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La factura electrónica es un documento que soporta la venta de productos o servicios y, a diferencia de la facturación tradicional, se reporta directamente a la DIAN en el momento que es emitida.
📝 Antes de iniciar con la habilitación
Ingresa en tu cuenta de Alegra Contabilidad y dirígete al menú de “Factura electrónica”, lee las indicaciones y haz clic en “Soy nueva/o en la facturación electrónica” o "Ya he creado facturas electrónicas".
Observa:
Una alternativa para acceder es a través del portal Mi Alegra, en el módulo de "Habilitaciones". Allí encontrarás el asistente de habilitación de tus documentos electrónicos. Para avanzar, haz clic en "Habilitar mi facturación".
📢 Importante: el menú "Factura electrónica" solo estará visible para los usuarios que aún no han finalizado el proceso de habilitación de facturación electrónica en su cuenta y que en la configuración de información de la empresa tengan como responsabilidad tributaria:
- Responsable del IVA.
- Régimen simple de tributación.
- No responsable de consumo.
- Régimen especial.
📝 ¿Quieres conocer en qué parte del proceso vas?
En la parte superior encontrarás la secuencia de los pasos que vas completando.
🎓 En Alegra hemos diseñado el curso de Habilitación en Facturación Electrónica para Colombia, este es gratuito y podrás descargar tu certificado una vez lo finalices.
👉 Índice
✔️ Paso 1 - Datos de la empresa.
✔️ Paso 2 - Habilitación en la DIAN.
4.1 - Solicita la resolución de facturación.
4.2 - Asocia tus prefijos de facturación.
4.3 - Indica la fecha de salida a producción.
✔️ Paso 5 - Configurar la numeración en Alegra.
✔️ Paso 6 - Acepta los términos y condiciones.
✔️ Configura la numeración para tus notas crédito.
✔️ Paso 1 - Datos de la empresa
Completa los datos de tu empresa:
1. Indica si eres "Persona jurídica" o "Persona natural".
2. Ingresa tu NIT en el campo "Número de identificación" y haz clic en el botón "Consultar".
📍 Nota: si al consultar el sistema no muestra tus datos, verifica que la identificación esté correcta y, de ser así, agrega los datos manualmente.
3. Luego de que el sistema cargue los datos, completa el formulario con la información solicitada.
4. Luego de haber ingresado la información, haz clic en “Continuar”.
Observa:
Si seleccionas la opción persona natural, se activará un campo adicional llamado "Tipo de persona según nacionalidad" en el que deberás seleccionar "Nacional" o "Extranjero/a".
✔️ Paso 2 - Habilitación en la DIAN
Este proceso tiene dos partes: registro en la DIAN como facturador electrónico y configurar el modo de operación, que consiste en indicarle a la DIAN cuál será tu proveedor tecnológico.
-
2.1 - Registro
1. Ingresa a la página de la DIAN en la opción “Habilitación”.
2. Ingresa tus datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, así:
- Empresa: si eres persona jurídica, ingresa la cédula del representante legal y el NIT de la compañía.
- Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el número de identificación.
3. Recibirás en tu correo electrónico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma. Para ingresar, haz clic en “Ingrese aquí”.
4. Haz clic en “Registro y habilitación” y luego en “Documentos electrónicos”.
5. Ingresa un correo electrónico para la recepción de facturas. Te recomendamos usar el mismo correo de tu cuenta de Alegra.
6. Haz clic en el botón “Registrar” y luego en “Aceptar” para confirmar que deseas registrarte como facturador.
-
2.2 - Modo de operación
1. Ingresa de nuevo a la página de la DIAN en la opción “Habilitación”.
2. Ingresa tus datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, así:
- Empresa: si eres persona jurídica, ingresa la cédula del representante legal y el NIT de la compañía.
- Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el número de identificación.
3. Recibirás en tu correo electrónico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en “Ingrese aquí”.
4. Desde el menú, elige "Registro y habilitación". En la opción “Documentos electrónicos”, haz clic en “Factura electrónica”, observarás una pantalla para “Asociar modo de operación”.
5. Despliega la casilla “Selecciona el modo de operación” y elige “Software de un proveedor tecnológico”.
6. Ubica la sección “Datos de empresa y software”. En el campo “Nombre de la empresa proveedora” elige Soluciones Alegra S.A.S. Y en el campo “Nombre del software”, elige el que se relacione con Alegra.
