Crea productos de inventario y servicios para agilizar tu facturación - Alegra Panamá

Alegra Contabilidad te permite crear productos inventariables para facturar y así llevar el control de las cantidades disponibles, estas se incrementan mediante facturas de compra y disminuyen con facturas de venta. Además, puedes crear productos no inventariables si facturas por otros conceptos como servicios.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea crear productos inventariables en Alegra Contabilidad, para usarlos al momento de crear sus facturas y llevar un mejor control de su inventario".

Para crear tus productos de venta o servicios en Alegra Contabilidad, tienes dos alternativas:

  1. Crear los productos en el sistema uno a uno
  2. Crear los productos de forma masiva desde un archivo de Excel de forma rápida.

Sigue estos pasos para crear tus productos de venta uno a uno:

En Alegra Contabilidad puedes crear tus productos o servicios ingresando su información de forma rápida o configurando la información contable. A continuación te explicamos ambos métodos:

Pasos para crear productos y servicios de forma rápida:

1. Haz clic en el menú "Inventario".

2. Selecciona la opción "Ítems de venta"

3. Haz clic en el botón "Nuevo ítem de venta".

4. Selecciona en el formulario el tipo de ítem que deseas crear: producto, servicio o combo de productos.

5. Completa los campos del formulario con la información solicitada. Puedes ver su explicación más adelante.

6. Haz clic en el botón "Guardar" para conservar los cambios.

Observa:

Items de venta Panama

Completa el formulario con la siguiente información:

  • Nombre (Requerido): Ingresa un nombre que identifique tu producto o servicio.
  • Unidad de medida: elige la unidad de acuerdo al producto que estás creando.
  • Bodega: selecciona el almacén o bodega donde deseas agregar el ítem de venta.
  • Cantidad inicial (Requerido): Ingresa las unidades iniciales del producto antes de realizar facturas de compra y venta.
  • Costo inicial (Requerido para inventariables): ingresa el costo de adquisición de tus productos de venta.
  • Precio base (Requerido): ingresa el precio de venta al público antes de impuestos.
  • Impuesto (Requerido): Selecciona el impuesto asociado a tu producto. Conoce cómo crear nuevos impuestos.
  • Precio total (Requerido): ingresa el precio de venta al público en general con impuestos incluidos. En Alegra puedes manejar distintas listas de precios.

Pasos para crear productos y servicios ingresando la información contable:

1. Haz clic en el menú "Inventario".

2. Selecciona la opción "Ítems de venta"

3. Haz clic en el botón "Nuevo ítem de venta".

4. En el formulario básico de ítems selecciona la opción “Ir al formulario avanzado".

5. Selecciona en el formulario el tipo de ítem que deseas crear: producto, servicio o combo de productos.

6. Completa los campos del formulario con la información solicitada. Puedes ver su explicación más adelante.

7. Haz clic en el botón "Guardar" para conservar los cambios.

Mira este ejemplo:

crear items de venta formulario avanzado PAN

Completa el formulario con la siguiente información:

Información General:

  • Nombre (Requerido): Ingresa un nombre que identifique tu producto o servicio.
  • Referencia (Opcional): Ingresa un código diferente que identifique a cada producto, puede ser numérico o alfanumérico, este campo lo defines tú y no debe confundirse con el código de producto.
  • Codificación panameña de bienes y servicios (Requerido): Ingresa el código definido en la Codificación Panameña de Bienes y Servicios, obligatorio cuando vendes al Gobierno.
  • Unidad de medida (Requerido): selecciona la unidad en que se mide tu inventario.
  • Categoría (Opcional): si tienes categorías creadas, puedes seleccionar a la que pertenece el ítem. Conoce cómo clasificar tus productos de venta por categorías.
  • Descripción (Opcional): En este campo puedes agregar las características de tu producto, por ejemplo medidas, talla, color o las especificaciones de un servicio.
  • Adjuntar imagen: Con esta opción puedes agregar una o dos imágenes a tus productos o servicios, y seleccionar una como favorita para que se muestre por defecto.
  • Configura la opción de variantes: usa esta opción para agregar variantes a tus ítems y clasificarnos de una forma más detallada.

  • Publicar en Tienda: activa esta opción que el ítem de venta se publique de forma automática en tu tienda en línea.
  • Inventariable: marca esta opción para configurar las opciones de inventario.
  • Venta en negativo: activa esta opción para recibir una alerta cuando el ítem que deseas vender no lo tengas en tu stock.

Precio:

  • Precio total (Requerido): ingresa el precio de venta al público en general con impuestos incluidos. En Alegra puedes manejar distintas listas de precios.
  • Costo inicial (Requerido): ingresa el precio de venta al público antes de impuestos.
  • Costo base (Requerido para inventariables): Ingresa el costo de adquisición de tu producto de venta.
  • Impuesto (Requerido): Selecciona el impuesto asociado a tu producto. Conoce cómo crear nuevos impuestos.

Detalle de inventario:

  • Bodega: selecciona el almacén o bodega donde deseas agregar el ítem de venta.
  • Cantidad inicial (Requerido para inventariables): Ingresa las unidades iniciales del producto antes de realizar facturas de compra y venta. Alegra Contabilidad te permite crear almacenes para distribuir tu inventario, conoce cómo gestionar tu inventario.
  • Cantidad mínima (Requerido para inventariables): indica la cantidad mínima que deseas tener de este producto. Al llegar a esta cantidad el sistema te alertará.
  • Cantidad máxima (Requerido para inventariables): indica la cantidad máxima que deseas tener de este producto. Al llegar a esta cantidad el sistema te alertará.

Listas de precio:

  • Listas de precio: asigna varios precios con valor fijo.
  • Valor: asigna una porcentaje de descuento sobre el valor base. 

