Alegra cuenta con un Catálogo de cuentas que clasifica toda la información y los movimientos de la empresa en 6 grandes grupos: Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos, Costos y Gastos.
📢Podrán acceder al nuevo Catálogo de cuentas aquellos usuarios que hayan creado sus cuentas a partir del día 18 de mayo del año 2023.
👉 Contenido:
- Normas Internacionales de Información Financiera - Unión Europea.
A. ¿Qué son las NIIF - UE?.
B. ¿Qué importancia tiene aplicarlas en la empresa?. - Observa la estructura del catálogo de cuentas según NIIF - UE.
- Crea nuevas cuentas contables.
- Agrega o edita los códigos correspondientes a tus cuentas.
- Conoce los botones de acciones y opciones rápidas del catálogo de cuentas.
- Beneficios del nuevo catálogo de cuentas.
1. Normas Internacionales de Información Financiera - Unión Europea.
A. ¿Qué son las NIIF - UE?.
Las Normas Internacionales de Información Financiera - Unión Europea (NIIF - UE) son un conjunto de normas adoptadas por la Unión Europea para su uso, y para la presentación de los estados financieros consolidados.
B. ¿Qué importancia tiene aplicarlas en la empresa?.
La importancia de aplicar las normas, es permitir que la empresa logre mayor transparencia y confiabilidad en la presentación de los estados financieros en toda la Unión Europea, facilitando así la toma de decisiones.
En Alegra el catálogo de cuentas cumple con los estándares anteriormente mencionados, lo que facilita el control de todas las empresas. Recuerda que el catálogo ayuda a organizar y clasificar adecuadamente las operaciones financieras de tu negocio.
2. Observa la estructura del Catálogo de cuentas.
El Catálogo de cuentas en España se clasifica de acuerdo a las normas adoptadas por la Unión Europea, es por ello que dentro del grupo de Activos se visualizan las cuentas:
- Inmovilizado material, que son los activos fijos.
- Amortización acumulada de inmovilizado material.
Dentro del grupo de Pasivos > Pasivos Corrientes > Otros pasivos financieros se encuentran las cuentas:
- Socios por desembolsos no exigidos, capital pendiente de inscripción
- Acciones o participaciones emitidas
- Suscriptores de acciones
- Capital emitido pendiente de inscripción
- Dividendo activo a pagar
Dependiendo de tu actividad o necesidad, puedes requerir más cuentas de las que vienen por defecto, por tal motivo Alegra te permite crear subcuentas y agregarles un código personalizado según tu catálogo de cuentas.
3. Crea nuevas cuentas contables.
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de "Contabilidad" y selecciona la opción "Catálogo de cuentas".
2. Elige la cuenta bajo la cual vas a crear la nueva subcuenta.
3. Haz clic en los 3 puntos ubicados al lado derecho de la cuenta 
y selecciona la opción "Agregar subcuenta".
4. Completa la información solicitada. Más adelante te explicaremos el formulario.
5. Finalmente haz clic en “Crear cuenta”.
Observa:
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Formulario “Nueva cuenta contable”
- Nombre (Obligatorio): aquí se debe colocar el nombre que recibirá la cuenta contable.
- Código: se puede colocar el código alfanumérico, esto con el fin de identificarla de manera única dentro de Alegra.
- Tipo de cuenta (Obligatorio): seleccionar la opción correspondiente entre “Cuenta Mayor”, es decir, cuenta contable que solo podrá acumular saldos de las subcuentas que pertenezcan a ella o “Cuenta de movimiento”, es decir, cuenta contable que puede mover saldos en los diferentes documentos y registros contables.
📍 Nota: si el tipo de cuenta es “Cuenta Mayor” la cuenta contable correspondiente estará inhabilitada para recibir movimientos.
- Naturaleza (Obligatorio): seleccionar la opción correspondiente entre “Deudora” o “Acreedora”, el sistema va a traer seleccionada una opción según la cuenta contable en donde se vaya a crear la subcuenta, se podrá editar la naturaleza en cuentas de Activos (exceptuando "Efectivo y otros activos líquidos equivalentes") y en Patrimonio, en las demás cuentas no podrá cambiar su naturaleza.
- Descripción: se puede agregar información necesaria o importante que deba contener la subcuenta creada.