7. Haz clic en el botón “Asociar”.
8. En el listado de modos de operación asociados, haz clic en el botón "Detalles del set de pruebas".
9. Haz clic en el botón "Set de pruebas".
Cuando realices estos pasos podrás ver el proveedor tecnológico asociado y la opción para consultar el detalle del set de pruebas o eliminarlo cuando sea necesario.
Debes copiar el código del set de pruebas que encuentras en el detalle del mismo para usarlo en el siguiente paso:
✔️ Paso 3 - Set de pruebas
En este paso es necesario enviar a la DIAN los siguientes documentos en modo de prueba:
- 8 facturas electrónicas.
- 1 nota de crédito.
- 1 nota de débito.
Para ahorrarte tiempo, en Alegra este proceso es automático, dura pocos minutos y te notifica por correo el resultado. Debes ingresar en el campo "TestSetID" el código que copiaste en el paso anterior y hacer clic en el botón “Iniciar prueba”. Cuando el sistema te indique que las pruebas se realizaron de manera exitosa, podrás “Continuar”.
Observa:
📢 Nota: si el set de pruebas presenta algún fallo, puedes hacer clic en el botón “Reenviar pruebas” para verificar el set y volver a iniciar las pruebas haciendo clic en el botón “Confirmar”.
✔️ Paso 4 - Asociar prefijos
Este paso consiste en generar la resolución de facturación, asociar los prefijos e indicar la fecha de salida a producción que corresponde con la fecha en que empiezas a facturar electrónicamente.
-
4.1 - Solicita una resolución electrónica
Mediante la resolución de facturación electrónica la DIAN te otorga un rango de numeración para emitir las facturas, es distinta de las resoluciones tipo POS y se solicita en línea a través del portal Muisca de la DIAN.
Sigue estos pasos:
1. Ingresa a la página de la DIAN en la opción "Usuarios Registrados", completa el formulario e inicia sesión.
2. Haz clic en "Numeración de facturación" y en el menú selecciona nuevamente "Numeración de facturación".
3. Haz clic en "Solicitar numeración de facturación". El sistema te pedirá confirmar tus datos, pulsa "Aceptar" y luego "Ingresar".
4. Haz clic en "Autorizar Rangos" y completa los datos de la solicitud. Elige "Facturación electrónica de venta" en el campo "tipo de numeración" e indica un prefijo y rango de numeración para tus facturas. Posteriormente, haz clic en "Agregar".
📍 Sugerencia: puedes colocar "FE" como prefijo.
5. Haz clic en "borrador" para generar el formulario 1302, luego haz clic en "Definitivo".
6. Para conocer la clave dinámica, haz clic en "Solicítela aquí", luego haz clic en "Ver mi bandeja de comunicaciones", cópiala y pégala, ingresa tu contraseña de firma electrónica y pulsa en "Firmar" y "Aceptar".
7. En la opción "Formalice la solicitud de numeración de facturación" debes hacer clic en "Firmar".
8. Nuevamente, solicita la clave dinámica y contraseña de firma electrónica para firmar el documento final. Debes asegurarte que la resolución que descargues corresponda con el formulario 1876.
📢 Importante: si ya tienes una resolución electrónica puedes continuar facturando con ella, solo debes eliminar la asociación con tu proveedor anterior y asociarla a Alegra.
-
4.2 - Asocia tus prefijos de facturación al proveedor tecnológico
🔔 ¡Atención!
Este paso deberás realizarlo de manera obligatoria por lo menos 🚨 1 hora después de haber solicitado la resolución del paso anterior, ya que es el tiempo mínimo que tarda la DIAN en sincronizar el formulario 1876 en la sección "facturando electrónicamente".
Cuando haya transcurrido el tiempo realiza lo siguiente:
1. Ingresa a la página de la DIAN por la opción “Facturando Electrónicamente”.
2. Ingresa tus datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, así:
- Empresa: si eres persona jurídica, ingresa la cédula del representante legal y el NIT de la compañía.
- Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el número de identificación.
3. Recibirás en tu correo electrónico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en “Ingrese aquí”.
4. Haz clic en el menú de “Configuración” y selecciona “Rangos de numeración”.
5. En el campo “Proveedor - Software” selecciona "Soluciones Alegra S.A.S. - Alegra".
6. En “Prefijo” selecciona el número del formulario 1876 que generaste previamente y haz clic en “Agregar”.
7. Haz clic en el botón “Aceptar” para confirmar la acción.
📢 Importante: si tienes dificultades para asociar tu resolución de facturación, puedes hacer clic en "Sincronizar contribuyente a producción", que se encuentra en la sección "Habilitación" de la página principal de la DIAN. Esta acción corregirá los siguientes errores:
- Si ya estás habilitado y no puedes entrar a la opción "Facturando electrónicamente".
