Importa tus productos y servicios a Alegra Contabilidad

Alegra Contabilidad te permite crear productos inventariables y así llevar el control de las cantidades disponibles, estas se incrementan mediante facturas de compra y disminuyen con facturas de venta. Además puedes crear productos no inventariables si facturas por otros conceptos, por ejemplo servicios.

Tienes la alternativa de crear los productos en el sistema uno a uno o importarlos masivamente desde un archivo de Excel de forma rápida.

Ejemplo: "La empresa Ejemplar desea crear 250 productos inventariables y 25 servicios en Alegra Contabilidad". La mejor manera de hacerlo es importando masivamente desde un archivo de Excel crear sus productos inventariables y haciendo una segunda importación puede crear los productos no inventariables como servicios para usarlos en las facturas que emitirá.

Sigue estos pasos para importar tu inventario o listado de servicios:

1. Haz clic en el menú "Inventario".

2. Selecciona la opción "Gestión de items"

3. En el recuadro "Importar nuevos" haz clic en la opción "Importar".

4. Descarga y completa la plantilla con la información de tus productos o servicios. 

5. Cuando hayas diligenciado la plantilla con la información solicitada guarda la plantilla como Libro de Excel (.xlsx).

6. En Alegra Contabilidad haz clic en "Seleccionar archivo".

7. Elige la plantilla que guardaste y haz clic en "Importar".

8. Selecciona la condición de los productos. "Inventariables" para llevar el control de las unidades disponibles y "No inventariables" para servicios.

9. Ahora selecciona el desplegable del encabezado para asociar el tipo de dato correspondiente a cada columna del archivo, por ejemplo: Nombre: nombre de tus productos.

10. Por último haz clic en el botón "Importar".

Así:Importación items de venta COL

Descarga aquí la plantilla de importación general.
Descarga aquí la plantilla de importación solo para México.


Importante:

  • La fila del archivo que corresponde a los títulos de las columnas no se importará. 
  • Recuerda guardar tu hoja de cálculo como Libro de Excel (.xlsx).

Formulario de Importación

En el formulario pre-carga todos los datos de tu hoja de Excel, debes seleccionar en cada encabezado los títulos que corresponden a cada columna de tu inventario, recuerda que la primera fila del archivo corresponde a los títulos y no será tenida en cuenta en la importación. Si deseas, puedes omitir la importación de las columnas que no necesitas.

Ejemplo:

Para que el proceso de importación se realice correctamente debes completar la información de las columnas que son requeridas, algunas columnas son opcionales:

Información del formulario

  • Nombre (Requerido): ingresa un nombre que identifique tu producto o servicio.
  • Referencia (Opcional): ingresa un código diferente que identifique a cada producto, puede ser numérico o alfanumérico.
  • Clave de producto (Opcional y solo disponible para México*): Esta es la clave que identifica tu producto según la versión 3.3 para emitir CFDI con la nueva normativa mexicana. Si no conoces el código de tus productos, puedes consultarlo haciendo clic aquí.
  • Descripción (Opcional): en este campo puedes agregar las características de tu producto, por ejemplo medidas, talla, color, etc.
  • Nombre impuesto (Opcional): ingresa el nombre del impuesto asociado a tu producto tal como aparece creado en el menú Configuración > Impuestospor ejemplo "IVA".
    Consulta este artículo para saber cómo crear nuevos impuestos.
  • Porcentaje impuesto (Opcional): ingresa el porcentaje que equivale al nombre del impuesto ingresado. Por ejemplo para el impuesto IVA=19% ingresa "19".
     Si no indicas un nombre o porcentaje de impuesto, el producto queda creado con impuesto "Ninguno".
  • Cuenta contable (Opcional): agrega el nombre de la cuenta de ingreso a la que vas a asociar tus productos, si dejas este espacio vacío, por defecto se asociarán a la cuenta de "Ventas". 
  • Categoría: clasifica tus productos en varias categorías. Ver más.
  • Precio General (Requerido): ingresa el precio de venta al público en general. En Alegra puedes manejar distintas listas de precios, haz clic aquí para conocer más.
  • Costo unitario (Requerido para inventariables): ingresa el costo promedio (de adquisición) de los productos de venta iniciales que vas a crear.
  • Cantidad inicial en bodega Principal (Requerido para inventariables): ingresa las unidades disponibles en la bodega principal. Alegra te permite crear distintas bodegas para distribuir tu inventario, haz clic aquí para saber cómo.
    Si tienes bodegas/almacenes creados previamente puedes indicar las unidades en cada una, solo agrega una columna por cada almacén e ingresa la cantidad del producto en ella, si la celda está vacía, el producto no será creado en la bodega y si ingresas valor de cero "0" el producto quedará con 0 unidades en esa bodega.
  • Cantidad mínima (Opcional): elige la cantidad mínima de tu inventario para tener un control preventivo de tus productos y evitar que te quedes sin stock. Al facturar y llegar a la cantidad mínima de un producto te avisaremos mediante una notificación.
  • Cantidad máxima (Opcional): elige la cantidad máxima de tu inventario evitando así acumulaciones excesivas de stock.
  • Código de barras: ingresa el código de barras para el producto, recuerda que debes tener esta funcionalidad activada previamente, haz clic aquí para conocer más.

Si tienes listas de precios creadas previamente...

Agrega una nueva columna en tu archivo de Excel por cada lista de precios a importar. Ver más.

Lista de precios tipo porcentaje:

Para asociar tus productos a una lista de precios de tipo porcentaje, basta con ingresar cualquier carácter, por ejemplo una "X", en la celda correspondiente a la lista.

Lista de precios tipo valor:

Para asociar tus productos a una lista de precios de tipo valor, debes ingresar en la celda correspondiente el precio del producto para la lista.

En ambos casos, si existe alguna celda vacía, el producto no quedará asociado a la lista de precios.

Ejemplo:

Comienza a importar tu inventario haciendo clic aquí.

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