Pasos para habilitarse en la DIAN como Facturador Electr贸nico

馃摑 La factura electr贸nica es un documento para soportar la venta de productos o servicios y a diferencia de la facturaci贸n tradicional, esta la env铆as directamente a la DIAN en el momento que la emites. 

Pasos para empezar a hacer facturas electr贸nicas

Es m谩s f谩cil de lo que piensas, a continuaci贸n te explicaremos los 5 pasos del proceso que se realizan en tu cuenta de Alegra y los sistemas de la DIAN.

鉁旓笍 Paso 1 - Datos de la empresa

Para emitir facturas electr贸nicas en Alegra, debes completar todos los datos de tu empresa: NIT, Responsabilidad Tributaria, Raz贸n social, entre otros. Sigue estos pasos:

1. Ingresa a tu cuenta de Alegra o reg铆strate si a煤n no tienes una.

2. Dir铆gete al men煤 "Configuraci贸n" > recuadro "Empresa" y haz clic en la primera opci贸n "Empresa" .

3. Completa los campos con la informaci贸n de tu negocio tal como aparece registrado en la DIAN y marca la casilla "Activar facturaci贸n electr贸nica" y haz clic en "Guardar". 

As铆: 2-1

鉁旓笍 Paso 2 - Habilitaci贸n en la DIAN

Este proceso est谩 compuesto por 2 partes: registro en la DIAN como facturador electr贸nico y configurar modo de operaci贸n que consiste en indicarle a la DIAN cu谩l ser谩 tu proveedor tecnol贸gico.
- Registro: 

1. Ingresa a la pagina de la DIAN en la opci贸n opci贸n "Habilitaci贸n".

2. Ingresa tus datos de inicio de sesi贸n seleccionando el tipo de usuario, as铆:

鈥 Empresa: si eres persona jur铆dica, ingresa la c茅dula del representante legal y el NIT de la compa帽铆a. 鈥 Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el n煤mero de identificaci贸n.

 

3. Recibir谩s en tu correo electr贸nico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en 鈥淎cceder鈥.

4. Haz clic en el bot贸n 鈥淧articipantes鈥 y luego en en la opci贸n 鈥淔acturador鈥.

5. Ingresa un correo electr贸nico para la recepci贸n de facturas. Te recomendamos usar el mismo correo de tu cuenta de Alegra.

6. Haz clic el bot贸n 鈥淩egistrar鈥 y luego en 鈥淎ceptar鈥 para confirmar que deseas registrarte como facturador.

 As铆:

- Configura el modo de operaci贸n:

1. Ingresa de nuevo a la pagina de la DIAN en la opci贸n opci贸n "Habilitaci贸n".

2. Ingresa tus datos de inicio de sesi贸n seleccionando el tipo de usuario, as铆:

鈥 Empresa: si eres persona jur铆dica, ingresa la c茅dula del representante legal y el NIT de la compa帽铆a. 鈥 Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el n煤mero de identificaci贸n.

 

3. Recibir谩s en tu correo electr贸nico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en 鈥淎cceder鈥

4. Ingresa al men煤 "Participantes" opci贸n "Facturador" y haz clic en el bot贸n 鈥淐onfigurar modos de operaci贸n鈥.

5. Despliega la casilla 鈥淪elecciona el modo de operaci贸n鈥 y elige la opci贸n 鈥淪oftware de un proveedor tecnol贸gico鈥

6. Ubica la secci贸n 鈥淒atos de empresa y software鈥. En el campo 鈥淣ombre de la empresa proveedora鈥 elige Soluciones Alegra S.A.S. y en el campo 鈥淣ombre del software鈥 elige el que se relacione con Alegra.

7. Haz clic en el bot贸n 鈥淎dicionar鈥.

 As铆:

Cuando realices estos pasos podr谩s ver en la parte inferior el proveedor tecnol贸gico asociado y opciones para consultar el detalle del set de pruebas o eliminarlo cuando sea necesario. detalle del set de pruebas (1)

Debes copiar el c贸digo del set de pruebas que encuentras en el detalle del set para usarlo en el siguiente paso:

Si ven铆as facturando en otro sistema y deseas cambiar tu proveedor actual, primero debes eliminar el que tienes configurado y volver a realizar este paso asociando a Soluciones Alegra S.A.S. como tu proveedor tecnol贸gico.


鉁旓笍 Paso 3 - Set de pruebas

En este paso se deben enviar a la DIAN en modo de prueba algunos documentos requeridos: 8 facturas electr贸nicas, 1 nota de cr茅dito y 1 nota de d茅bito.
En Alegra este proceso es autom谩tico, dura pocos minutos y te notificamos por correo el resultado.

1. Ingresa a tu cuenta de Alegra y dir铆gete al men煤 "Configuraci贸n" y en el recuadro empresa haz clic en la opci贸n "Empresa".

2. En el campo "Identificador de pruebas" pega el c贸digo TestSetID que copiaste en el paso anterior.

3. Haz clic en "Guardar".

As铆:

鉁旓笍 Paso 4 - Asociar prefijos

En este paso vamos a generar una resoluci贸n electr贸nica, asociar los prefijos e indicar la fecha en que empiezas a hacer facturas electr贸nicas.

