Colombia

Pasos para habilitarse en la DIAN como Facturador Electr贸nico

馃摑 La factura electr贸nica es un documento para soportar la venta de productos o servicios y a diferencia de la facturaci贸n tradicional, est谩 la env铆as directamente a la DIAN en el momento en que se emite.

Pasos para empezar a hacer facturas electr贸nicas

Para empezar con este proceso debes ingresar a tu cuenta de Alegra Contabilidad o registrarte si a煤n no tienes una, despu茅s dir铆gete al men煤 鈥Factura electr贸nica鈥,  lee las indicaciones y cuando est茅s listo haz clic en 鈥Comenzar鈥.

Observa: Paso a paso para la habilitaci贸n de facturaci贸n electr贸nica DIAN

Importante: el men煤 "Factura electr贸nica" solo estar谩 disponible para los usuarios que no tengan activa la funci贸n de facturar electr贸nicamente y que en la configuraci贸n de informaci贸n de la empresa tengan como responsabilidad tributaria:

  • Responsable del IVA.
  • R茅gimen simple de tributaci贸n.
  • No responsable de consumo.
  • R茅gimen especial.
馃挕 Alegra tip: si quieres aprender de forma din谩mica, en v铆deo, y certificarte sobre este mismo tema, te invitamos a conocer Alegra Academy e inscribirte a nuestro curso para ser un facturador habilitado ante la DIAN.

Contenido:

鉁旓笍Paso 1 -  Datos de la empresa.

鉁旓笍Paso 2 - Habilitaci贸n en la DIAN.

鉁旓笍Paso 3 - Set de pruebas.

鉁旓笍Paso 4 - Asociar prefijos.

鉁旓笍Paso 5 - Configurar la numeraci贸n en Alegra.

鉁旓笍Paso 6 - Firma el contrato de mandato.

 

鉁旓笍 Paso 1 -  Datos de la empresa

Para emitir facturas electr贸nicas en Alegra Contabilidad, debes completar todos los datos de tu empresa:

1. Selecciona la opci贸n "Persona jur铆dica" o "Persona natural". 

2. Ingresa el n煤mero del NIT, haz clic en el bot贸n "Consultar".

3. Luego de que el sistema cargue los datos, completa el formulario con la informaci贸n solicitada.

4. Luego de que hayas ingresado toda la informaci贸n, haz clic en el bot贸n 鈥Continuar鈥.

Observa: Datos empresa facturacion electronica col

Si seleccionas la opci贸n persona natural, se activar谩 un campo adicional llamado "Tipo de persona seg煤n nacionalidad" en el deber谩s seleccionar la opci贸n "Nacional" o "Extranjero/a".

Tipo de persona nacionalidad

 

鉁旓笍 Paso 2 - Habilitaci贸n en la DIAN

Este proceso est谩 compuesto por 2 partes: registro en la DIAN como facturador electr贸nico y configurar modo de operaci贸n que consiste en indicarle a la DIAN cu谩l ser谩 tu proveedor tecnol贸gico.

Registro

1. Ingresa a la p谩gina de la DIAN en la opci贸n 鈥Habilitaci贸n鈥.

2. Ingresa tus datos de inicio de sesi贸n seleccionando el tipo de usuario, as铆:

  • Empresa: si eres persona jur铆dica, ingresa la c茅dula del representante legal y el NIT de la compa帽铆a.
  • Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el n煤mero de identificaci贸n.

3. Recibir谩s en tu correo electr贸nico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en 鈥Acceder鈥.

4. Haz clic en el bot贸n 鈥Registro y habilitaci贸n鈥 y luego en la opci贸n 鈥Documentos electr贸nicos鈥.

5. Ingresa un correo electr贸nico para la recepci贸n de facturas. Te recomendamos usar el mismo correo de tu cuenta de Alegra.

6. Haz clic en el bot贸n 鈥Registrar鈥 y luego en 鈥Aceptar鈥 para confirmar que deseas registrarte como facturador.

 Observa

Ingresa un correo electr贸nico para el buz贸n de correo para comprobantes electr贸nicos 

Escribe el correo electr贸nico para recibir, aceptar o rechazar los comprobantes electr贸nicos de tus proveedores. Te recomendamos usar el mismo correo de tu cuenta de Alegra.

Observa: Paso 2 para la habilitaci贸n de facturaci贸n electr贸nica DIAN Registro ingresar Correo

Modo de operaci贸n

1. Ingresa de nuevo a la p谩gina de la DIAN en la opci贸n 鈥Habilitaci贸n鈥.

2. Ingresa tus datos de inicio de sesi贸n seleccionando el tipo de usuario, as铆:

  • Empresa: si eres persona jur铆dica, ingresa la c茅dula del representante legal y el NIT de la compa帽铆a.
  • Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el n煤mero de identificaci贸n.

