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Primeros pasos con el sistema de facturación POS

Alegra Contabilidad es un sistema de facturación en la nube, que cuenta con una versión especialmente diseñada para el punto de venta, la cual funciona aún sin conexión a Internet,  se trata del Sistema POS para tiendas

A continuación te explicamos paso a paso como usar esta herramienta:

1. Crea tu cuenta en el sistema de facturación POS

1. Ingresa en alegra.com/pos y haz clic en  "Crear cuenta".

2. Completa el formulario con tus datos y haz clic en el botón "Continuar".

3. Una vez creada la cuenta, ingresa la información de tu negocio y haz clic en el botón "Continuar".

4. Mira el vídeo tour de la aplicación y haz clic en "Continuar".

5. Luego haz clic en el botón "Empezar el corrido" para conocer mejor las funciones del sistema y comenzar a registrar tus ventas. 

Así:

pasos crear cuenta ayuda alegra pos

2. Configura la información de tu negocio

Luego de crear una cuenta en el sistema de facturación POS, debes configurar la información de tu empresa para comenzar a registrar tus ventas: 

1. Ingresa en pos.alegra.com.

2. En el recuadro “Empresa” selecciona la opción “Mi negocio”.

3. Completa el formulario con la información de tu negocio.

4. Haz clic en "Guardar" para conservar la información.

Así:

config cuenta nueva ayuda alegra pos

En el sistema de facturación POS puedes configurar también la información de tus vendedores, solo debes dirigirte a Configuraciones > Vendedores y hacer clic en la opción "Mis vendedores". Allí podrás consultar, crear, editar y eliminar la información de tus colaboradores.

vendedores ayuda alegra pos 2

3. Sigue estos pasos para ingresar tus productos y servicios en el sistema de facturación POS

1. Haz clic en el botón "Nuevo" ubicado en la sección de productos.

2. Completa el formulario con la información solicitada. Puedes ver su explicación más adelante.

3. Haz clic en el botón "Guardar" para conservar los cambios.

Así:nuevo item ayuda alegra posPara conocer más sobre como crear productos o servicios en el sistema de facturación POS, te recomendamos leer este artículo.

Formulario para creación de productos

  • Nombre (Requerido): ingresa un nombre que identifique tu producto o servicio.
  • Precio sin impuestos (Requerido): ingresa el precio de venta al público en general sin asociarle un impuesto. En Alegra puedes manejar distintas listas de precios, haz clic aquí para conocer más.
  • Impuesto (Requerido): ingresa el nombre del impuesto asociado a tu producto tal como aparece creado en el menú Configuración > Impuestos de Alegra Contabilidadpor ejemplo "IVA". Consulta este artículo para saber cómo crear nuevos impuestos.
  • Referencia (Opcional): ingresa un código diferente que identifique a cada producto, puede ser numérico o alfanumérico.
  • Categoría: clasifica tus productos en varias categorías. Ver más.

Si tus productos son inventariables debes llenar estos campos adicionales:

  • Unidad de medida: elige la unidad de acuerdo al producto que estás creando.
  • Costo inicial por unidad: ingresa el costo de adquisición de tus productos de venta.
  • Cantidad inicial: ingresa las unidades disponibles del producto antes de registrar facturas de compra y venta. Recuerda que si no tienes unidades disponibles de tu producto, debes ingresar el valor de cero "0".
  • Cantidad mínima: elige la cantidad mínima de tu inventario para tener un control preventivo de tus productos y evitar que te quedes sin stock. Al facturar y llegar a la cantidad mínima de un producto te avisaremos mediante una notificación.
  • Cantidad máxima: elige la cantidad máxima de tu inventario evitando así acumulaciones excesivas de stock.

4. Comienza a facturar con el sistema de facturación POS

Ahora ya estás listo para comenzar a facturar desde el punto de venta. En este ejemplo te mostramos todos los pasos:

nueva venta ayuda alegra pos

Con sistema de facturación POS también puedes guardar ventas para facturarlas luego cuando tus clientes estén listos para pagar. Esta función es muy útil si atiendes por turnos o gestionas las mesas de un restaurante.

varias ventas ayuda alegra pos

Para activar esta función solo debes dirigirte a Configuraciones > Terminal actual  y activar la opción de "Ventas pendientes". 

Nota: Puedes usar los turnos para controlar el flujo efectivo de tu caja en determinados periodos de tiempo desde cada punto de venta (terminales).

5. Gestiona el efectivo desde el sistema de facturación POS

En el sistema POS facturación puedes registrar ingresos o retiros de dinero sin asociarlos a las ventas realizadas en el turno. Para usar esta función solo debes configurar las cuentas de banco donde se registrarán los movimientos de dinero. A continuación te explicamos paso a paso cómo hacerlo:

1. Ingresa a pos.alegra.com.

2. Selecciona la opción "Gestión de efectivo" ubicada en el menú.

3. Haz clic en el botón "Nuevo movimiento efectivo" y completa el formulario con la información de la transacción.

4. Haz clic en el botón "Guardar" para conservar los cambios.

Así:
gestion efectivo ayuda alegra pos

Si lo deseas, también puedes configurar las cuentas contables para que estén preestablecidas cada vez que realices un retiro o ingreses dinero, aquí te lo explicamos: 

1. Haz clic en la opción "Configuraciones".

3. Ubica el recuadro  "Empresa"  y haz clic en la opción  en "Empresa"

4. Selecciona las cuentas de las que desees que salga o entre el dinero.

5. Haz clic en el botón  "Guardar".

Así:

config cuenta contable ayuda alegra pos

Si lo deseas, en esta sección también puedes configurar los turnos de caja y activar la función multimoneda:

funcionalidades ayuda alegra pos 23-1

6. Conoce los equipos para facturar con el sistema POS facturación

Puedes usar el sistema de factruación POS desde tu computador, tablet o celular. Solo debes ingresar desde el navegador a pos.alegra.com.

Si deseas adquirir equipos específicos para instalar en tu punto de venta, en este artículo te recomendamos los mejores dispositivos para facturar con el sistema de facturación POS.

Consejos:

  1. Registra tus contactos para hacer facturas con clientes asociados, puedes crearlos directamente desde el sistema de facturación POS. Ver más.
  2. Agrega imágenes a tus productos para verlas desde el punto de venta. Ver más. 
  3. Crea una numeración especial para usarla en las facturas que emites desde el punto de venta. Ver más.
  4. Crea cuentas de banco  para llevar un mejor control de tus ingresos. Ver más
  5. Crea facturas de venta en diferentes monedas desde el sistema POS facturación. Ver más.
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