Crea o importa tus productos y servicios en Alegra Contabilidad - Costa Rica

Alegra te permite crear productos inventariables y así llevar el control de las cantidades disponibles, estas se incrementan mediante facturas de compra y disminuyen con facturas de venta. Además puedes crear productos no inventariables si facturas por otros conceptos, como servicios.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea crear 250 productos inventariables y 25 servicios en Alegra para usarlos en las facturas que emitirá". La mejor manera de hacerlo es realizando una importación masiva que le permite desde un archivo de Excel crear sus productos inventariables y haciendo una segunda importación puede crear los productos no inventariables como servicios. 

En Alegra puedes llevar tu inventario, establecer las cantidades mínimas y máximas de stock. Así tendrás un mayor control de tu inventario y ahorras tiempo administrando tu negocio. 

Para crear tus productos de venta o servicios en Alegra tienes dos alternativas: 

1. Crear los productos en el sistema uno a uno.
2. Importa masivamente desde un archivo de Excel de forma rápida. 

1. Crear los productos en el sistema uno a uno

Sigue estos pasos para crear tus productos de venta o servicios.

1. Haz clic en el menú "Inventario".

2. Elige la opción "Ítems de venta".

3. Haz clic en el botón "Nuevo ítem de venta"

4. Completa el formulario con la información solicitada. Podrás ver su explicación más adelante.

5.  Haz clic en la opción "Guardar" para conservar los cambios.

Así:Items de venta CRI Final

Formulario para creación de productos

  • Nombre (Requerido): ingresa un nombre que identifique tu producto o servicio.
  • Referencia (Opcional): ingresa un código diferente que identifique a cada producto, puede ser numérico o alfanumérico.
  • Categoría (Opcional): clasifica tus productos asociándolos en una categoría diferente. Ver más.
  • Tipo de referencia: este campo solo es requerido si ingresas una referencia.
  • Unidad de medida (Opcional): ingresa la unidad de tus productos. Ejemplo: Kilos, litros, unidad.
  • Tipo de Ítem: elige entre la opción de ítem "Simple" para especificar que el ítem es solo una unidad del producto o "Combo" para especificar que el ítem está compuesto por varios artículos de tu inventario. Un combo se crea como un producto no inventariable y cuando se vende disminuyen las cantidades indicadas de los productos inventariables que componen el combo. Ver mas.
  • Partida arancelaria (Opcional): este campo es de uso exclusivo para exportadores en la venta de mercancía.
  • Código de producto o servicio (Requerido): Agrega el código de producto o servicios (Cabys) a tus productos facturables. Consulta este artículo para saber como agregar y buscar el código Cabys a tus productos.
  • Descripción (Opcional): en este campo puedes agregar las características de tu producto, por ejemplo medidas, talla, color, entre otros.
  • Adjuntar imagen: agrega una imagen que identifique tu producto o servicio, haz clic aquí para conocer más.
  • Precio sin impuesto (Requerido): ingresa el precio de venta al público en general. En Alegra puedes manejar distintas listas de precios, haz clic aquí para conocer más.
  • Impuesto (Requerido): ingresa el nombre del impuesto asociado a tu producto tal como aparece creado en el menú Configuración > Impuestospor ejemplo "IVA". Consulta este artículo para saber cómo crear nuevos impuestos.

Importante: si tus productos son inventariables activa la casilla "Ítem inventariable" y completa la siguiente información.

  • Bodega: elige la bodega o el almacén en el que quieres registrar este producto. Ver más.
  • Cantidad inicial: ingresa las unidades disponibles del producto antes de registrar facturas de compra y venta. Recuerda que si no tienes unidades disponibles de tu producto, debes ingresar el valor de cero "0".
  • Cantidad mínima: elige la cantidad mínima de tu inventario para tener un control preventivo de tus productos y evitar que te quedes sin stock. Al facturar y llegar a la cantidad mínima de un producto te avisaremos mediante una notificación.
  • Cantidad máxima: elige la cantidad máxima de tu inventario evitando así acumulaciones excesivas de stock.
  • Costo inicial (Requerido): ingresa el costo promedio (de adquisición) de los productos de venta iniciales que vas a crear.
  • Cuenta contable (Opcional): agrega el nombre de la cuenta de ingreso a la que vas a asociar tus productos, si dejas este espacio vacío, por defecto se asociarán a la cuenta de "Ventas, Inventario y Compras inventariables". 
  • Código de barras: ingresa el código de barras para el producto, recuerda que debes tener esta funcionalidad activada previamente, haz clic aquí para conocer más.

    2. Importa masivamente desde un archivo de Excel de forma rápida

    Sigue estos pasos para importar tu inventario o listado de servicios:

    1. Haz clic en el menú "Inventarios" y selecciona la opción "Gestión de items

    2. En el recuadro "Importar nuevos" haz clic en la opción "Importar"

    3. Descarga y completa la plantilla con la información de tus productos o servicios. Puedes descargar la plantilla y ver la explicación de los campos del formulario mas adelante en este artículo. 

    4. Cuando hayas llenado la plantilla con la información solicitada, guarda la plantilla como Libro de Excel (.xlsx).

    5. En Alegra Contabilidad haz clic en "Seleccionar archivo", elige la plantilla que guardaste y haz clic en "Importar"

    6. Selecciona la condición de los productos. "Inventariables" para llevar el control de las unidades disponibles y "No inventariables" para servicios. 

    7. Ahora selecciona el desplegable del encabezado para asociar el tipo de dato correspondiente a cada columna del archivo, por ejemplo: Nombre=nombre de tus productos. 

    8. Por ultimo haz clic en el botón "Importar".

     Así:
    Importar productos CRI
    Formulario de Importación

    En este formulario Alegra pre-carga todos los datos de tu hoja de Excel, debes seleccionar en cada encabezado los títulos que corresponden a cada columna de tu inventario, recuerda que la primera fila del archivo corresponde a los títulos y no será tenida en cuenta en la importación. Si deseas, puedes omitir la importación de las columnas que no necesitas.

    Ejemplo:

    Importante:

    • La fila del archivo que corresponde a los títulos de las columnas no se importará. 
    • Recuerda guardar tu hoja de cálculo como Libro de Excel (.xlsx).
    • Escribir el tipo de referencia en la columna "Tipo de referencia
      • Código del producto del vendedor.
      • Código del producto del comprador.
      • Código del producto asignado por la industria.
      • Código uso interno.
      • Otros.

    Comienza a importar tu inventario haciendo clic aquí.

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