3. Recibir谩s en tu correo electr贸nico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en 鈥Acceder鈥.

4. Selecciona la opci贸n men煤 y elige "Registro y habilitaci贸n" opci贸n Documentos electr贸nicos鈥, haz clic en el bot贸n Factura electr贸nica鈥, observar谩s una pantalla para Asociar modo de operaci贸n鈥.

5. Despliega la casilla 鈥Selecciona el modo de operaci贸n鈥 y elige la opci贸n 鈥Software de un proveedor tecnol贸gico鈥. 

6. Ubica la secci贸n 鈥Datos de empresa y software鈥. En el campo 鈥Nombre de la empresa proveedora鈥 elige Soluciones Alegra S.A.S. y en el campo 鈥Nombre del software鈥 elige el que se relacione con Alegra.

7. Haz clic en el bot贸n 鈥Asociar鈥.

8. En el listado de modos de operaci贸n asociados, haz clic en el bot贸n "Detalles del set de pruebas".

9. Haz clic en el bot贸n "Set de pruebas".

Observa: 

Cuando realices estos pasos podr谩s ver en la parte inferior el proveedor tecnol贸gico asociado y opciones para consultar el detalle del set de pruebas o eliminarlo cuando sea necesario. Listado modo de operacion

Debes copiar el c贸digo del set de pruebas que encuentras en el detalle del set para usarlo en el siguiente paso:

Set de pruebas FE

 


鉁旓笍 Paso 3 - Set de pruebas

En este paso se deben enviar a la DIAN en modo de prueba algunos documentos requeridos: 8 facturas electr贸nicas, 1 nota de cr茅dito y 1 nota de d茅bito. En Alegra Contabilidad este proceso es autom谩tico, dura pocos minutos y te notificamos por correo el resultado.

En este paso solo debes ingresar el SET de pruebas que copiaste en el paso anterior en el campo correspondiente y hacer clic en el bot贸n 鈥Iniciar prueba鈥. Cuando el sistema te indique que ya est谩s habilitado  podr谩s hacer clic en el bot贸n 鈥Continuar鈥.

Observa: Paso 3 para la habilitaci贸n de facturaci贸n electr贸nica DIAN Set de pruebas FE

Si por alg煤n motivo tu set de pruebas es rechazado puedes hacer clic en el bot贸n 鈥Reenviar set de pruebas鈥 para verificar el set y volver a iniciar las pruebas haciendo clic en el bot贸n 鈥Confirmar鈥.

Observa:
 Paso a paso para la habilitaci贸n de facturaci贸n electr贸nica DIAN set_de_pruebas

 

鉁旓笍 Paso 4 - Asociar prefijos

En este paso vamos a generar una resoluci贸n electr贸nica, asociar los prefijos e indicar la fecha en que empiezas a hacer facturas electr贸nicas.

Solicita una resoluci贸n electr贸nica

Para facturar electr贸nicamente debes contar con una resoluci贸n de facturaci贸n electr贸nica, es diferente a la que has venido utilizando para facturaci贸n por computador o talonario, se realiza en l铆nea a trav茅s del portal Muisca de la DIAN, es muy f谩cil y la diferencia es que esta es una resoluci贸n tipo electr贸nica.

1. Ingresa a la p谩gina web de la DIAN en la opci贸n "Usuarios Registrados".

2. Completa el formulario e inicia sesi贸n.

3. Dir铆gete al men煤 ubicado en la parte izquierda. Elige la opci贸n "Numeraci贸n de facturaci贸n" y nuevamente "Numeraci贸n de facturaci贸n".

4. Haz clic en "Solicitar numeraci贸n de facturaci贸n", el sistema confirmar谩 tus datos, haz clic en "Aceptar" y luego en "Ingresar".

5. Haz clic en "Autorizar Rangos", elige el tipo de numeraci贸n (Facturaci贸n electr贸nica de venta) y escribe un prefijo (para facturaci贸n electr贸nica se recomienda "FE"), haz clic en 鈥淎gregar".

6. Genera el borrador para revisar la solicitud y luego haz clic en el bot贸n "Definitivo".

7. En la ventana emergente solicita la clave din谩mica, haz clic en el bot贸n "Solic铆tela aqu铆", luego haz clic en el bot贸n "Ver mi bandeja de comunicaciones" c贸piala y p茅gala, ingresa tu contrase帽a y luego haz clic en "Firmar" y luego "Aceptar".

