📝 La factura electrónica es un documento para soportar la venta de productos o servicios y a diferencia de la facturación tradicional, está la envías directamente a la DIAN en el momento en que se emite.
Pasos para empezar a hacer facturas electrónicas
Para empezar con este proceso debes ingresar a tu cuenta de Alegra Contabilidad o registrarte si aún no tienes una, después dirígete al menú “Factura electrónica”, lee las indicaciones y cuando estés listo haz clic en “Comenzar”.
Observa: 
Importante: el menú "Factura electrónica" solo estará disponible para los usuarios que no tengan activa la función de facturar electrónicamente y que en la configuración de información de la empresa tengan como responsabilidad tributaria:
- Responsable del IVA.
- Régimen simple de tributación.
- No responsable de consumo.
- Régimen especial.
Contenido:
✔️Paso 1 - Datos de la empresa.
✔️Paso 2 - Habilitación en la DIAN.
✔️Paso 5 - Configurar la numeración en Alegra.
✔️Paso 6 - Firma el contrato de mandato.
✔️ Paso 1 - Datos de la empresa
Para emitir facturas electrónicas en Alegra Contabilidad, debes completar todos los datos de tu empresa:
1. Selecciona la opción "Persona jurídica" o "Persona natural".
2. Ingresa el número del NIT, haz clic en el botón "Consultar".
3. Luego de que el sistema cargue los datos, completa el formulario con la información solicitada.
4. Luego de que hayas ingresado toda la información, haz clic en el botón “Continuar”.
Observa: 
Si seleccionas la opción persona natural, se activará un campo adicional llamado "Tipo de persona según nacionalidad" en el deberás seleccionar la opción "Nacional" o "Extranjero/a".
✔️ Paso 2 - Habilitación en la DIAN
Este proceso está compuesto por 2 partes: registro en la DIAN como facturador electrónico y configurar modo de operación que consiste en indicarle a la DIAN cuál será tu proveedor tecnológico.
Registro
1. Ingresa a la página de la DIAN en la opción “Habilitación”.
2. Ingresa tus datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, así:
- Empresa: si eres persona jurídica, ingresa la cédula del representante legal y el NIT de la compañía.
- Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el número de identificación.
3. Recibirás en tu correo electrónico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en “Acceder”.
4. Haz clic en el botón “Registro y habilitación” y luego en la opción “Documentos electrónicos”.
5. Ingresa un correo electrónico para la recepción de facturas. Te recomendamos usar el mismo correo de tu cuenta de Alegra.
6. Haz clic en el botón “Registrar” y luego en “Aceptar” para confirmar que deseas registrarte como facturador.
Ingresa un correo electrónico para el buzón de correo para comprobantes electrónicos
Escribe el correo electrónico para recibir, aceptar o rechazar los comprobantes electrónicos de tus proveedores. Te recomendamos usar el mismo correo de tu cuenta de Alegra.
Observa: 
Modo de operación
1. Ingresa de nuevo a la página de la DIAN en la opción “Habilitación”.
2. Ingresa tus datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, así:
- Empresa: si eres persona jurídica, ingresa la cédula del representante legal y el NIT de la compañía.
- Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el número de identificación.
3. Recibirás en tu correo electrónico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en “Acceder”.
4. Selecciona la opción menú y elige "Registro y habilitación" opción “Documentos electrónicos”, haz clic en el botón “Factura electrónica”, observarás una pantalla para “Asociar modo de operación”.
5. Despliega la casilla “Selecciona el modo de operación” y elige la opción “Software de un proveedor tecnológico”.
6. Ubica la sección “Datos de empresa y software”. En el campo “Nombre de la empresa proveedora” elige Soluciones Alegra S.A.S. y en el campo “Nombre del software” elige el que se relacione con Alegra.
7. Haz clic en el botón “Asociar”.
8. En el listado de modos de operación asociados, haz clic en el botón "Detalles del set de pruebas".
9. Haz clic en el botón "Set de pruebas".
Cuando realices estos pasos podrás ver en la parte inferior el proveedor tecnológico asociado y opciones para consultar el detalle del set de pruebas o eliminarlo cuando sea necesario. 
Debes copiar el código del set de pruebas que encuentras en el detalle del set para usarlo en el siguiente paso:
✔️ Paso 3 - Set de pruebas
En este paso se deben enviar a la DIAN en modo de prueba algunos documentos requeridos: 8 facturas electrónicas, 1 nota de crédito y 1 nota de débito. En Alegra Contabilidad este proceso es automático, dura pocos minutos y te notificamos por correo el resultado.