Campos personalizables: Agrega campos personalizables para incluir información adicional del producto.

Configuración contable:

  • Cuenta contable : Selecciona la cuenta contable en la que se registrarán los valores por ventas del ítem. Los productos que crees se asociarán por defecto a la cuenta de "Ventas", si deseas puedes clasificarlos bajo nuevas subcuentas, conoce cómo crear cuentas contables.
  • Cuenta de inventario: selecciona la cuenta contable donde se registrarán los valores de entrada y salida del producto.
  • Cuenta de costo de venta: selecciona la cuenta contable donde se registrarán el valor del costo de venta del producto.

Cómo importar tus productos o servicios de forma masiva:

1. Haz clic en el menú "Inventario" y selecciona la opción "Gestión de ítems".

2. En el recuadro "Importación nuevos" haz clic en "Importar".

3. Descarga y completa la plantilla con la información de tus productos y servicios. Puedes descargarla y ver la explicación de los campos más adelante en este artículo.

4. Cuando hayas llenado la plantilla con la información solicitada, guárdala con el nombre Libro de Excel (.xslx).

5. En Alegra, haz clic en "Seleccionar archivo", elige la plantilla que guardaste y haz clic en "Importar".  

6. Selecciona la condición de tus productos. "Inventariables" para llevar el control de las unidades disponibles y "No inventariables" para servicios.

7. Ahora selecciona el encabezado para asociar el tipo de dato correspondiente a cada columna del archivo, por ejemplo Nombre=nombre tus productos.

 

8. Por último haz clic en el botón "Importar".

Observa:

importacion masiva-1-2

Cómo modificar la plantilla

Una vez descargada la plantilla para actualización masiva, podrás modificar los siguientes campos:

  • Nombre: Es el nombre que identifica tu producto, puedes cambiarlo si deseas.
  • Referencia: Es un campo que identifica el producto, puede ser del tipo numérico o alfanumérico, es único para cada producto. Este campo es opcional.
  • Descripción: Indica las características de tu producto por ejemplo color y tamaño, este campo es opcional.
  • Nombre de impuesto: Tienes 3 alternativas para asociar impuestos previamente creados a un producto:
    1. Indicando el nombre del impuesto: Alegra verifica que exista un único impuesto con el nombre que indicas.
    2. Indicado el porcentaje únicamente: Alegra verifica que exista un único impuesto con el valor del porcentaje que ingresas. Solo debes indicar el número sin el símbolo %.
    3. Especificando nombre y porcentaje del impuesto: se usa cuando tienes impuestos con diferentes nombres e iguales porcentajes, o con los mismos nombres pero diferentes porcentajes, por lo tanto, debes especificar el nombre exacto y el porcentaje para que el sistema lo identifique.

Agregar el impuesto es opcional, si no indicas un nombre o porcentaje, el producto queda actualizado sin impuesto, siempre podrás modificarlo.

  • Cuenta contable: indica el nombre de la cuenta a la que deseas asociar el producto que debes tener creada bajo la cuenta  principal de "ingresos".
  • Categoría: clasifica tus productos en diferentes categorías. 
  • Si no indicas una cuenta contable, el producto queda asociado por defecto a la cuenta de "Ventas".
  • Unidad de medida: indica la unidad de medida de tus productos, unidad, litros, metros, entre otros.
  • Listas de precio: La plantilla descargada no incluirá las listas de precio desactivadas. Conoce más sobre las listas de precio.

    En este caso puedes especificar precio de venta del producto en la lista "General" y para cada lista de precios creada en el sistema. Ten en cuenta:
    1. Para asociar una lista de precios de tipo porcentaje (%), solo es necesario indicar un carácter (puede ser un número o letra cualquiera) en la columna de la lista de precio.
    2. Para asociar una lista de precio por valor debes indicar el precio de lista del producto en la columna correspondiente.
    3. Si en las columnas de listas de precio existe alguna celda vacía, el producto de esa fila no quedará asociado a la lista de precio.
  • Costo unitario*: Puedes modificar el costo unitario de cada producto. La información ingresada en este campo solo se tendrá en cuenta para productos inventariables.
  • Cantidad inicial*: Es la cantidad que tenía el producto al momento de su creación no es la cantidad actual, modifica este campo únicamente cuando debas hacer una corrección y ten presente que este afectará las unidades actuales en tu inventario. La información ingresada en este campo solo se tendrá en cuenta para productos inventariables.
  • Código de barras: Ingresa el código de barras para el producto. Debes tener esta funcionalidad activada previamente.

Debes estar seguro de cambiar estos datos, al ser valores iniciales podrían afectarse los resultados de las consultas asociadas a los productos vendidos anteriormente.

  • Cantidad mínima: elige la cantidad mínima de tu inventario para tener un control preventivo de tus productos y evitar que te quedes sin stock. Al facturar y llegar a la cantidad mínima de un producto te avisaremos mediante una notificación.
  • Cantidad máxima: elige la cantidad máxima de tu inventario evitando así acumulaciones excesivas de stock.

Recomendaciones:

  • El orden de las filas y columnas de la plantilla debe conservarse, por lo tanto procura no agregar columnas, filas o celdas.
  • La columna "Código" es el identificador de los productos, por lo tanto debes mantener estos datos tal como aparecen en la plantilla original.
  • Recuerda que puedes modificar los campos: Nombre, Referencia, Descripción, Nombre impuesto, Porcentaje impuesto, Cuentas contables, Listas de precios, Costo unitario, Cantidades iniciales en bodegas y Código de barras (cuando está activo).
  • Después de actualizar la plantilla, la debes guardar como Libro de Excel (.xlsx) para importarla al sistema.

Para descubrir cómo actualizar tus productos de manera masiva, haz clic aquí.

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