En Alegra puedes crear tus facturas de venta y notas crédito emitidas desde otro sistema proveedor tecnológico importando el archivo XML de una forma fácil y rápida.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar ha migrado a Alegra para gestionar sus facturas y necesita importar una emitida previamente con otro proveedor tecnológico. Esta acción le permitirá mantener su información actualizada y centralizada en el nuevo sistema adquirido”.
Con Alegra puedes importar las facturas emitidas desde otro sistema, para visualizar esta información en tus reportes y tener tu contabilidad más centralizada, adicionalmente también puedes importar notas crédito.
👉 Índice:
1. Importa tus facturas de venta desde un archivo XML
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú “Ingresos” y selecciona la opción “Facturas de venta”.
2. En el botón de “Más Acciones” haz clic en “Nueva factura desde XML”.
3. Haz clic en el botón “Elegir” para abrir el buscador, luego selecciona el documento XML y haz clic en el botón “Continuar”.
4. Completa el formulario de la factura con la información extraída del archivo XML. Observa los campos del formulario y su explicación.
5. Finalmente, selecciona la opción “Guardar”.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
Formulario “Nueva factura electrónica”
- Tipo de factura: en este campo puedes elegir si la factura que deseas realizar es “Factura de venta”, “Factura de exportación” o “Factura de sector salud”.
- Tipo de operación: elige si deseas crear una factura de “Estándar” y “Servicios AIU”.
- Moneda: podrás elegir la moneda en que se realizó la operación.
- Bodega: elige la bodega de la cual quieres restar del inventario los productos que serán asociados a la factura.
- Lista de precios: define precios especiales para tus clientes.
- Vendedor: asocia el vendedor a la factura de venta.
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- Centro de costos: selecciona el centro de costos correspondiente a la factura de venta que estás realizando.
🔎 Descubre cómo crear centros de costos.
- Contacto: es la persona o empresa a quien va dirigida la factura.
- Fecha del documento: es la fecha en que se crea la factura de venta.
- Forma de pago: se refiere a que si el pago de la factura se hará en un solo abono o se pagará por partes.
- Plazo de pago: en caso de que la forma de pago sea a crédito debes elegir el plazo de vencimiento de la factura: 8 días, 15 días, 30 días y 60 días o colocar el vencimiento de la factura de forma manual, también puedes crear nuevos tiempos de vencimiento para tus facturas.
- Vencimiento: de acuerdo al plazo elegido, verás la fecha de vencimiento contada a partir del día en que se crea la factura. Si eliges “vencimiento manual” debes seleccionar la fecha de vencimiento que desees.
- Agrega los ítems: que quieres facturar, precio de venta, impuesto, cantidad, añade descuentos y una breve descripción a cada ítem si lo deseas.
- Notas: agrega notas que serán visibles en el PDF de la factura y en la impresión.
- Comentarios: agrega notas internas que no son visibles en la impresión del documento.
2. Importa tus notas crédito desde un archivo XML
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Ingresos” y selecciona la opción “Nota crédito”.
2. En el botón de “Más Acciones” haz clic en “Nueva nota crédito desde XML”.
3. Haz clic en el botón “Elegir” para abrir el buscador, luego selecciona el documento XML y haz clic en el botón “Continuar”.
4. Completa el formulario de la nota crédito con la información extraída del archivo XML. Observa los campos del formulario y su explicación.
5. Finalmente, selecciona la opción “Guardar”.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
📢 Importante:
- Al importar una Nota crédito tipo 20 referente a una factura electrónica, es fundamental que contenga el nombre del tercero para su vinculación con la factura de venta. Asegúrate de que la factura de venta esté creada y emitida previamente en Alegra antes de importar la nota crédito correspondiente.
- Al importar una Nota crédito tipo 22, debes seleccionar en el campo “Tipo de operación” la opción “Sin referencia a factura electrónica” de esta forma podrás seguir con la importación de la nota crédito.
Formulario “Nueva nota crédito”
- Numeración: selecciona la numeración con la que deseas guardar la nueva nota crédito.
- Contacto: es la persona a quien le vas a generar la nota crédito, es un campo requerido.
- Razón: aquí debes escribir el motivo por el cual estás creando la nota crédito.
- Notas: notas adicionales que serán visibles en la impresión del documento.
- Tipo de operación: selecciona si la nota crédito que vas a crear estará o no asociada a una factura de venta.
- Tipo de nota crédito: elige una de las opciones en el desplegable para indicar el motivo por el que se genera la nota crédito.
- Fecha: fecha de emisión de la nota crédito.
- Moneda: si tienes activada la opción “Multimoneda” podrás elegir la moneda en que se realiza la operación.
- Bodega: selecciona la misma bodega correspondiente a la factura de venta.
- Centro de costos: selecciona el centro de costos correspondiente a la factura de venta.
🔎 Descubre cómo crear centros de costos.
- Ítem: selecciona los productos que retornarán al inventario.
- Crédito a venta: selecciona la factura a la cual se le aplicará el descuento y en el campo “Monto” indica el valor total de la nota crédito.
- Importante: se extraerá los datos del XML y se cargará de forma automática en la factura de venta o nota crédito. En el caso de que no tengas creado el contacto, el sistema te mostrará la opción para guardarlo.
📢 Recuerda: los datos de la nueva factura de venta o nueva nota crédito, deben coincidir con los originales para evitar errores al momento de la importación.
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