En Alegra puedes importar tus facturas de venta y notas crédito emitidas desde otro sistema o proveedor tecnológico a través del archivo XML de forma fácil y rápida.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar ha migrado a Alegra para gestionar sus facturas y necesita importar una emitida previamente con otro proveedor tecnológico. Esta acción le permitirá mantener su información actualizada y centralizada en el nuevo sistema adquirido”.
Al importar tus facturas y notas crédito a Alegra, tendrás el control de tus documentos, podrás realizar ajustes, visualizar esta información en tus reportes y tener tu contabilidad centralizada.
👉 Índice:
1. Importa tus facturas de venta desde un archivo XML
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú “Ingresos” y selecciona la opción “Facturas de venta”.
2. En el botón de “Más Acciones” haz clic en “Nueva factura desde XML”.
3. Haz clic en el botón “Examinar” para importar el documento XML, luego haz clic en el botón “Adjuntar”.
4. Verifica y completa los datos de la factura con la información extraída del archivo XML. Observa los campos del formulario y su explicación.
5. Finalmente, selecciona la opción “Emitir”.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
📝 Formulario “Nueva factura electrónica”
- Tipo de documento: indica si estás importando una "Factura" o "Tiquete".
- Tipo de factura: en este campo puedes elegir si el documento es una “Factura de venta”, “Factura de exportación” o “Factura de sector salud”.
- Tipo de operación: elige si la factura es “Estándar” o por “Servicios AIU”.
- Otras opciones: selecciona el tipo de moneda, la bodega, lista de precios, vendedor, orden de compra, orden de entrega y/o centro de costos asociados con la transacción.
- Contacto: es la persona o empresa a quien va dirigida la factura. Si el XML incluye un contacto que aún no está registrado en tu cuenta de Alegra, podrás crearlo en ese instante.
- Fecha: es la fecha en que se emitió inicialmente la factura de venta.
- Forma de pago: indica si la factura fue pagada de contado o a crédito.
- Medio de pago: indica el modo en que se realizó el pago. Por ejemplo: efectivo, transferencia, consignación, entre otros.
- Ítem: selecciona los ítems facturados y otros datos como su referencia, precio, descuento, impuesto, descripción y cantidad.
- Notas: agrega notas que serán visibles en el PDF de la factura y en la impresión.
- Comentarios: agrega notas internas que no son visibles en la impresión del documento.
📢 Importante: para evitar errores al momento de la importación, la información de la factura electrónica debe coincidir con los datos contenidos en el XML. Recuerda que la información que registres en Alegra no reemplazará sus datos originales.
2. Importa tus notas crédito desde un archivo XML
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Ingresos” y selecciona la opción “Devoluciones en ventas”.
2. En el botón de “Más Acciones” haz clic en “Nueva nota crédito desde XML”.
3. Haz clic en el botón “Elegir” para importar el documento XML, luego haz clic en el botón “Ir a crearla”.
4. Verifica y completa los datos de la nota crédito con la información extraída del archivo XML. Observa los campos del formulario y su explicación.
5. Finalmente, selecciona la opción “Guardar”.
Observa:
📝 Formulario “Nueva nota crédito”
- Numeración: selecciona la numeración con la que deseas importar la nota crédito.
- Contacto: es la persona o empresa a quien va dirigida la nota crédito. Si el XML incluye un contacto que aún no está registrado en tu cuenta de Alegra, podrás crearlo en ese instante.
- Razón: escribe el motivo por el cual se generó la nota crédito.
- Notas: notas adicionales que serán visibles en la impresión del documento.
- Tipo de operación: selecciona si la nota crédito que vas a importar estará o no asociada a una factura de venta.
- Tipo de nota crédito: elige la opción que corresponda con el motivo de la nota crédito.
- Fecha: fecha de emisión de la nota crédito.
- Moneda: si tienes activada la opción “Multimoneda” podrás elegir la moneda en que se realiza la operación.
- Bodega: selecciona la misma bodega correspondiente a la factura de venta.
- Centro de costos: selecciona el centro de costos correspondiente a la factura de venta.
🔎 Descubre cómo crear centros de costos. - Ítem: selecciona los productos que retornarán al inventario.
- Crédito a venta: selecciona la factura a la cual se aplicará el descuento y en el campo “Monto” indica el valor total de la nota crédito.
📌 Nota: este campo es obligatorio.
📢 Importante
- Al importar una nota crédito, es fundamental que contenga el nombre del cliente para su vinculación con la factura de venta. Asegúrate de que la factura de venta esté creada y emitida previamente en Alegra antes de importar la nota crédito correspondiente.
- Lo repetiremos de nuevo por acá, sin importar el "Tipo de operación", asegúrate de vincular una factura a tu nota crédito desde el campo de "Crédito a ventas", así evitarás posibles desajustes en tu contabilidad.
- Para evitar errores al momento de la importación, la información de la nota crédito debe coincidir con los datos contenidos en el XML. Recuerda que la información que registres en Alegra no reemplazará sus datos originales.
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