Importación Masiva de Contactos en Alegra México.

Alegra te permite crear los contactos son los beneficiarios o terceros a los que se asocian las transacciones que realizas como facturas de venta, facturas de compra, gastos, pagos recibidos, cotizaciones, remisiones, órdenes de compra, notas débito y notas de crédito.

Tienes la alternativa de crear los contactos en el sistema uno a uno o importarlos masivamente desde un archivo de Excel de forma rápida.

Por ejemplo: "La empresa ejemplar desea crear 80 clientes y 100 proveedores en Alegra para asociarlos a las transacciones. La mejor manera es realizando una importación masiva desde un archivo de Excel para agregar a sus clientes y una segunda importación para registrar por separado sus proveedores". 

Al importar tus clientes y proveedores en tu cuenta de Alegra podrás identificar fácilmente los documentos que tiene asociados y los saldos por cobrar, pagar, entre otros.

Pasos para importar tus contactos de forma masiva

Si tienes una base de datos de contactos (clientes y proveedores) previamente creada o si quieres crear tus contactos en Alegra masivamente, puedes importarlos muy rápido usando un archivo de Excel en formato xlsx o xls

Sigue estos pasos para crear el archivo de Excel:

Sigue estos pasos para completar tu archivo de contactos:

1. Crea una hoja de cálculo en Excel o Descargar la plantilla de Excel.

2. En la hoja de cálculo crea una tabla con las columnas de la información requerida y una fila por cada contacto que desees importar. Mas adelante puedes ver cuál es la información requerida.

3.   Ingresa en la tabla la información de tus contactos.

4. Guarda el archivo como "Libro de Excel".

Estos son los títulos para cada columna:

  • RFC (Opcional).
  • Razón social (Requerido).
  • Email (Opcional).
  • Teléfono 1 (Opcional).
  • Teléfono 2 (Opcional).
  • Fax (Opcional).
  • Celular (Opcional).
  • Comentarios (Opcional).
  • Calle (Opcional).
  • Exterior (Opcional).
  • Interior (Opcional).
  • Colonia (Opcional).
  • Localidad (Opcional).
  • Municipio / Delegación (Opcional).
  • Estado (Opcional).
  • País (Opcional).
  • Código postal (Opcional).

Observa:

Contactos excel

Ten en cuenta que:

  1. La primera fila del listado no se tiene en cuenta en la importación, esta corresponde a los títulos de cada columna.
  2. Puedes importar hasta 100 registros por cada archivo.
  3. Debes crear un archivo de Excel para cada grupo de contactos:

Uno para tus clientes, uno para tus proveedores y uno para cada lista de precios previamente creada en el sistema. Si lo haces con un único archivo, tus contactos serán creados de manera general.

Aprende cómo crear listas de precios en Alegra haciendo clic aquí.

Sigue estos pasos para importar tus contactos desde el archivo de Excel previamente creado:

1. Haz clic en el menú "Contactos".

2. Selecciona la opción "Clientes" o "Proveedores", según sea el caso.

3. Haz clic en "Importar desde Excel".

4. Haz clic en "Seleccionar Archivo" para abrir el buscador.

5. Selecciona el documento de Excel que contiene tus contactos y haz clic en "Importar".

6. Identifica cada columna con el nombre de la información correspondiente.

7. Haz clic en "Importar" para finalizar el proceso.

Observa:

Importar contactos MEX 2

En el paso número seis Alegra pre-carga todos los campos de tu hoja de Excel, ordenado por columnas, según como estén en tu archivo. Debes seleccionar los títulos que corresponden a cada columna.

Importante

  • Puedes decidir no importar una columna. Para hacer esto, seleccionas "No Importar" en el título y estos datos serán ignorados por Alegra.
  • Recuerda asociar a tus contactos importados a la lista de preciosesta lista de precios se asociará a todos los contactos creados en con el mismo archivo.
lista de precios
  • Identifica tus contactos como Clientes o Proveedores.
cliente-proveedor

Es importante que una vez seleccionados los nombres para cada columna hagas clic en el botón "Previsualizar resultado" para verificar si todos los contactos incluidos en el archivo se crearán correctamente.

  • Realiza el proceso de importación sólo una vez, si lo haces dos veces tus contactos quedarán duplicados y deberás eliminar los repetidos uno a uno.
  • Revisa que el contenido de cada columna tenga el formato correspondiente, ejemplo: que el teléfono sea un número y no texto.
  • Si al momento de previsualizar la información encuentras que hay error en alguno de los contactos, puedes solucionarlo copiando el formato de una de las filas de tu archivo de Excel que no presenta error y pegándolo en la fila que tiene conflicto, cancela el proceso y vuelve a realizar la importación.

Haz clic aquí para conocer más sobre cómo crear tus contactos.

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