emitidas desde otro proveedor tecnológico importando el archivo XML de una forma fácil y rápida.

Por ejemplo: "La empresa ejemplar emitió una factura con otro proveedor tecnológico, ahora utiliza Alegra para realizar sus facturas y necesita aplicar una nota crédito a una factura emitida con su anterior sistema".

Con Alegra puedes importar las facturas emitidas desde otro sistema a tu cuenta, para realizar ajustes, aplicar notas crédito y visualizar esta información en tus reportes.

Sigue estos pasos para importar tus facturas desde un archivo XML:

1. Haz clic en el menú "Ingresos".

2. Selecciona la opción "Facturas de venta".

3. En el botón "Mas acciones", selecciona la opción "Nueva factura desde XML".

4. Haz clic en el botón "Elegir" para abrir el buscador.

5. Selecciona el documento XML y haz clic en el botón "Continuar"

6. Completa el formulario de la factura de venta con la información extraída del archivo XML. En la parte superior podrás encontrar estos datos.

7. Haz clic en en el botón "Guardar" para crear la factura.

Así:Crear Factura desde XML

Formulario Nueva factura

  • Tipo de factura: en este campo puedes elegir si la factura que deseas realizar es una factura nacional o es una factura de exportación.
  • Moneda: si tienes activada la opción "Multimoneda" podrás elegir la moneda en que se realizó la operación.
  • Tipo de operación: elige si deseas crear una factura AIU o una factura estándar.
  • Bodega: elige la bodega de la cual quieres restar del inventario los productos que serán asociados a la factura.
  • Vendedor: asocia el vendedor a la factura de venta. 
  • Lista de precios: define precios especiales para tus clientes. 
  • Orden de compra: en este campo el usuario podrá asociar el número de orden que le envía su cliente
  • Condición de entrega: esta opción solo estará disponible cuando se seleccione "Factura de exportación" en la opción "Tipo de factura". Elige la forma en la que se entregarán los productos facturados.
  • Cliente: es la persona o empresa a quien va dirigida la factura.
  • Fecha: es la fecha en que se crea la factura de venta. 
  • Forma de pago:  se refiera a que si el pago de la factura se hará en un solo abono o se pagará por partes.
  • Medio de pago: forma en la que será pagada la factura. Ejemplo: cheque, efectivo, etc. Conoce todos los medios de pago de la lista y su descripción aquí.
  • Plazo: en caso de que la forma de pago sea a crédito debes elegir el plazo de vencimiento de la factura: 8 días, 15 días, 30 días y 60 días o colocar el vencimiento de la factura de forma manual, también puedes crear nuevos tiempos de vencimiento para tus facturas.
  • Vencimiento: de acuerdo al plazo elegido, verás la fecha de vencimiento contada a partir del día en que se crea la factura. Si eliges "vencimiento manual" debes seleccionar la fecha de vencimiento que desees. 
  • Notas: agrega notas que serán visibles en el PDF de la factura y en la impresión. 
  • Agrega los ítems: que quieres facturar, precio de venta, impuesto, cantidad, añade descuentos  y una breve descripción a cada ítem si lo deseas.
  • Comentarios: agrega notas internas que no son visibles en la impresión del documento.

Importante: Alegra extraerá los datos del XML y los cargará de forma automática en la factura de venta. En el caso que no tengas creado el contacto el sistema te mostrará la opción para guardarlo.

XML

Importante: Los datos de la nueva factura deben coincidir con los de la factura de venta original, para evitar errores al momento de la importación.

Una vez creada la factura podrás realizar ajustes, aplicar notas crédito y visualizar su información en los reportes. Si deseas conocer más sobre como crear facturas de venta en Alegra, te recomendamos consultar este artículo.

Consulta el procedimiento para emitir notas de crédito a tus facturas electrónicas aquí.

¿Aún no tienes cuenta en Alegra?

regístrate

Si desea conocer más sobre cómo utilizar Alegra en tu negocio, te invitamos a registrarte en  Alegra Academy , donde aprenderás a usar cada una de las herramientas y podrás certificarte en el manejo de Alegra.

Conoce nuestras próximas actualizaciones visitando nuestra  tabla de funcionalidades , allí podrás conocer las nuevas herramientas que incluiremos en cada una de las versiones de Alegra.

Recuerda escribirnos si tienes inquietudes sobre este y otros procesos en Alegra. Nuestro  equipo de soporte  está listo para ayudarte.