Establecer correctamente los saldos iniciales es el primer paso para tener tu contabilidad al día en Alegra. Estos saldos representan la situación financiera de tu empresa al inicio de un período contable, y son fundamentales para llevar un registro preciso y generar reportes útiles desde el comienzo.
En Alegra puedes ingresar tus saldos iniciales de dos maneras:
- Manual, desde la plataforma, ideal si tienes pocos registros o deseas un control detallado.
- Importando desde Excel, útil si ya tienes la información consolidada y deseas ahorrar tiempo.
👉 Si prefieres hacer la importación masiva, consulta esta guía: Importa los saldos iniciales de tus cuentas contables.
En este artículo te mostraremos cómo ingresar los saldos manualmente.
👉 Índice
- Ingresa los saldos iniciales de tus cuentas.
1.1. Ingresa los saldos iniciales de tus cuentas por cobrar y por pagar.
1.2. Ingresa los saldos iniciales de inventario y bancos. - Consideraciones.
- Gestiona tus saldos iniciales.
1. Ingresa los saldos iniciales en tu cuenta
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de Contabilidad. Selecciona Catálogo de cuentas y luego Saldos iniciales.
2. Elige la fecha y numeración para el registro.
3. Ingresa los saldos de tus cuentas contables del estado de situación financiera y de resultados y, cuando sea necesario, asigna el respectivo contacto.
📍 Nota: los saldos iniciales de las cuentas de inventario y de bancos requieren un tratamiento especial, el cual se explicará en el punto 1.2.
4. Cuando se cumpla la ecuación patrimonial, es decir, que la suma de los activos sea igual a la suma de los pasivos más el capital contable, haz clic en Guardar.
📍 Nota: puedes seleccionar Posponer para guardar los cambios y completar el proceso en otro momento.
Observa:
📌 Nota: al posponer la creación de tus saldos iniciales, podrás retomar el proceso desde la sección del Catálogo de cuentas.
Observa:
1.1. Ingresa los saldos iniciales de tus cuentas por cobrar y por pagar
Puedes registrar nuevos documentos para las cuentas por cobrar y por pagar a las que hayas asignado usos o comportamientos automáticos. En la línea de registro, se expandirá una subsección denominada Referencia, en donde podrás ingresar el número de documento, así como las fechas de creación y de vencimiento.
Los documentos que registres harán parte de los reportes de cuentas por cobrar y por pagar, brindándote además, la facilidad de asociarles pagos a futuro.
Agrega tantos registros como sean necesarios haciendo clic en Duplicar la fila.
Observa:
🔍 Crea nuevos documentos desde tus pólizas de ajustes contables.
1.2. Ingresa los saldos iniciales de inventario y bancos
🔹 Ingresa los saldos iniciales de inventario
Para ingresar los saldos iniciales de inventario debes crear en el sistema tus productos de venta, Alegra hará el cálculo de forma automática multiplicando la cantidad por el costo unitario y agregará el registro en la cuenta contable correspondiente.
Tienes dos opciones para crear tus productos de venta:
Observa:
🔹 Ingresa los saldos iniciales de bancos
Dirígete al menú de Bancos, selecciona Bancos y cajas y haz clic en Agregar banco, el valor que ingreses en el campo Saldo inicial se registrará en la cuenta contable correspondiente.
Si lo deseas, puedes editar los bancos que el sistema tiene creados de manera automática y agregar a estos los saldos iniciales.
Observa:
🔹 Como pudiste observar, las cuentas tipo Bancos (que posean saldos iniciales) y los Inventarios (con cantidades y costo inicial) se crean desde sus respectivos módulos. Ahora bien, si al momento de ingresar los saldos iniciales, nuevamente registras estos desde su respectiva cuenta contable, la información se duplicará, por lo tanto, en la sección de Capital contable, encontrarás los campos de Ajustes iniciales en Bancos y Ajustes iniciales en Inventario, en donde tendrás que ingresar los valores en negativo.
Siguiendo el ejemplo:
2. Consideraciones
Ten en cuenta lo siguiente:
- Es recomendable que personalices tu catálogo de cuentas antes de crear los saldos iniciales.
- La fecha con la que registres los saldos debe pertenecer a un período contable abierto.
- Las cuentas de tipo mayor están diseñadas para acumular saldos de sus subcuentas. Si necesitas ingresar valores directamente en una cuenta mayor, puedes ajustar su tipo desde el catálogo de cuentas.
Observa:
🔎 Conoce cómo personalizar tu catálogo de cuentas. - Los saldos iniciales registran los saldos de tus cuentas de manera global, sin embargo, también puedes agregar los saldos por tercero. Esto es útil, por ejemplo, para el saldo de las cuentas por cobrar o por pagar de tus clientes y proveedores.
- El sistema organiza los saldos de forma jerárquica, es decir, los saldos de las cuentas auxiliares y subcuentas se acumulan progresivamente hasta alcanzar el total de la cuenta principal o mayor.
- Para evitar descuadres en los saldos, presta especial atención a la naturaleza contable de las cuentas y a la forma en la que estas suman o restan en el estado de situación financiera y de resultados.
3. Gestiona tus saldos iniciales
Una vez que hayas guardado los saldos iniciales, encontrarás diferentes opciones para gestionarlos y ajustarlos.
Observa:
✏️ Acciones
- Editar: realiza modificaciones a tus saldos iniciales.
- Eliminar: considera que esta acción es irreversible.
- Ver asiento contable: podrás ver el registro generado al momento de crear tus saldos iniciales.
- Ver Balanza de comprobación: comprueba la información ingresada en tu reporte.
📌 Nota: si requieres ajustar tus saldos iniciales sin modificar el registro descrito en este artículo, podrás hacerlo mediante una nueva Póliza de ajustes contables, que permite mover saldos entre cuentas o realizar ajustes manuales, siendo útil para corregir errores o reclasificaciones, además, permite asociar cada cuenta contable a un contacto diferente.
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- Realiza pólizas de ajustes contables y lleva tus cuentas al día en Alegra.
- Crea nuevos documentos desde tus pólizas de ajustes contables.
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