Los asientos contables son documentos que te permiten mover saldos entre cuentas contables de manera manual, asociar cada cuenta a un contacto diferente y además registrar en el sistema los saldos iniciales de las cuentas del balance.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar desea registrar la depreciación anual de su maquinaria y equipo, para lo cual desea importar un asiento contable ingresando las respectivas cuentas del activo y gasto registrando los valores correspondientes”.
En Alegra puedes importar mediante un Excel tus asientos contables para ganar tiempo administrando tu negocio y tener la información organizada.
¿Cómo importar tus asientos contables desde un archivo Excel?
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Contabilidad” y selecciona la opción “Asiento contable”.
2. Haz clic en el botón “Más acciones” y selecciona “Importar asientos”.
3. Allí, haz clic en “Descargar plantilla” para que se descargue el archivo en tu computadora. Luego completa la plantilla con la información de tus asientos contables.
📍 Nota: junto a la opción de “Descargar plantilla” también vas a visualizar la opción de “Recomendaciones”, allí vas a encontrar las recomendaciones que debes seguir para que al momento de importar tus asientos contables no se genere ningún tipo de error, y la importación sea efectiva.
4. Al terminar de agregar la información en el archivo y de guardarlo, haz clic en la opción “Carga el archivo con tus asientos contables”, seleccionas el asiento contable guardado y haz clic en Abrir.
5. Verifica la información de los asientos a importar, luego haz clic en la opción “Siguiente asiento” en caso de importar más de uno.
6. Finalmente, haz clic en “Guardar” y luego en la ventana emergente “Aceptar”.
Observa:
💡 ¿Necesitas pausar o retroceder el video? Haz clic aquí para hacerlo.
📌 Descarga aquí la plantilla de importación general.
📍 Ten en cuenta que el ejemplo del anterior video, se estuvo realizando a través de Microsoft OneDrive. Sin embargo, también puedes agregar la correspondiente información mediante Google Sheets y en Excel.
📢 Importante:
- En el archivo descargado vas a visualizar dos hojas, la primera se denomina “Recomendaciones” y son consejos que debes aplicar al momento de agregar la información de tus asientos. La segunda hoja denominada “Plantilla” es donde debes cargar la información de tus asientos contables.
- Puedes agregar información para importar uno o más asientos contables. Para ello puedes enumerar cada fila de la plantilla relacionada con un asiento contable usando el mismo número. Por ejemplo: El asiento No. 1 se identifica porque todas sus filas están marcadas con el número “1” o puedes solo enumerar la primera fila correspondiente al asiento contable.
Observa: - Puedes importar un tamaño máximo de hasta 450 kB por cada asiento contable de Excel. Adicional solo puedes importar hasta 2.000 filas en un asiento contable, si excedes ese número te saldrá la siguiente notificación.
Observa:
- Si al momento de ingresar información de los asientos contables agregas Contactos, Tipo de asiento contable, Numeraciones, Cuentas contables o Centros de Costos que no estén creadas en Alegra, al momento de cargar tu asiento contable de Excel podrás crearlos.
Observa: - Las columnas “Débito” y “Crédito” de tu asiento contable debe tener sumas iguales, de no ser así al momento de importar te mostrará una ventana emergente con la información de la diferencia.
Observa: - Se recomienda no agregar cuentas contables de comportamiento automático, esto porque en el asiento contable no se ven reflejados esos movimientos en algunos reportes. Al seleccionar una cuenta contable automática podrás ver la siguiente notificación.
Observa:🔎 Descubre cuáles son y cómo funcionan las cuentas automáticas dentro del catálogo de cuentas.
- Al momento de importar el asiento contable se mostrará un estado, cuando se deba corregir información se visualizará “Por corregir”, cuando esté corregida el estado será “Corregido” y finalmente si la información es correcta el estado es “Importado correctamente”.
Observa:📌 Nota: no podrás guardar los asientos contables importados hasta que hayas revisado todos los errores que se muestran en pantalla.
- Puedes visualizar los diferentes asientos contables importados de forma más rápida desde la opción “Asiento contable”.
Observa:
🔎 Conoce cómo realizar asientos contables y gana tiempo gestionando tus cuentas.
🔎 Aprende sobre el proceso para crear tipos de asientos contables y sus numeraciones.
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