- Ver saldo de cuenta por terceros: esta opción agrega (“Activar”) o no (“Desactivar”) la posibilidad de ver los saldos detallados por terceros para esa cuenta contable en el reporte Informe de operaciones por tercero.
4. Agrega o edita los códigos correspondientes a tus cuentas.
Para editar tus cuentas contables sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de "Contabilidad" y selecciona la opción "Catálogo de cuentas".
2. Haz clic en los 3 puntos ubicados al lado derecho de la cuenta y selecciona la opción "Editar".
3. Modifica o agrega los datos que necesites. Recuerda que sólo puedes modificar los campos Nombre, Código, Tipo de cuenta, Descripción y Ver saldo de cuenta por terceros.
4. Finalmente haz clic en “Guardar”.
Observa:
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📌 Importante:
- Se podrá editar la naturaleza en cuentas de Activos (exceptuando "Efectivo y otros activos líquidos equivalentes") y en Patrimonio, en las demás cuentas no podrá cambiar su naturaleza.
- De acuerdo a como hayas ordenado en el catálogo de cuentas se refleja en los reportes. Descubre la explicación de los reportes inteligentes.
- Dentro del catálogo de cuentas vas a encontrar cuentas reglas, estas cuentas son usadas para realizar registros automáticos en documentos o transacciones. Te recomendamos no editarlas para su correcto funcionamiento. Descubre cuáles son y cómo funcionan las cuentas automáticas dentro del catálogo de cuentas.
5. Conoce los botones de acciones y opciones rápidas del Catálogo de cuentas.
Los botones de acción que se ubican del lado derecho de cada cuenta contable te permiten gestionarlas de forma ágil a través de las siguientes acciones:
- Ver detalles: muestra los movimientos contables asociados a dicha cuenta. Una vez te muestre el detalle puedes seleccionar un período de tiempo y centro de costos para así filtrar la búsqueda, adicional podrás exportar la información a Excel.
- Agregar subcuenta: te permite crear cuentas o subcuentas (cuentas que están contenidas bajo una principal).
- Editar: en esta opción puedes agregar o modificar la información que la cuenta tiene asignada.
- Eliminar cuenta: te permite eliminar una cuenta que no deseas tener en el catálogo de cuentas o reclasificar los movimientos seleccionando la cuenta a la que deseas transferir los movimientos que está posee.
📍 Nota: si se requiere desactivar una cuenta contable se debe modificar el tipo de cuenta a “Cuenta Mayor”, de esta manera se inhabilita la cuenta para recibir movimientos. Si por el contrario se requiere activar una cuenta modificas el tipo de cuenta a “Cuenta de movimiento”.
Adicional a los botones de acción, podrás visualizar algunas opciones rápidas que te permiten hacer algunos procesos de forma ágil.
Opciones rápidas:
- Expandir o contraer tabla: esta opción te permite visualizar todas las cuentas que tienes actualmente creadas o visualizarlas de forma resumida.
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- Ordenar: esta opción te permite ordenar el catálogo de cuentas de manera manual o por código, de acuerdo al orden que le des a tu catálogo se verá reflejado en tus reportes.
🔎 Aprende a darle orden a tu catálogo de cuentas.
- Selección múltiple: está opción te permite seleccionar una o varias cuentas, una vez seleccionadas las podrás exportar a Excel. Adicional la opción de eliminar solo se activará al seleccionar las subcuentas que no tengan regla, para las cuentas reglas y cuentas madres este botón permanecerá desactivado.
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6. Beneficios del nuevo Catálogo de cuentas.
A continuación te compartimos algunos beneficios del nuevo catálogo de cuentas:
- Cada cuenta contable posee una clasificación exhaustiva según las Normas Internacionales de Información Financiera - Unión Europea (NIIF - UE).
- Facilita la diferenciación entre el Resultado del Ejercicio con las cuentas Utilidad y Pérdida del ejercicio y los Resultado de ejercicios anteriores con cuentas como Remanente y Resultado negativos de ejercicios anteriores.
- Se presentan de forma detallada las ganancias y pérdidas por uso de moneda extranjera en las cuentas contables de Ingresos o Gastos, según corresponda.
- Incluye las cuentas de Pasivos y Gastos de personal por Remuneraciones y Cargas sociales.
🔎 Conoce cómo clasificar tu Información en diferentes cuentas contables.
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