8. En la opci贸n "Formalice la solicitud de numeraci贸n de facturaci贸n" debes hacer clic en el bot贸n "Firmar".

9. Haz clic en el bot贸n "Solic铆tela aqu铆" para solicitar la clave din谩mica, luego haz clic en el bot贸n "Ver mi bandeja de comunicaciones" c贸piala y p茅gala, ingresa tu contrase帽a, haz clic en "Firmar" y luego "Aceptar".

Nota: debes asegurarte que la resoluci贸n que descargues inicie con los n煤meros 1876.

 Observa: 

Importante:  si ya tienes una resoluci贸n electr贸nica puedes continuar facturando con ella, solo debes eliminar la asociaci贸n con tu proveedor anterior y asociarla a Alegra.

Asocia tus prefijos de facturaci贸n al proveedor tecnol贸gico

Cuando recibas el correo en el que se te indica que el proceso del set de pruebas fue exitoso y que ya te encuentras habilitado como facturador electr贸nico, debes asociar tus prefijos de facturaci贸n. Este proceso debes hacerlo aunque ya tengas asociado los prefijos en tu resoluci贸n.

馃敂Este paso deber谩s realizarlo por lo menos 1 hora despu茅s de haber solicitado la resoluci贸n, ya que es el tiempo promedio que se demora la DIAN para subir tu numeraci贸n a la secci贸n "facturando electr贸nicamente" y puedas asociar los prefijos.

1. Ingresa a la p谩gina de la DIAN por la opci贸n 鈥Facturando Electr贸nicamente鈥.

2. Selecciona el tipo de usuario e ingresa tus datos de inicio de sesi贸n, revisa tu correo electr贸nico y haz clic en "Acceder" para ingresar a la plataforma.

3. Haz clic en el bot贸n 鈥Configuraci贸n鈥 y selecciona la opci贸n 鈥Rangos de numeraci贸n鈥.

4. En el campo 鈥Proveedor - Software鈥 selecciona "Soluciones Alegra S.A.S. - Alegra".

5. En 鈥Prefijo鈥 selecciona la resoluci贸n que solicitaste previamente y haz clic en el bot贸n 鈥Agregar鈥.

6. Haz clic en el bot贸n 鈥Aceptar鈥 para confirmar la acci贸n.

Observa


Importante
: si tienes problemas con alguno de los pasos que se hacen en la p谩gina de la DIAN puedes corregirlo haciendo clic en el bot贸n "Sincronizar contribuyente" en la opci贸n 鈥Habilitaci贸n鈥 ubicado en la p谩gina de la DIAN. Esta acci贸n corregir谩 errores c贸mo:

  1. Si ya est谩s habilitado y no puedes entrar a la opci贸n "Facturando electr贸nicamente".
  2. Si al momento de asociar rangos de numeraci贸n no te aparece la numeraci贸n electr贸nica que creaste en el paso anterior.
  3. Si al momento de asociar prefijos no te aparece el proveedor tecnol贸gico asociado previamente.
Observa: Sincronizar a produccion FE

Indica la fecha de salida a producci贸n

Este paso consiste en indicarle a la DIAN la fecha en que empiezas a hacer facturas electr贸nicas, con esto se actualizar谩 tu RUT con la responsabilidad 52 denominada 鈥Facturador electr贸nico鈥.

1. Ingresa a la p谩gina de la DIAN en la opci贸n opci贸n 鈥Habilitaci贸n鈥.

2. Selecciona el tipo de usuario e ingresa tus datos de inicio de sesi贸n, revisa tu correo electr贸nico y haz clic en "Acceder" para ingresar a la plataforma.

3. Ingresa la fecha de cu谩ndo quieres salir a producci贸n (empezar a facturar) y haz clic en 鈥Aceptar鈥.

4. Ver谩s una notificaci贸n que te indica que tu RUT ser谩 actualizado con la responsabilidad "52 - Facturador Electr贸nico" y la fecha registrada, haz clic en 鈥Aceptar鈥.

Observa: 


Nota
: si ya realizaste el proceso de asociar tus prefijos a Alegra y al ingresar desde la opci贸n de Habilitaci贸n no te aparece el campo para indicar tu fecha de salida a producci贸n, te recomendamos ingresar por el men煤 Participantes y all铆 encontrar谩s esta opci贸n disponible para elegir la fecha en que tu RUT ser谩 actualizado.

