Las pólizas de ajuste contables son documentos que te permiten mover saldos entre cuentas contables de manera manual, asociar cada cuenta a un contacto diferente y además registrar en el sistema los saldos iniciales de las cuentas del balance.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar desea registrar la depreciación anual de su maquinaria y equipo, para lo cual desea importar una póliza contable ingresando las respectivas cuentas del activo y gasto registrando los valores correspondientes”.
En Alegra puedes importar mediante un Excel tus pólizas contables para ganar tiempo administrando tu negocio y tener la información organizada.
¿Cómo importar tus pólizas de ajustes contables desde un archivo Excel?
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Contabilidad” y selecciona la opción “Pólizas de ajustes contables”.
2. Haz clic en el botón “Más acciones” y selecciona “Importar pólizas contables”.
3. Allí, haz clic en “Descargar plantilla” para que se descargue el archivo en tu computadora. Luego completa la plantilla con la información de tus pólizas de ajustes contables.
📍 Nota: junto a la opción de “Descargar plantilla” también vas a visualizar la opción de “Recomendaciones” que debes seguir para que al momento de importar tus pólizas de ajustes no se genere ningún tipo de error, y la importación sea efectiva.
4. Al terminar de agregar la información en el archivo, haz clic en la opción “Carga el archivo con tus pólizas de ajuste contable”, selecciona el documento que guardaste previamente y haz clic en “Abrir”.
5. Verifica la información de las pólizas a importar, luego haz clic en la opción “Siguiente póliza” en caso de importar más de una.
6. Finalmente, haz clic en “Guardar” y luego en la ventana emergente “Aceptar”.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
📌 Descarga la plantilla de importación.
📍 El ejemplo del anterior video se realizó a través de Excel. Sin embargo, también puedes editar el archivo desde Google Sheets o en Microsoft OneDrive.
📢 Importante:
- En el archivo descargado vas a visualizar dos hojas, la primera se denomina “Recomendaciones” y son consejos que debes aplicar al momento de agregar la información de tus pólizas. La segunda hoja denominada “Plantilla” es donde debes cargar la información de tus pólizas de ajuste contables.
- Puedes agregar información para importar una o más pólizas contables. Para ello puedes enumerar cada fila de la plantilla relacionada con una póliza de ajuste contable usando el mismo número. Por ejemplo: el asiento No. 1 se identifica porque todas sus filas están marcadas con el número “1” o puedes solo enumerar la primera fila correspondiente a la póliza contable.
Observa: - Puedes importar un tamaño máximo de hasta 450 KB por cada póliza de ajuste contable de Excel. Adicional solo puedes importar hasta 2.000 filas en una póliza de ajuste, si excedes ese número te saldrá la siguiente notificación.
Observa:
- Si al momento de ingresar información de las pólizas de ajustes contables, agregas Contactos, Tipo de póliza contable, Numeraciones, Cuentas contables o Centros de Costos que no estén creadas en Alegra, al momento de cargar tu póliza de Excel podrás crearlos.
Observa: - Las columnas “Débito” (Cargo) y “Crédito” (Abono) de tu póliza de ajuste contable deben tener sumas iguales, de no ser así al momento de importar te mostrará una ventana emergente con la información de la diferencia.
Observa: - Se recomienda no agregar cuentas contables de comportamiento automático, esto porque en la póliza de ajuste contable no se ven reflejados esos movimientos en algunos reportes. Al seleccionar una cuenta contable automática podrás ver la siguiente notificación.
Observa:
🔎 Descubre cuáles son y cómo funcionan las cuentas automáticas dentro del catálogo de cuentas. - Al momento de importar la póliza contable se mostrará un estado, cuando se deba corregir información se visualizará “Por corregir”, cuando esté corregida el estado será “Corregido” y finalmente si la información es correcta el estado es “Importado correctamente”.
Observa:📍 Nota: no podrás guardar las pólizas de ajustes contables importados hasta que hayas revisado todos los errores que se muestran en pantalla.
- Puedes visualizar las diferentes pólizas contables importadas de forma más rápida desde la opción “Pólizas de ajuste contable”.
Observa:
🔎 Artículos relacionados:
- Conoce cómo realizar pólizas de ajustes contables y lleva tus cuentas al día.
- Aprende sobre el proceso para crear tipos de pólizas contables y sus numeraciones.
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