Alegra es un sistema de gestión y facturación para Pymes en el que podés crear comprobantes según las necesidades de tu negocio. Alegra cuenta con funcionalidades que permiten registrar la información de forma fácil, cumpliendo con todos los requisitos fiscales de tu país.
Usar Alegra es muy sencillo, no requiere conocimientos avanzados. Te proponemos algunos pasos iniciales, sin embargo, podés explorar el sistema y realizar todas las pruebas que vos prefieras.
Estos son los primeros pasos que te recomendamos seguir:
1. Creá contactos o importalos de manera masiva
Los contactos son terceros a los que se asocian las transacciones en Alegra, como las facturas de compra, venta, ingresos, egresos, entre otros. Seguí estos pasos para crear un contacto:
1. Hacé clic en la opción "Contactos" ubicada en el menú principal.
2. Seleccioná la opción "Clientes" o "Proveedores" según sea el caso.
3. Hacé clic en el botón "Nuevo cliente" o "Nuevo Proveedor".
4. Completá el formulario con la información del contacto, podés ver la explicación más adelante.
5. Hacé clic en "Guardar" para conservar los cambios.
Observá:
Usá las casillas en la derecha del formulario para verificar que tu contacto es Cliente y/o Proveedor. Un mismo contacto puede marcarse como cliente y proveedor, por lo que no será necesario crearlo dos veces.
Creá tus contactos de forma masiva
Descargá y completá la plantilla con la información de tus contactos.
Te recomendamos completar todos los datos requeridos y opcionales, en especial la identificación, domicilio y correo electrónico para el envío de documentos.
Importante:
-
Debés guardar la plantilla como libro de excel.
-
La primera fila del listado no se tiene en cuenta en la importación, ya que esta corresponde a los títulos de cada columna.
-
Podés importar hasta 100 registros por cada archivo.
-
Debés crear un archivo de Excel para cada grupo de contactos: uno para tus clientes, uno para tus proveedores y uno para cada lista de precios previamente creada en el sistema. Si lo hacés con un único archivo, tus contactos serán creados de manera general.
Después de que hayas completado la plantilla, seguí estos pasos para importar tus contactos a tu cuenta de Alegra:
1. Hacé clic en el menú "Contactos".
2. Seleccioná la opción "Clientes" o "Proveedores" según sea el caso.
3. Hacé clic en "Más acciones" y seleccioná la opción "Importar desde excel".
4. Hacé clic en el botón "Seleccionar archivo", elegí el archivo que contiene la información de tus contactos y seleccioná la opción "Importar".
5. Identificá cada columna con el nombre del dato correspondiente. Ejemplo: Nombre = nombre de tu cliente.
6. Hacé clic en "Importar" para finalizar el proceso.
Observá:
Conocé de forma más detallada cómo crear e importar tus contactos acá.
2. Creá tus productos de venta
Al momento de crear una cuenta en Alegra, tenés la opción de ingresar los servicios y productos de venta uno a uno o importarlos de forma masiva desde una hoja de cálculo Excel.
Seguí estos pasos para crear tus productos de venta uno a uno:
1. Hacé clic en el menú "Inventario".
2. Elegí la opción "Productos de venta".
3. Hacé clic en el botón "Nuevo producto de venta".
4. Completá el formulario con la información solicitada. Podés ver su explicación más adelante.
5. Hacé clic en el botón "Guardar" para conservar los cambios.
Observá:
Creá todos tus productos de forma masiva
De esta manera podés importar todos tus productos y servicios a través de un archivo de Excel.
Seguí estos pasos para importar tus productos de venta o servicios:
1. Hacé clic en el menú "Inventario".
2. Seleccioná la opción "Gestión de ítems".
3. En el recuadro "Importar nuevos", hacé clic en "Importar".
4. Descargá y completá la plantilla con la información de los productos o servicios. Podés ver su explicación más adelante.
5. Cuando hayas completado la información solicitada, guardá la plantilla como libro de excel (.xlsx).
6. En Alegra, hacé clic en la opción "Seleccionar archivo", elegí la plantilla que contiene la información de tus productos y hacé clic en "Importar".
7. Seleccioná la condición de tus productos:
- Inventariables: para llevar el control de las unidades disponibles.- No inventariables: para servicios.
9. Por último hacé clic en "Importar".
Observá:
Importante:
Debés seleccionar en cada encabezado los títulos que corresponden a cada columna de tu inventario, recordá que la primera fila del archivo corresponde a los títulos y no se tendrá en cuenta en la importación. Si querés, podés omitir la importación de las columnas que no necesitás.
3. Creá tus bancos
Las cuentas de banco de Alegra te permiten llevar el control de entradas y salidas de dinero de tu negocio asociadas a cuentas de banco o efectivo. También podés llevar el control de tus tarjetas de crédito.
Para crear una nueva cuenta de banco seguí estos pasos:
1. Hacé clic en el menú "Bancos".
2. Seleccioná la opción "Nuevo banco".
3. Completá el formulario con la información solicitada. Más adelante podés ver su explicación.
4. Para finalizar, hacé clic en el botón "Guardar".
Observá:
4. Creá tus facturas de venta
¡Ahora te proponemos un reto! Vamos a crear una factura de prueba, de esta forma vas a comprobar que facturar en Alegra es muy sencillo.
La factura de venta es un documento que sirve de respaldo para las actividades comerciales, puede ser venta de productos o servicios y la expide un vendedor a su cliente.
A continuación te mostramos el paso a paso para realizar una factura de venta en Alegra:
1. Hacé clic en el menú "Ingresos".
2. Seleccioná la opción "Facturas de venta".
3. Hacé clic en el botón "Nueva factura".
4. Completá el formulario con la información solicitada. Más adelante podés ver su explicación.
5. Hacé clic en el botón "Guardar".
Observá:
5. Creá tus facturas de compra
Los comprobantes de egreso son documentos que respaldan los gastos o salidas de dinero de tu empresa. Alegra te permite registrar gastos asociados a facturas de proveedor y asignar cuentas contables.
Para ello tenés las siguientes opciones:
-
Creá una "Factura de proveedor" y luego realizá el pago de dicha factura.
-
Registrá una "Salida de dinero" desde la opción "Gastos". Ejemplo: el valor que pagás por arrendamiento de un local.
A continuación te mostramos el paso a paso para realizar una factura de compra en Alegra:
1. Hacé clic en el menú "Gastos".
2. Seleccioná la opción "Facturas de proveedores".
3. Hacé clic en el botón "Nueva factura de proveedor".
4. Completá el formulario con la información solicitada. Más adelante podés ver su explicación.
5. Hacé clic en el botón "Guardar".
Observá:
6. Ingresá tus saldos iniciales
Los saldos iniciales o de apertura son los valores que podés tener en cuenta al inicio del período contable y corresponder con los saldos al cierre del período anterior, reflejando las transacciones y movimientos que se generaron.
Si venías usando otro sistema y querés empezar a llevar tu contabilidad en Alegra, debés ingresar tus saldos iniciales. Para ello seguí estos pasos:
1. Hacé clic en la opción "Contabilidad".
2. Seleccioná la opción "Catálogo de cuentas".
3. Ubicá el botón "Saldos iniciales" y hacé clic sobre él.
4. Ingresá el saldo de tus cuentas contables exceptuando las cuentas de banco e inventarios.
5. Para finalizar hacé clic en el botón "Guardar".
Observá:
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