 

鉁旓笍 Paso 5 - Configurar la numeraci贸n en Alegra

隆Ya casi terminas! Ahora lo 煤nico que tienes que hacer es registrar tu resoluci贸n en Alegra Contabilidad. Sigue estos pasos:

1. Ingresa el n煤mero del formulario de autorizaci贸n de facturaci贸n y haz clic en el bot贸n 鈥Consultar鈥.

2. Saldr谩 una ventana emergente con las numeraciones sincronizadas, haz clic en el cuadro izquierdo de la numeraci贸n correcta y luego en el bot贸n 鈥Sincronizar鈥.

Nota: si el n煤mero del formulario es inv谩lido podr谩s corregirlo e intentar de nuevo. Adicional solo podr谩s seleccionar 1 sola numeraci贸n.

3. Verifica los datos de la numeraci贸n cargada e ingresa el n煤mero con el que se crear谩 la pr贸xima factura que emitas.

4. Por 煤ltimo haz clic en el bot贸n 鈥Continuar鈥.
Observa: 
Configurar Numeraci贸n
驴D贸nde encuentro el n煤mero del formulario?
Podr谩s ver el n煤mero del formulario de autorizaci贸n de facturaci贸n en el formato 1876.
    

鉁旓笍 Paso 6 - Firma el contrato de mandato

Por 煤ltimo firma el contrato de mandato, el cual consta para actuar como firmante de los documentos que hagan parte del sistema de facturaci贸n electr贸nica ante la DIAN, emitidos por el usuario, actuando en su nombre y representaci贸n. Sigue estos pasos:

1. Ingresa la informaci贸n solicitada en el formulario del representante legal "Nombre, c茅dula de ciudadan铆a y correo electr贸nico".

2. Haz clic en el bot贸n "Continuar".

3. Acepta los t茅rminos y condiciones del contrato para uso del certificado digital.

4. Haz clic en el bot贸n "Aceptar".

Observa:

Paso 6 para la habilitaci贸n de facturaci贸n electr贸nica DIAN Contrato de mandato COL

Importante: Alegra no se hace responsable por el contenido, uso, autenticidad o veracidad de la informaci贸n contenida en los documentos electr贸nicos del usuario.

Descarga el contrato de mandato

Una vez firmado el contrato de mandato puedes descargarlo siguiendo los siguientes pasos:

1. Haz clic en el men煤 鈥Configuraci贸n鈥.

2. En el recuadro "Empresa" haz clic en la opci贸n "Empresa".

3. Haz clic en la opci贸n "Ver contrato".

Observa:

Descarga de contrato de mandato

隆Lo lograste! 馃檶馃帀Ahora puedes crear tu primera factura electr贸nica

En Alegra hemos dise帽ado el curso de Habilitaci贸n en Facturaci贸n Electr贸nica para Colombia, este es gratuito y podr谩s descargar tu certificado una vez termines el curso.

Recomendaci贸n: Luego de realizado el proceso de habilitaci贸n en la DIAN como facturador electr贸nico, debes crear una nueva numeraci贸n la cual utilizar谩s para aplicar notas de cr茅dito a facturas electr贸nicas.

Configura tu numeraci贸n para realizar tus notas cr茅dito electr贸nicas.

Sigue estos pasos para configurar la numeraci贸n:

1. Haz clic en el men煤 鈥Configuraci贸n鈥.

2. Dir铆gete al recuadro de "Facturaci贸n" y haz clic en la opci贸n "Numeraciones". 

3. Haz clic en el bot贸n 鈥Nueva numeraci贸n鈥.

4. Completa el formulario con la informaci贸n correspondiente. M谩s adelante podr谩s ver su explicaci贸n.

5. Haz clic en el bot贸n "Guardar" para conservar los cambios.

 Observa:
Gif NCE Col

En el paso n煤mero cuatro completa los campos del formulario con la siguiente informaci贸n:
  • Tipo de documento: en este campo debes elegir "Nota cr茅dito".
  • Numeraci贸n electr贸nica: selecciona esta opci贸n para activar la numeraci贸n y emitir notas de cr茅dito electr贸nicas.
  • Nombre: ingresa un nombre que te ayudar谩 a identificar la numeraci贸n.
  • Numeraci贸n autom谩tica: el sistema generar el n煤mero de tu siguiente factura de venta de forma autom谩tica.
  • N煤mero inicial: ingresa el n煤mero con el que se crear谩 la pr贸xima nota de cr茅dito que emitas.
  • Prefijo: Te permite diferenciar entre varias numeraciones, por ejemplo para distintos puntos de venta. 
  • Preferida: si marcas esta numeraci贸n como preferida ser谩 seleccionada por defecto cuando vayas a crear una nota de cr茅dito.

Aprende a configurar tus numeraciones de Facturaci贸n.

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