Importa tus Productos y Servicios a Alegra - Costa Rica

Alegra te permite crear productos inventariables y así llevar el control de las cantidades disponibles, estas se incrementan mediante facturas de compra y disminuyen con facturas de venta. Además puedes crear productos no inventariables si facturas por otros conceptos, por ejemplo servicios.

Tienes la alternativa de crear los productos en el sistema uno a uno o importarlos masivamente desde un archivo de Excel de forma rápida.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea crear 250 productos inventariables y 25 servicios en Alegra para usarlos en las facturas que emitirá". La mejor manera de hacerlo es realizando una importación masiva que le permite desde un archivo de Excel crear sus productos inventariables y haciendo una segunda importación puede crear los productos no inventariables como servicios. 

 

Sigue estos pasos para importar tu inventario o listado de servicios:

1. Haz clic en el menú "Inventarios" y selecciona la opción "Gestión de items

2. En el recuadro "Importar nuevos" haz clic en la opción "Importar"

3. Descarga y completa la plantilla con la información de tus productos o servicios. Puedes descargar la plantilla y ver la explicación de los campos del formulario mas adelante en este artículo. 

4. Cuando hayas llenado la plantilla con la información solicitada, guarda la plantilla como Libro de Excel (.xlsx).

5. En Alegra haz clic en "Seleccionar archivo", elige la plantilla que guardaste y haz clic en "Importar"

6. Selecciona la condición de los productos. "Inventariables" para llevar el control de las unidades disponibles y "No inventariables" para servicios. 

7. Ahora selecciona el desplegable del encabezado para asociar el tipo de dato correspondiente a cada columna del archivo, por ejemplo: Nombre=nombre de tus productos. 

8. Por ultimo haz clic en el botón "Importar".

 

Así:

Importar productos CRI


Importante:

  • La fila del archivo que corresponde a los títulos de las columnas no se importará. 
  • Recuerda guardar tu hoja de cálculo como Libro de Excel (.xlsx).
  • Escribir el tipo de referencia en la columna "Tipo de referencia
    • Código del producto del vendedor.
    • Código del producto del comprador.
    • Código del producto asignado por la industria.
    • Código uso interno.
    • Otros.

Formulario de Importación

En este formulario Alegra pre-carga todos los datos de tu hoja de Excel, debes seleccionar en cada encabezado los títulos que corresponden a cada columna de tu inventario, recuerda que la primera fila del archivo corresponde a los títulos y no será tenida en cuenta en la importación. Si deseas, puedes omitir la importación de las columnas que no necesitas.

Ejemplo:

Para que el proceso de importación se realice correctamente debes completar la información de las columnas que son requeridas, algunas columnas son opcionales:

  • Nombre (Requerido): ingresa un nombre que identifique tu producto o servicio.
  • Descripción (Opcional): en este campo puedes agregar las características de tu producto, por ejemplo medidas, talla, color, entre otros.
  • Categoría (Opcional): clasifica tus productos asociándolos en una categoría diferente. Ver más.
  • Tipo de referencia: este campo solo es requerido si ingresas una referencia.
  • Referencia (Opcional): ingresa un código diferente que identifique a cada producto, puede ser numérico o alfanumérico.
  • Nombre impuesto (Opcional): ingresa el nombre del impuesto asociado a tu producto tal como aparece creado en el menú Configuración > Impuestospor ejemplo "IVA". Consulta este artículo para saber cómo crear nuevos impuestos.
  • Porcentaje impuesto (Opcional): ingresa el porcentaje que equivale al nombre del impuesto ingresado. Por ejemplo para el impuesto IVA=13% ingresa "13". Si no indicas un nombre o porcentaje de impuesto, el producto queda creado con impuesto "Ninguno".
  • Cuenta contable (Opcional): agrega el nombre de la cuenta de ingreso a la que vas a asociar tus productos, si dejas este espacio vacío, por defecto se asociarán a la cuenta de "Ventas". 
  • Unidad de medida (Opcional): ingresa la unidad de tus productos. Ejemplo: Kilos, litros, unidad.
  • Partida arancelaria (Opcional): este campo es de uso exclusivo para exportadores en la venta de mercancía.
  • Código de producto o servicio (Requerido): Agrega el código de producto o servicios (Cabys) a tus productos facturables. Consulta este artículo para saber como agregar y buscar el código Cabys a tus productos. 
  • Costo unitario (Requerido para inventariables): ingresa el costo promedio (de adquisición) de los productos de venta iniciales que vas a crear.
  • Cantidad inicial en bodega Principal (Requerido para inventariables): ingresa las unidades disponibles en la bodega principal. Alegra te permite crear distintas bodegas para distribuir tu inventario, haz clic aquí para saber cómo.Si tienes bodegas/almacenes creados previamente puedes indicar las unidades en cada una, solo agrega una columna por cada almacén e ingresa la cantidad del producto en ella, si la celda está vacía, el producto no será creado en la bodega y si ingresas valor de cero "0" el producto quedará con 0 unidades en esa bodega.
  • Código de barras: ingresa el código de barras para el producto, recuerda que debes tener esta funcionalidad activada previamente, haz clic aquí para conocer más.

Comienza a importar tu inventario haciendo clic aquí.

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