Alegra te permite importar datos como Contactos, Inventario (Productos y/o servicios), y facturas electrónicas de tu cuenta de Quickbooks por formato Excel.
Si tienes que pasarte a sistema en internet, vente a la que más le conviene a tu negocio. A
continuación te explicamos el proceso de migración desde tu cuenta de Quickbooks a Alegra de forma fácil y rápida.
👉 Índice
- ¿Qué es Quickbooks?
- Migración de contactos desde Quickbooks a Alegra.
- Migración de inventario desde Quickbooks a Alegra.
- Ingresa los saldos iniciales de tus cuentas contables.
A. Registrar saldos iniciales en Bancos.
B. Registrar saldos iniciales en Inventarios.
1. ¿Qué es Quickbooks?
Quickbooks es una plataforma que ayuda a pequeñas y medianas empresas a organizar su contabilidad y administrar sus finanzas con funciones para facturación, gastos y reportes.
2. Migración de contactos desde Quickbooks a Alegra
Sigue estos pasos:
1. Exportar tus contactos creados en Quickbooks en archivo Excel.
📍 Nota: debes revisar que la información esté organizada en columnas separadas y que los encabezados correspondan a los campos necesarios.
2. Ingresa a tu cuenta de “Alegra” y dirígete al menú de “Contactos”.
3. Haz clic en “Mis contactos” y luego, en el botón “Más acciones”. Allí debes seleccionar la opción “Importar desde Excel”.
4. En la sección “Importar nuevos contactos” haz clic en “Importar contactos”. Haz clic en “Arrastra el archivo hasta aquí”, selecciona el documento de Excel que descargaste desde Quickbooks y haz clic en “Continuar”.
5. Selecciona la “Lista de precios asociada” si lo deseas y el “Tipo de contacto”, ahora solo debes revisar que el nombre de la columna coincida con la información importada. Finalmente, haz clic en “Importar” para terminar el proceso.
Observa:
📢 Importante:
- Los datos obligatorios para crear un contacto son: Nombre / Razón social y RNC / Cédula.
- La primera fila del listado no se tiene en cuenta en la importación, esta corresponde a los títulos de cada columna.
- Puedes importar hasta 1000 contactos por cada archivo.
- Debes descargar un archivo de Excel para cada grupo de contacto: uno para tus clientes, uno para tus proveedores y uno para cada lista de precios previamente creada en el sistema. 🔎 Aprende a crear listas de precios.
- Puedes decidir no importar una columna, para hacer esto, selecciona “No Importar” en el título y estos datos serán ignorados.
- Revisa que el contenido de cada columna tenga el formato correspondiente. Ejemplo: que el teléfono sea un número y no un texto.
- Si al momento de previsualizar la información encuentras que hay un error en alguno de los contactos, puedes solucionarlo cancelando el proceso y volviendo a realizar la importación.
3. Migración de inventario desde Quickbooks a Alegra
Sigue estos pasos:
1. Exportar tu inventario del Quickbooks en archivo Excel.
📍 Nota: debes revisar que la información esté organizada en columnas separadas y que los encabezados correspondan a los campos necesarios.
2. Ingresa a tu cuenta de “Alegra”, dirígete al menú de “Inventario” y haz clic en “Gestión de productos”.
3. En la sección “Importar nuevos” haz clic en “Importar productos” y luego en “Selecciona o arrastra el archivo”. Selecciona el documento de Excel que descargaste desde Quickbooks.
4. Selecciona la condición de los productos, “Inventariables” para llevar el control de las unidades disponibles y “No inventariables” para servicios, ahora debes verificar que el nombre de cada columna coincida con la información correspondiente.
5. Finalmente, haz clic en “Importar”.
Observa:
📢 Importante:
- Las columnas obligatorias para importar productos o servicios no inventariables son: Nombre y Precio de venta.
- Las columnas obligatorias para importar productos inventariables son: Nombre, Precio de venta, Costo unitario y Cantidad inicial.
- La primera fila del listado no se tiene en cuenta en la importación, esta corresponde a los títulos de cada columna.
- Puedes importar hasta 3000 productos por cada archivo.
- Debes descargar un archivo de Excel para cada grupo de productos o servicios: uno los inventariables y uno para los no inventariables. Si lo haces con un único archivo, tus productos y/o servicios serán creados de manera general con la condición que selecciones.
- Si tienes listas de precios creadas previamente, debes agregar una nueva columna en tu archivo de Excel por cada lista de precios a importar. 🔎 Descubre cómo crear listas de precios.
- Puedes decidir no importar una columna, para hacer esto, selecciona “No Importar” en el título y estos datos serán ignorados.
4. Ingresa los saldos iniciales de tus cuentas contables
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Contabilidad” y selecciona la opción “Catálogo de cuentas”.
2. Haz clic en el botón “Saldos iniciales”.
3. Ingresa el saldo de tus cuentas contables, exceptuando las cuentas de bancos e inventario. Más adelante te explicaremos cómo ingresar los saldos de esas cuentas.
4. Finalmente, haz clic en “Guardar”.
Observa:
A. Registra el saldo de las cuentas de bancos
Ingresa tus saldos iniciales creando nuevas cuentas desde el menú “Bancos” e indicando el saldo inicial y la fecha, también puedes modificar las cuentas de banco que el sistema trae por defecto.
Conoce cómo configurar tus bancos viendo el siguiente video:
B. Registra el saldo de la cuenta de inventario
Para ingresar tus saldos de inventario debes registrar en el sistema tus ítems o productos indicando la cantidad y costo unitario. De esta forma, Alegra hará el cálculo de forma automática y creará la cuenta de inventario con el saldo correspondiente.
Para registrar el valor de tu inventario puedes utilizar una de estas dos opciones:
- Ingresa tus productos de venta al sistema indicando su costo, cantidad y precio de venta. También puedes realizar una importación masiva de inventario desde un archivo de Excel. 🔎 Crea o importa productos y servicios para agilizar tu facturación.
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