- Si al momento de asociar rangos de numeración no te aparece la numeración electrónica que creaste en el paso anterior.
- Si al momento de asociar prefijos no te aparece el proveedor tecnológico asociado previamente.
-
4.3 - Indica la fecha de salida a producción
Con la fecha de salida a producción le indicas a la DIAN la fecha en que empiezas a emitir facturas electrónicas, con esto se añadirá en tu RUT la responsabilidad 52 denominada “Facturador electrónico”.
1. Ingresa a la página de la DIAN en la opción “Habilitación”.
2. Ingresa tus datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, así:
- Empresa: si eres persona jurídica, ingresa la cédula del representante legal y el NIT de la compañía.
- Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el número de identificación.
3. Recibirás en tu correo electrónico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en “Ingrese aquí”.
4. Una vez accedes, el sistema te mostrará una ventana emergente en la que tendrás que ingresar la fecha de habilitación y la fecha de producción (para empezar a facturar), luego haz clic en “Aceptar”.
5. Verás una notificación indicando que tu RUT será actualizado con la responsabilidad "52 - Facturador Electrónico" y la fecha registrada. Haz clic en “Aceptar”.
Observa:
📢 Nota: si ya realizaste el proceso de asociar tus prefijos y al ingresar desde la opción de Habilitación no te aparece el campo para indicar tu fecha de salida a producción, puedes ingresar por el menú de Participantes y allí encontrarás la opción disponible.
✔️ Paso 5 - Configurar la numeración en Alegra
¡Ya casi terminas! Lo único que tienes que hacer es registrar tu resolución en Alegra.
Sigue estos pasos:
1. En el campo "número del formulario" introduce el número de la resolución de facturación y haz clic en el botón “Consultar”.
2. Aparecerá una ventana emergente con las numeraciones habilitadas, elige una y dale clic en “Seleccionar” (solo podrás seleccionar 1 numeración).
📍 Nota: si el número del formulario es inválido, podrás corregirlo e intentar de nuevo.
3. Verifica los datos de la numeración e ingresa el número (sin el prefijo) con el que se creará la próxima factura que emitas.
Podrás ver el número del formulario en el campo número 4 de la resolución de facturación.
✔️ Paso 6 - Acepta los términos y condiciones
Acepta los términos y condiciones para generar el contrato de mandato, el cual es un acuerdo mediante el cual reconoces a Alegra como tu proveedor de facturación electrónica ante la DIAN.
Sigue estos pasos:
1. Ingresa los datos del representante legal de tu empresa: "Nombre completo", "Tipo de documento", "número de identificación" y "correo electrónico". Haz clic en "Continuar".
2. Visualiza el Contrato de mandato y Acepta los términos y condiciones para confirmar el uso del certificado digital.
3. Haz clic en "Finalizar".
Observa:
📜 Descarga el contrato de mandato
Una vez firmes el contrato de mandato, puedes descargarlo siguiendo estos pasos:
1. Ingresa al portal "Mi Alegra" y haz clic en "Soportes legales".
2. En la sección de "Documentos legales" identifica el que corresponda a la "firma de mandato".
3. Haz clic en "Ver" o "Descargar".
Observa:
✔️ Configura la numeración para realizar tus notas crédito electrónicas
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú de “Configuración”. En la sección de "Facturación", haz clic en "Numeraciones".
2. Haz clic en “Nueva numeración”.
3. Completa el formulario con la información correspondiente. Observa los campos del formulario y su explicación.
5. Haz clic en "Guardar" para conservar los cambios.
Observa:
- Tipo de documento: elige "Nota crédito".
- Numeración electrónica: selecciona esta opción para que las notas crédito sean electrónicas.
- Nombre: ingresa un nombre que te ayudará a identificar la numeración.
- Número inicial: ingresa el número con el que se creará la próxima nota crédito que emitas.
- Numeración automática: el sistema llevará los consecutivos de las notas crédito de forma automática.
- Prefijo: te permite diferenciar entre varias numeraciones, por ejemplo, para distintos puntos de venta.
- Preferida: si marcas esta numeración como preferida, será seleccionada por defecto cuando vayas a crear una nota de crédito.
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