- Solicita una resoluci贸n electr贸nica:

Para facturar electr贸nicamente debes contar con una resoluci贸n de facturaci贸n electr贸nica, es diferente a la que has venido utilizando para facturaci贸n por computador o talonario, se realiza en l铆nea a trav茅s del portal Muisca de la DIAN, es muy f谩cil y la diferencia es que esta es una resoluci贸n tipo electr贸nica.

Importante: Si ya cuentas con una resoluci贸n de facturaci贸n electr贸nica puedes continuar con el siguiente paso del proceso.

1. Ingresa a la pagina web de la DIAN en la opci贸n "Usuarios Registrados".

2. Completa el formulario e inicia sesi贸n.

3. Dir铆gete al men煤 ubicado en la parte izquierda. Elige la opci贸n "Numeraci贸n de facturaci贸n" y nuevamente "Numeraci贸n de facturaci贸n".

4. Haz clic en "Solicitar numeraci贸n de facturaci贸n", el sistema confirmar谩 tus datos, haz clic en "Ingresar".

5. Haz clic en "Autorizar Rangos", elige el tipo de numeraci贸n (Facturaci贸n electr贸nica de venta) y escribe un prefijo (para facturaci贸n electr贸nica se recomienda "FE"), haz clic en 鈥淚ngresar鈥.

6. Genera el borrador para revisar la solicitud y luego haz clic en "Definitivo"

7. Haz clic en "Firmar documento de salida", este paso es indispensable para formalizar la solicitud y generar el documento que contiene la numeraci贸n.

 As铆

- Asocia tus prefijos de facturaci贸n:

Cuando recibas el correo en el que se te indica que el proceso del set de pruebas fue exitoso y que ya te encuentras habilitado como facturador electr贸nico, debes asociar tus prefijos de facturaci贸n. Este proceso debes hacerlo a煤nque ya tengas asociado los prefijos en tu resoluci贸n.

1. Ingresa a la pagina de la DIAN por la opci贸n Facturando Electr贸nicamente.

2. Selecciona el tipo de usuario e ingresa tus datos de inicio de sesi贸n, revisa tu correo electr贸nico y haz clic en "Acceder" para ingresar a la plataforma.

3. Haz clic en el bot贸n 鈥淧articipantes鈥 y selecciona la opci贸n 鈥淎sociar prefijos鈥.

4. En el campo 鈥淧roveedor - Software鈥 selecciona Soluciones Alegra S.A.S.

5. En 鈥淧refijo鈥 selecciona la resoluci贸n que solicitaste previamente y haz clic en el bot贸n 鈥淎gregar鈥.

6. Haz clic en el bot贸n 鈥淎ceptar鈥 para confirmar la acci贸n.

 As铆:

- Indica la fecha de salida a producci贸n:

Este paso consiste en indicarle a la DIAN la fecha en que empiezas a hacer facturas electr贸nicas, con esto se actualizar谩 tu RUT con la responsabilidad 52 denominada 鈥淔acturador electr贸nico鈥.

1. Ingresa a la pagina de la DIAN en la opci贸n opci贸n "Habilitaci贸n".

2. Selecciona el tipo de usuario e ingresa tus datos de inicio de sesi贸n, revisa tu correo electr贸nico y haz clic en "Acceder" para ingresar a la plataforma.

3. Ingresa la fecha de cu谩ndo quieres salir a producci贸n (empezar a facturar) y haz clic en 鈥Aceptar

4. Ver谩s una notificaci贸n que te indica que tu RUT ser谩 actualizado con la responsabilidad "52-Facturador Electr贸nico" y la fecha registrada, haz clic en 鈥Aceptar

As铆:

鉁旓笍 Paso 5 - Configurar la numeraci贸n en Alegra

Ahora debes ingresar a tu cuenta de Alegra para configurar la numeraci贸n electr贸nica y empezar a crear tus facturas de forma inmediata. La numeraci贸n de facturaci贸n es el consecutivo que tienen tus facturas y sirve para llevar el control de estos documentos. 

1. En tu cuenta de Alegra dir铆gete al men煤 "Configuraci贸n" > "Numeraciones".

2. Haz clic en el bot贸n "Nueva numeraci贸n".

3. Completa el formulario con la informaci贸n correspondiente. Ver m谩s.

4. Haz clic en el bot贸n "Guardar" para conservar los cambios.

 As铆:

crear numeraci贸n-1

Debes validar la vigencia de tu resoluci贸n para calcular la fecha fin. Ten en cuenta que la resoluci贸n vence el d铆a exacto seg煤n los meses de la vigencia. vigencia

Ejemplo: Vigencia de la resoluci贸n: 10 meses, fecha de formalizaci贸n: 10-02-20, por lo que la fecha fin seria: 10-12-20.

 隆Lo lograste! 馃檶馃帀Ahora puedes crear tu primera factura electr贸nica.

Te invitamos a leer Emite facturas de venta electr贸nicas en Alegra - Colombia.

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