Alegra es un sistema contable y administrativo que permite crear facturas de venta de forma fácil y rápida. Una de las ventajas que ofrece nuestra aplicación es que ha ayudado a cientos de inmobiliarias a ganar tiempo creando sus comprobantes y a impulsar sus ganancias.
Con Alegra estos negocios también han tenido éxito gestionando sus finanzas, ya que nuestro sistema se adapta a sus actividades comerciales y posee herramientas que simplifican sus procesos contables.
A continuación te explicaremos como configurar tu cuenta para agilizar las ventas de tu negocio:
1. Crea tus servicios en el sistema
Al momento de crear una cuenta en Alegra tienes la opción de guardar tus servicios uno a uno o importarlos de forma masiva desde una hoja de cálculo (Excel), así podrás ahorrar tiempo al momento de crear tus facturas y tendrás la información de tu negocio organizada.
Sigue estos pasos para crear tus servicios uno a uno:
2. Elige la opción “Ítems de venta”.
3. Haz clic en el botón “Nuevo ítem de venta”.
4. Completa el formulario con la información solicitada.
5. Haz clic en el botón “Guardar”.
Así:
Cuando guardes tus servicios en el sistema, te sugerimos usar una estructura o formato para nombrarlos, así vas a tener tu información siempre ordenada y ahorrarás tiempo al momento de facturar.
A continuación te mostramos algunos ejemplos:
- Alquiler apartamento = alq_apart
- Costo de reparaciones = cost_repa
- Servicio de aseo = serv_aseo
- Asesoría sobre bienes raíces = ases_br
Si deseas conocer más sobre la creación y actualización de servicios en Alegra, puedes leer estos artículos:
- Crea productos y servicios para facturar en Alegra.
- Importa tus productos y servicios a Alegra.
- Ajustes de inventario.
- Actualiza masivamente tus productos en Alegra.
2. Registra tus clientes en el sistema
Una vez creados tus servicios, el siguiente paso es guardar tus clientes en el sistema, ya que esto te ayudará a ganar tiempo al momento de crear tus facturas.
En Alegra tienes la opción de registrar tus contactos uno a uno, crearlos desde el formulario de elaboración de facturas o importarlos de forma masiva desde una hoja de cálculo.
Mira este ejemplo de registro de contactos desde el formulario:
Si deseas conocer más sobre la creación de contactos en Alegra, puedes consultar estos artículos:
3. Crea facturas de arrendamiento
En Alegra puedes crear tus facturas en segundos desde el un navegador, tan solo recuerda incluir de forma correcta los datos correspondientes en la descripción de cada servicio y ajustar el precio si es necesario.
En este vídeo te lo explicamos:
4. Vende desde un smartphone o tablet
Para agilizar aún más la contabilidad de tu negocio, Alegra también cuenta con una aplicación móvil para sistemas iOS y Android, con la cual puedes realizar transacciones desde cualquier lugar y sincronizar las operaciones con tu cuenta de Alegra en tiempo real.
Descargala desde tu tienda de apps favorita:
5. Envia tus facturas por correo
Luego de elaborar tus facturas de venta tienes la opción de enviarselas a tus clientes por correo. Para usar esta función debes tener el correo electrónico del contacto para agregarlo al momento del envío.
Mira este ejemplo:
6. Envía un estado de cuenta a tus clientes
Con el reporte Estado de Cuenta por Cliente es posible conocer de forma rápida el estado de la cartera del cliente seleccionado y enviar un vínculo para que él consulte esta información, reporte el pago de sus facturas e incluso realice pagos directo desde el reporte.
Así:
7. Programa tus facturas recurrentes
Con la función de facturas recurrentes puedes programar un día y un periodo de repetición para crear de forma automatizada los comprobantes de tus clientes.
En este vídeo te lo mostramos:
Si deseas conocer más sobre como programar tus facturas recurrentes, te recomendamos leer este artículo.
8. Gestiona tus ingresos
Con Alegra puedes registrar tus ingresos de forma fácil y rápida para llevar un control de tus ganancias. Además a medida que los registras, el sistema ira alimentando las cuentas contables de forma automática.
