¿Cómo crear o importar sus productos y servicios en Alegra Contabilidad? - Costa Rica

👉 Índice

1. 📦 ¿Qué son los productos inventariables, no inventariables y los servicios?
2. ✏️ ¿Cómo crear sus productos y servicios?
3. 🗂️ ¿Cómo administrar sus productos y servicios ya creados?
4. 📥 ¿Cómo importar masivamente productos desde un archivo de Excel?

📦 ¿Qué son los productos inventariables, no inventariables y los servicios?

🔹 Inventariables

Se refiere a productos tangibles que por su naturaleza deben ser almacenados para su posterior venta o uso. Por ejemplo: productos manufacturados, materias primas, productos terminados.

Algunas características de este tipo de ítems en Alegra:

• Permiten llevar el control de cantidades y costos (Kárdex).
• Permiten establecer cantidades mínimas y máximas de stock.
• Puede asignarles variantes.
• Se muestran en los reportes de Inventario valorizado y Rentabilidad por ítem.
• Se registran en cuentas contables específicas para reflejar los movimientos relacionados con ingresos, inventarios y costos de venta.

🔹 No inventariables

Los productos no inventariables son bienes que una empresa vende, pero que no forman parte de su inventario. Por ejemplo: licencias, seguros, suscripciones en línea.

Algunas características de este tipo de productos en Alegra:

• No registran costos ni cantidades, por lo tanto, tampoco se muestran en los reportes de "Inventario valorizado" y "Rentabilidad por ítem".
• Únicamente se registran en las cuentas contables para reflejar los movimientos relacionados con ingresos.

🔹 Servicios

Son intangibles y se consumen al momento de ser vendidos. Por ejemplo: consultorías, reparaciones, transporte. Su comportamiento y características son similares a los productos no inventariables.

📍 Notas

• Los combos o kits de productos se crean en el sistema como productos no inventariables, aunque estén conformados por productos inventariables. Al vender un combo, se descuentan las cantidades correspondientes de los productos inventariables que lo conforman.
• Actualmente, no es posible convertir un producto marcado como inventariable en no inventariable y viceversa. La recomendación en estos casos es desactivarlo y crear uno nuevo.
  Excepción: si creó un producto no inventariable y aún no lo ha vinculado a ningún documento, en ese caso si podrá convertirlo en inventariable.

✏️ ¿Cómo crear sus productos y servicios?

Siga estos pasos:

Observe:

✍️ Formulario - Nuevo producto

🗂️ Sección	🏷️ Campo	📝 Descripción
Información general	Tipo de ítem	Indique si va a crear un Producto, Servicio, Combo o Surtido.
	Producto con variantes	Marque si el producto tiene diferentes presentaciones o versiones.
	Nombre	Ingrese el nombre que identifique el producto o servicio.
	Código	Código único para identificar el ítem (alfanumérico).
	Tipo de código	Seleccione el tipo de código usado (por ejemplo, interno, externo, etc.).
	Partida arancelaria	Campo para exportadores; identifica la mercancía en comercio internacional.
	Código de producto o servicio	Código oficial del ítem según el catálogo CAByS.
	Unidad de medida	Seleccione cómo se mide el ítem (ej. unidad, kg, paquete).
	Categoría	Clasifique el producto o servicio según su tipo o función.
	Descripción	Información adicional sobre el producto o servicio.
Precio	Precio base	Precio antes de impuestos.
	Impuesto	Impuesto aplicado al producto.
	Precio total	Precio final calculado automáticamente.
	Lista de precios	Asigne precios fijos o con porcentaje de descuento sobre el precio base.
Detalle de inventario	Bodega	Elija dónde quedará almacenado el producto.
(solo inventariables)	Cantidad inicial	Ingrese el stock inicial disponible.
	Costo inicial	Costo de adquisición del producto.
Campos adicionales	Campos personalizados	Añada campos adicionales según su gestión.
Configuración contable	Cuenta para ingresos	Registro contable del ingreso por ventas.
	Cuenta para inventario	Registro contable de entradas y salidas (solo para inventariables).
	Cuenta para costo de venta	Registro del costo de venta (solo para inventariables).
Más opciones	Imagen del producto	Cargue una imagen que identifique el producto o servicio.
	Publicar en Alegra Tienda	Active si desea mostrar el producto en su tienda en línea.
	Marcar como inventariable	Active si el producto requiere control de inventario.
	Venta en negativo	Permite vender sin unidades disponibles (solo inventariables).

✏️ ¿Cómo crear productos y servicios desde sus documentos?

Desde el campo para agregar el ítem, haga clic en Nuevo ítem.

Observe:

🗂️ ¿Cómo administrar sus productos y servicios ya creados?

Alegra dispone de una vista general de todos sus productos, servicios y combos. Podrá visualizarlos de forma organizada por nombre, referencia, precio y descripción. 

Observe: 

📝 Acciones

📝 Acción	💬 Descripción
Más acciones	Importe masivamente sus nuevos productos o exporte los existentes en un archivo de Excel o CSV.
Nuevo ítem de venta	Cree un nuevo producto, servicio o combo.
Lista de precios	Filtre sus productos y servicios según los precios establecidos.
Filtrar	Realice búsquedas específicas de sus productos y servicios.
Código de producto eliminado	Active esta opción para obtener el listado de ítems cuyo código de producto fue eliminado por Hacienda.
Agregar código CAByS	Asocie el código CAByS correspondiente a cada ítem de venta en Alegra.

✏️ ¿Cómo gestionar las cantidades de sus productos inventariables?

Una vez que haya creado sus ítems inventariables, es importante mantener actualizadas las cantidades en su inventario. Al incluir un producto en sus Facturas de compra, se aumentarán las cantidades disponibles y el valor de la compra se considerará para el cálculo del costo promedio. Por otro lado, al incluir un producto en sus Facturas de venta, disminuirán las cantidades disponibles.

📥 ¿Cómo importar masivamente productos desde un archivo de Excel?

Esta opción le permite crear rápidamente una gran cantidad de productos sin tener que ingresarlos manualmente uno por uno, los productos se añadirán automáticamente a su inventario, ahorrándole tiempo y esfuerzo.

Siga estos pasos: