Las entradas de diario son documentos que te permiten mover saldos entre cuentas de manera manual, asociar cada cuenta contable a un contacto diferente y además, registrar en el sistema los saldos iniciales de las cuentas del balance.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar desea registrar la depreciación anual de su maquinaria y equipo, para lo cual desea importar las entradas de diario ingresando las respectivas cuentas del activo y gasto registrando los valores correspondientes”.
En Alegra puedes importar mediante un documento de Excel tus entradas de diario para ganar tiempo administrando tu negocio y tener la información organizada.
¿Cómo importar tus entradas de diario desde un archivo Excel?
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Contabilidad” y selecciona la opción “Entrada de diario”.
2. Haz clic en el botón “Más acciones” y selecciona “Importar entradas de diario”.
3. Selecciona “Descargar plantilla” para que se descargue el archivo en tu computadora. Luego completa la plantilla con la información de tus comprobantes contables.
📍 Nota: Además de la opción de "Descargar plantilla", encontrarás las "Recomendaciones" que te guiarán para realizar una importación sin errores y garantizar la efectividad del proceso.
4. Al terminar de agregar la información en el archivo y de guardarlo, haz clic en la opción “Carga el archivo con tus entradas de diario”, seleccionas tu entrada de diario guardado y haz clic en "Abrir".
5. Verifica la información de tus entradas a importar, luego haz clic en la opción “Siguiente entrada” en caso de que sea más de uno.
6. Finalmente, haz clic en “Guardar” y luego en la ventana emergente “Aceptar”.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
📌 Descarga aquí la plantilla de importación general.
📍 Ten en cuenta que el ejemplo anterior se realizó desde Microsoft OneDrive. Sin embargo, también puedes usar otros programas como Google Sheets o Excel.
📢 Importante:
- En el archivo descargado vas a visualizar dos hojas, la primera se denomina “Recomendaciones” y son consejos que debes aplicar al momento de agregar la información de tus entradas. La segunda hoja denominada “Plantilla” es donde debes cargar la información de tus comprobantes.
- Puedes agregar información para importar una o más entradas de diario. Para ello puedes enumerar cada fila de la plantilla relacionada con una entrada de diario usando el mismo número. Por ejemplo: La entrada No. 1 se identifica porque todas sus filas están marcadas con el número “1” o puedes solo enumerar la primera fila correspondiente al comprobante contable.
Observa: - Puedes importar un tamaño máximo de hasta 450 kB por cada entrada de diario de Excel. Adicional, solo puedes importar hasta 2.000 filas en una sola entrada de diario, si excedes ese número te saldrá la siguiente notificación.
Observa:
- Si al momento de ingresar información en las entradas de diario agregas Contactos, Tipo de entrada de diario, Numeraciones, Cuentas contables o Centros de Costos que no estén creadas en Alegra, al momento de cargar tu entrada de diario de Excel podrás crearlos.
Observa: - Las columnas “Débito” y “Crédito” de tu entrada de diario deben tener sumas iguales, de no ser así al momento de importar te mostrará una ventana emergente con la información de la diferencia.
Observa: - Es aconsejable evitar incluir cuentas contables con comportamiento automático en las entradas de diario, ya que estos registros se reflejarán en los reportes contables, pero no en los reportes administrativos.
Observa:
🔎 Descubre cuáles son y cómo funcionan las cuentas automáticas dentro del catálogo de cuentas. - Al momento de importar la entrada de diario se mostrará un estado, cuando se deba corregir información se visualizará “Por corregir”, cuando esté corregida el estado será “Corregido” y finalmente si la información es correcta el estado es “Importado correctamente”.
Observa:📌 Nota: no podrás guardar las entradas de diario importadas hasta que hayas revisado todos los errores que se muestran en pantalla.
- Puedes visualizar las diferentes entradas de diario importadas de forma más rápida desde la opción “Entrada de diario”.
Observa:
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- Crea tipos de entradas de diario y sus numeraciones.
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