Alegra le permite importar datos como Contactos, Inventario (Productos y/o servicios), y facturas electrónicas de su sistema contable Quickbooks por formato Excel.
A continuación le explicamos el proceso de importación de los datos para hacerle fácil este proceso de migración.
👉 Índice:
- Exporte su información de Quickbooks.
- Migración de contactos desde Quickbooks a Alegra.
- Migración de inventario desde Quickbooks a Alegra.
- Ingresa los saldos iniciales de tus cuentas contables.
A. Registrar saldos iniciales en Bancos.
B. Registrar saldos iniciales en Inventarios.
1. Exporte su información de Quickbooks
Para exportar su información del sistema contable Quickbooks debe iniciar sesión > “Configuraciones” > “Herramientas” > “Exportar datos” > “Reportes y listas” > “Exportar a Excel” y listo 🎉, ya puede iniciar el proceso de migración a Alegra.
2. Migración de contactos desde Quickbooks a Alegra
Sigue estos pasos:
1. Exportar tus contactos guardados de Quickbooks en archivo Excel.
📍 Nota: debes revisar que la información esté organizada en columnas separadas y que los encabezados correspondan a los campos necesarios.
2. Ingresa a tu cuenta de “Alegra” y dirígete al menú de “Contactos”.
3. Haz clic en “Todos”, “Clientes” o “Proveedores” según sea el caso.
4. Haz clic en el botón “Más acciones”, selecciona la opción “Importar desde Excel” y haz clic en “Seleccionar archivo”. Selecciona el documento de Excel que descargaste desde Quickbooks y haz clic en “Importar”.
5. Selecciona la condición del archivo, puede ser “Clientes” o “Proveedores”, e identifica cada columna con el nombre correspondiente. Finalmente, haz clic en “Importar” para terminar el proceso.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
📢 Importante:
- Los datos obligatorios para crear un contacto son: Nombre, País y Estado.
- La primera fila del listado no se tiene en cuenta en la importación, esta corresponde a los títulos de cada columna.
- Puedes importar hasta 100 contactos por cada archivo.
- Debes descargar un archivo de Excel para cada grupo de contacto: uno para tus clientes, uno para tus proveedores y uno para cada lista de precios previamente creada en el sistema. Si lo haces con un único archivo, tus contactos serán generados de manera general. 🔎 Aprende a crear listas de precios.
- Puedes decidir no importar una columna, para hacer esto, selecciona “No Importar” en el título y estos datos serán ignorados.
- Revisa que el contenido de cada columna tenga el formato correspondiente. Ejemplo: que el teléfono sea un número y no un texto.
- Si al momento de previsualizar la información encuentras que hay un error en alguno de los contactos, puedes solucionarlo cancelando el proceso y volviendo a realizar la importación.
3. Migración de inventario desde Quickbooks a Alegra
Sigue estos pasos:
1. Exportar tu inventario de Quickbooks en archivo Excel.
📍 Nota: debes verificar que la información esté organizada en columnas separadas y que los encabezados correspondan a los campos necesarios.
2. Ingresa a tu cuenta de “Alegra”, dirígete al menú de “Inventario” y haz clic en “Gestión de productos”.
3. Allí en el recuadro “Importar nuevos” selecciona la opción “Importar” y luego haz clic en “Seleccionar archivo”. Selecciona el documento de Excel que descargaste desde Quickbooks y haz clic en “Importar”.
4. Selecciona la condición de los productos, “Inventariables” para llevar el control de las unidades disponibles y “No inventariables” para servicios, además de identificar cada columna con el nombre correspondiente.
5. Finalmente, haz clic en “Importar”.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
📢 Importante:
- Las columnas obligatorias para importar productos o servicios no inventariables son: Nombre y Precio de venta.
- Las columnas obligatorias para importar productos inventariables son: Nombre, Precio de venta, Costo unitario y Cantidad inicial.
- La primera fila del listado no se tiene en cuenta en la importación, esta corresponde a los títulos de cada columna.
- Puedes importar hasta 1000 productos por cada archivo.
- Debes descargar un archivo de Excel para cada grupo de productos o servicios: uno los inventariables y uno para los no inventariables. Si lo haces con un único archivo, tus productos y/o servicios serán creados de manera general con la condición que selecciones.
- Si tienes listas de precios creadas previamente, debes agregar una nueva columna en tu archivo de Excel por cada lista de precios a importar. 🔎 Descubre cómo crear listas de precios.
- Puedes decidir no importar una columna, para hacer esto, selecciona “No Importar” en el título y estos datos serán ignorados.
4. Ingresa los saldos iniciales de tus cuentas contables
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Contabilidad” y selecciona la opción “Catálogo de cuentas”.
2. Haz clic en el botón “Saldos iniciales”.
3. Ingresa el saldo de tus cuentas contables, exceptuando las cuentas de bancos e inventario. Más adelante te explicaremos cómo ingresar los saldos de esas cuentas.
4. Finalmente, haz clic en “Guardar”.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
A. Registra el saldo de las cuentas de bancos
Ingresa tus saldos iniciales creando nuevas cuentas desde el menú “Bancos” e indicando el saldo inicial y la fecha, también puedes modificar las cuentas de banco que el sistema trae por defecto.
Conoce cómo configurar tus bancos viendo el siguiente video:
B. Registra el saldo de la cuenta de inventario
Para ingresar tus saldos de inventario debes registrar en el sistema tus ítems o productos indicando la cantidad y costo unitario. De esta forma, Alegra hará el cálculo de forma automática y originará la cuenta de inventario con el saldo correspondiente.
Para registrar el valor de tu inventario puedes utilizar una de estas dos opciones:
- Ingresa tus productos de venta al sistema indicando su costo, cantidad y precio de venta.
- Realiza una importación masiva de inventario desde un archivo de Excel.
🔎 Aprende cómo importar tus productos y servicios.
🔎 Contenido relacionado:
- Descubre cómo crear facturas y ahorra tiempo gestionando tus ventas.
- Conoce cómo ingresar los saldos iniciales de tus cuentas contables.
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