En este paso solo debes ingresar el SET de pruebas que copiaste en el paso anterior en el campo correspondiente y hacer clic en el botón “Iniciar prueba”. Cuando el sistema te indique que ya estás habilitado podrás hacer clic en el botón “Continuar”.
Observa: 
Si por algún motivo tu set de pruebas es rechazado puedes hacer clic en el botón “Reenviar set de pruebas” para verificar el set y volver a iniciar las pruebas haciendo clic en el botón “Confirmar”.
Observa:
✔️ Paso 4 - Asociar prefijos
En este paso vamos a generar una resolución electrónica, asociar los prefijos e indicar la fecha en que empiezas a hacer facturas electrónicas.
Solicita una resolución electrónica
Para facturar electrónicamente debes contar con una resolución de facturación electrónica, es diferente a la que has venido utilizando para facturación por computador o talonario, se realiza en línea a través del portal Muisca de la DIAN, es muy fácil y la diferencia es que esta es una resolución tipo electrónica.
1. Ingresa a la página web de la DIAN en la opción "Usuarios Registrados".
2. Completa el formulario e inicia sesión.
3. Dirígete al menú ubicado en la parte izquierda. Elige la opción "Numeración de facturación" y nuevamente "Numeración de facturación".
4. Haz clic en "Solicitar numeración de facturación", el sistema confirmará tus datos, haz clic en "Aceptar" y luego en "Ingresar".
5. Haz clic en "Autorizar Rangos", elige el tipo de numeración (Facturación electrónica de venta) y escribe un prefijo (para facturación electrónica se recomienda "FE"), haz clic en “Agregar".
6. Genera el borrador para revisar la solicitud y luego haz clic en el botón "Definitivo".
7. En la ventana emergente solicita la clave dinámica, haz clic en el botón "Solicítela aquí", luego haz clic en el botón "Ver mi bandeja de comunicaciones" cópiala y pégala, ingresa tu contraseña y luego haz clic en "Firmar" y luego "Aceptar".
8. En la opción "Formalice la solicitud de numeración de facturación" debes hacer clic en el botón "Firmar".
9. Haz clic en el botón "Solicítela aquí" para solicitar la clave dinámica, luego haz clic en el botón "Ver mi bandeja de comunicaciones" cópiala y pégala, ingresa tu contraseña, haz clic en "Firmar" y luego "Aceptar".
Nota: debes asegurarte que la resolución que descargues inicie con los números 1876.
Importante: si ya tienes una resolución electrónica puedes continuar facturando con ella, solo debes eliminar la asociación con tu proveedor anterior y asociarla a Alegra.
Asocia tus prefijos de facturación al proveedor tecnológico
Cuando recibas el correo en el que se te indica que el proceso del set de pruebas fue exitoso y que ya te encuentras habilitado como facturador electrónico, debes asociar tus prefijos de facturación. Este proceso debes hacerlo aunque ya tengas asociado los prefijos en tu resolución.
🔔Este paso deberás realizarlo por lo menos 1 hora después de haber solicitado la resolución, ya que es el tiempo promedio que se demora la DIAN para subir tu numeración a la sección "facturando electrónicamente" y puedas asociar los prefijos.
1. Ingresa a la página de la DIAN por la opción “Facturando Electrónicamente”.
2. Selecciona el tipo de usuario e ingresa tus datos de inicio de sesión, revisa tu correo electrónico y haz clic en "Acceder" para ingresar a la plataforma.
3. Haz clic en el botón “Configuración” y selecciona la opción “Rangos de numeración”.
4. En el campo “Proveedor - Software” selecciona "Soluciones Alegra S.A.S. - Alegra".
5. En “Prefijo” selecciona la resolución que solicitaste previamente y haz clic en el botón “Agregar”.
6. Haz clic en el botón “Aceptar” para confirmar la acción.
Importante: si tienes problemas con alguno de los pasos que se hacen en la página de la DIAN puedes corregirlo haciendo clic en el botón "Sincronizar contribuyente" en la opción “Habilitación” ubicado en la página de la DIAN. Esta acción corregirá errores cómo:
- Si ya estás habilitado y no puedes entrar a la opción "Facturando electrónicamente".
- Si al momento de asociar rangos de numeración no te aparece la numeración electrónica que creaste en el paso anterior.