1. Haz clic en la opción "Ingresos" ubicada en el menú principal.
2. Selecciona la opción "Pagos recibidos".
3. Haz clic en el botón "Nuevo ingreso".
4. Completa el formulario con la información solicitada, puedes ver su explicación más Adelante.
5. Elige el "Tipo de transacción" correspondiente al ingreso.
6. Haz en clic en el botón "Guardar" para conservar los cambios.
Así:
Si deseas conocer más sobre cómo llevar un control de tus ganancias en Alegra, te recomendamos leer este artículo.
9. Lleva un control de tus gastos
En Alegra puedes guardar todos tus egresos para respaldar las salidas de dinero de tu negocio, también puedes registrar gastos asociados a facturas de proveedor o a cuentas contables.
1. Haz clic en el menú “Gastos”.
2. Selecciona la opción “Pagos”.
3. Haz clic en el botón “Nuevo pago”.
4. Completa el formulario con la información correspondiente.
5. Elige el “Tipo de transacción” correspondiente al egreso.
6. Haz clic en el botón “Guardar”.
Así:
10. Conecta tus aplicaciones favoritas con tu cuenta de Alegra
Una de las ventajas que ofrece Alegra es que permite conectarse con cientos de aplicaciones usando Zapier, para programar tareas como la creación automática de facturas, contactos, pagos y cotizaciones.
A continuación te mostraremos algunas integraciones que puedes usar para incrementar la productividad de tu negocio:
Guarda tus comprobantes en Dropbox y gana tiempo gestionando tu contabilidad
Con esta integración podrás guardar de forma automática en Dropbox todas las facturas y cotizaciones creadas en Alegra, así podrás organizar mejor tus documentos contables y llevar un control de tus ventas.
Programa recordatorios en Google Calendar con la fecha de vencimiento de tus facturas
Integrando Google Calendar a tu cuenta de Alegra puedes programar fácilmente recordatorios con la fecha de vencimiento de tus facturas, pagos y cotizaciones. Tambien puedes organizar reuniones con tu equipo de trabajo o video llamadas con tus clientes para discutir tus contratos.
Incluye a tus clientes en el pipeline de Streak
Una forma de incrementar la productividad de tu negocio es integrando tu cuenta de Streak con Alegra, e incluir la información de tus contactos directamente a tu pipeline para gestionar sus contratos.
Con Streak también puedes gestionar directamente desde Gmail el alquiler de tus propiedades, cotizaciones, alianzas, al igual que posee varias herramientas de email marketing que simplifican tus campañas publicitarias.
Organiza en Trello los comprobantes de tu negocio
Usando nuestra integración de Alegra y Trello puedes programar la creación de tarjetas con la información de tus facturas, pagos y cotizaciones para llevar un mejor control de los documentos de tu negocio.
Con Trello también puedes ahorrar tiempo creando un calendario con las publicaciones de tus redes sociales, colaborar en diferentes proyectos, planificar tu estrategia de email marketing y elaborar flujogramas con las tareas de tu negocio.
Conoce todas las integraciones que puedes hacer con tu cuenta de Alegra visitando nuestro Marketplace.
Adicional a estas herramientas, Alegra también dispone de funciones con las cuales es posible administrar, controlar e impulsar el crecimiento de tu Inmobiliaria, tales como: la creación de remisiones, centros de costo, ordenes de compra, gestión de bancos y la creación de diversos reportes financieros.
Si deseas agilizar aún más la contabilidad de tu negocio, también puedes invitar a tu asesor contable a crear una cuenta en Alegra Contador, así podrá visualizar toda tu información contable en tiempo real, elaborar reportes y gestionar las finanzas de otros clientes registrados en Alegra.
|
¿Aún no tienes cuenta en Alegra?
|
Si deseas conocer más sobre cómo utilizar Alegra en tu negocio, te invitamos a registrarte en Alegra Academy, donde aprenderás a usar cada una de las herramientas y podrás certificarte en el manejo de Alegra.
Conoce nuestras próximas actualizaciones visitando nuestra tabla de funcionalidades, allí podrás conocer las nuevas herramientas que incluiremos en cada una de las versiones de Alegra.
Recuerda escribirnos si tienes inquietudes sobre este y otros procesos en Alegra. Nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte.