- Si al momento de asociar prefijos no te aparece el proveedor tecnológico asociado previamente.
Indica la fecha de salida a producción
Este paso consiste en indicarle a la DIAN la fecha en que empiezas a hacer facturas electrónicas, con esto se actualizará tu RUT con la responsabilidad 52 denominada “Facturador electrónico”.
1. Ingresa a la página de la DIAN en la opción opción “Habilitación”.
2. Selecciona el tipo de usuario e ingresa tus datos de inicio de sesión, revisa tu correo electrónico y haz clic en "Acceder" para ingresar a la plataforma.
3. Ingresa la fecha de cuándo quieres salir a producción (empezar a facturar) y haz clic en “Aceptar”.
4. Verás una notificación que te indica que tu RUT será actualizado con la responsabilidad "52 - Facturador Electrónico" y la fecha registrada, haz clic en “Aceptar”.
Observa:
Nota: si ya realizaste el proceso de asociar tus prefijos a Alegra y al ingresar desde la opción de Habilitación no te aparece el campo para indicar tu fecha de salida a producción, te recomendamos ingresar por el menú Participantes y allí encontrarás esta opción disponible para elegir la fecha en que tu RUT será actualizado.
✔️ Paso 5 - Configurar la numeración en Alegra
¡Ya casi terminas! Ahora lo único que tienes que hacer es registrar tu resolución en Alegra Contabilidad. Sigue estos pasos:
1. Ingresa el número del formulario de autorización de facturación y haz clic en el botón “Consultar”.
2. Saldrá una ventana emergente con las numeraciones sincronizadas, haz clic en el cuadro izquierdo de la numeración correcta y luego en el botón “Sincronizar”.
Nota: si el número del formulario es inválido podrás corregirlo e intentar de nuevo. Adicional solo podrás seleccionar 1 sola numeración.
3. Verifica los datos de la numeración cargada e ingresa el número con el que se creará la próxima factura que emitas.
Podrás ver el número del formulario de autorización de facturación en el formato 1876.
✔️ Paso 6 - Firma el contrato de mandato
Por último firma el contrato de mandato, el cual consta para actuar como firmante de los documentos que hagan parte del sistema de facturación electrónica ante la DIAN, emitidos por el usuario, actuando en su nombre y representación. Sigue estos pasos:
1. Ingresa la información solicitada en el formulario del representante legal "Nombre, cédula de ciudadanía y correo electrónico".
2. Haz clic en el botón "Continuar".
3. Acepta los términos y condiciones del contrato para uso del certificado digital.
4. Haz clic en el botón "Aceptar".
Observa:
Descarga el contrato de mandato
Una vez firmado el contrato de mandato puedes descargarlo siguiendo los siguientes pasos:
1. Haz clic en el menú “Configuración”.
2. En el recuadro "Empresa" haz clic en la opción "Empresa".
3. Haz clic en la opción "Ver contrato".
Observa:
En Alegra hemos diseñado el curso de Habilitación en Facturación Electrónica para Colombia, este es gratuito y podrás descargar tu certificado una vez termines el curso.
Recomendación: Luego de realizado el proceso de habilitación en la DIAN como facturador electrónico, debes crear una nueva numeración la cual utilizarás para aplicar notas de crédito a facturas electrónicas.
Configura tu numeración para realizar tus notas crédito electrónicas.
Sigue estos pasos para configurar la numeración:
1. Haz clic en el menú “Configuración”.
2. Dirígete al recuadro de "Facturación" y haz clic en la opción "Numeraciones".
3. Haz clic en el botón “Nueva numeración”.
4. Completa el formulario con la información correspondiente. Más adelante podrás ver su explicación.
5. Haz clic en el botón "Guardar" para conservar los cambios.
Observa:
- Tipo de documento: en este campo debes elegir "Nota crédito".
- Numeración electrónica: selecciona esta opción para activar la numeración y emitir notas de crédito electrónicas.
- Nombre: ingresa un nombre que te ayudará a identificar la numeración.
- Numeración automática: el sistema generar el número de tu siguiente factura de venta de forma automática.
- Número inicial: ingresa el número con el que se creará la próxima nota de crédito que emitas.
- Prefijo: Te permite diferenciar entre varias numeraciones, por ejemplo para distintos puntos de venta.
- Preferida: si marcas esta numeración como preferida será seleccionada por defecto cuando vayas a crear una nota de crédito.
Aprende a configurar tus numeraciones de Facturación.
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