Primeros pasos con tu cuenta de Alegra - Argentina

Alegra es un sistema de gestión y facturación para Pymes en la que podes crear comprobantes según las necesidades de tu negocio. Alegra cuenta con funcionalidades que permiten registrar la información de forma fácil y cumpliendo con todos los requisitos fiscales de tu país.

Usar Alegra es muy sencillo, no requiere conocimientos avanzados , te proponemos algunos pasos iniciales, pero tú igual podes explorar el sistema y realizar todas las pruebas que deseés.

Estos son los primeros pasos que te recomendamos seguir:

  1. Crear o importar contactos.
  2. Crear o importar productos de venta.
  3. Crear bancos.
  4. Crear facturas de venta.
  5. Crear facturas de compra.
  6. Ingresar saldos iniciales.

1. Creá contactos o impórtalos de manera masiva: 

Los contactos son terceros a los que se asocian las transacciones en Alegra, como las facturas de compra, venta, ingresos, egresos, entre otros. Seguí estos pasos para crear un contacto:

1. Hacé clic en la opción "Contactos" ubicada en el menú principal.

2. Seleccioná la opción "Clientes" o "Proveedores" según sea el caso.

3. Hacé clic en el botón "Nuevo cliente" o "Nuevo Proveedor".

4. Completá el formulario con la información del contacto, podés ver la explicación más adelante.

5. Hacé clic en "Guardar" para conservar los cambios.

Así: 
Crear contactos ARG - Ayuda primeros pasosUsa las casillas en la derecha del formulario para verificar que tu Contacto es Cliente y/o Proveedor. Un contacto puede marcarse como cliente y proveedor, así no tendrás que crearlo dos veces.

Creá tus contactos de forma masiva

Descargá y completá la plantilla con la información de tus contactos

Te recomendamos completar todos los datos requeridos y opcionales, en especial la identificación, dirección y correo electrónico para el envío de documentos.

Importante:
  • Debés guardar la plantilla como libro de excel.
  • La primera fila del listado no se tiene en cuenta en la importación, esta corresponde a los títulos de cada columna.
  • Podés importar hasta 1000 registros por cada archivo.
  • Debés crear un archivo de Excel para cada grupo de contactos: uno para tus clientes, uno para tus proveedores y uno para cada lista de precios previamente creada en el sistema. Si lo haces con un único archivo, tus contactos serán creados de manera general.
Después de que hayas completado la plantilla seguí estos pasos para importar tus contactos a tu cuenta de Alegra.

1. Hacé clic en el menú "Contactos".

2. Seleccioná la opción "Clientes" o "Proveedores" según sea el caso.

3. Hacé clic en "Importar desde excel".

4. Hacé clic en el botón "Seleccionar archivo", elegí el archivo que contiene la información de tus contactos y hacé clic en "Importar".

5. Identificá cada columna con el nombre del dato correspondiente. Ejemplo: Nombre = nombre de tu cliente.

6. Hacé clic en "Importar" para finalizar el proceso.

Así

 2. Creá tus productos de venta

Al momento de crear una cuenta en Alegra tenes la opción de ingresar los artículos o productos de venta uno a uno o importarlos de forma masiva desde una hoja de cálculo Excel.

Seguí estos pasos para crear tus productos de venta uno a uno:

1. Hacé clic en el menú "Inventario"

2. Elegí la opción "Producto de venta"

3. Hacé clic en el botón "Nuevo producto de venta"

4. Completá el formulario con la información solicitada. Puedes ver su explicación más adelante.

5. Hacé clic en el botón "Guardar".

 Así:

Crear producto de venta ARG

Creá todos tus productos de forma masiva

De esta manera podés importar todos tus productos y servicios a través de un archivo de Excel.

Seguí estos pasos para crear tus productos de venta o servicios: 

1. Hacé clic en el menú "Inventario" y seleccioná la opción "Gestión de productos".

2. En el recuadro "Importar nuevos", hacé clic en "Importar".

3. Descargá y completa la plantilla con la información de los productos o servicios. 

4. Cuando hayas completado la información solicitada. Guardá la plantilla como libro de excel (.xlsx).

5. En Alegra hacé clic en la opción "Seleccionar archivo", elegí la plantila que contiene la información de tus productos y hacé clic en "Importar".

6. Seleccioná la condición de tus productos:

Inventariables: para llevar el control de las unidades disponibles.
No inventariables: para servicios.
7. Ahora seleccioná el desplegable del encabezado para asociar el tipo de dato correspondiente a cada columna del archivo, por ejemplo: Nombre = nombre del producto.

8. Por último hacé clic en "Importar".

Así: 

En este formulario Alegra pre-carga todos los datos de tu hoja de Excel, debés seleccionar en cada encabezado los títulos que corresponden a cada columna de tu inventario, recordá que la primera fila del archivo corresponde a los títulos y no será tenida en cuenta en la importación. Si querés, podés omitir la importación de las columnas que no necesitás.

Ejemplo:

Importante:

  • La fila del archivo que corresponde a los títulos de las columnas no se importará. 
  • Recordá guardar tu hoja de cálculo como Libro de Excel (.xlsx).

3. Creá tus bancos

Las cuentas de banco de Alegra te permiten llevar el control de entradas y salidas de dinero de tu negocio asociados a cuentas de banco o efectivo, también podés llevar el control de tus tarjetas de crédito.

Para crear una nueva cuenta de banco seguí estos pasos:

1. Hacé clic en el menú "Bancos".

2. Seleccioná la opción "Nueva cuenta de banco".

3. Completá el formulario con la información solicitada. Más adelante podés ver su explicación.

4. Para finalizar hacé clic en el botón "Guardar".

4. Creá tus facturas de venta. 

¡Ahora te proponemos un reto! Vamos a crear una factura de prueba, de esta forma comprobarás que facturar en Alegra es muy sencillo.

La factura de venta es un documento que sirve de respaldo para las actividades comerciales, puede ser venta de productos o servicios y la expide un vendedor a su cliente.

A continuación te mostramos el paso para realizar una factura de venta en Alegra: 

1. Hacé clic en el menú "Ingresos"

2. Seleccioná la opción "Facturas de venta"

3. Hacé clic en el botón "Nueva factura de venta".

4. Completá el formulario con la información solicitada. Más adelante podrás ver su explicación.

5. Hacé clic en el botón "Guardar".

Así

5. Creá tus facturas de compra.

Los comprobantes de  egreso  son documentos que respaldan los gastos o salidas de dinero de tu empresa. Alegra te permite registrar gastos asociados a  facturas de proveedor  y asignar cuentas contables.

Para ellos tienes las siguientes opciones:

  • Crea una " Factura de proveedor" y luego realiza el pago de dicha factura.
  • Registra una " Salida de dinero" desde la opción "Gastos" . Por ejemplo, el valor que pagas por arrendamiento de un local.

Así:crear_factura_proveedores

6. Ingresá tus saldos iniciales:

Los saldos iniciales o de apertura son los valores que podes tener en cuenta al inicio del periodo contable y corresponder con los saldos al cierre del periodo anterior, reflejando las transacciones y movimientos que se generaron.

Si venías usando otro sistema y quieres empezar a llevar tu contabilidad en Alegra debes ingresar tus saldos iniciales, para ello sigue estos pasos:

1. Hacé clic en la opción "Contabilidad".

2. Seleccioná la opción "Catálogo de cuentas" .

3. Ubicá el botón "Crear saldos iniciales"  y hacé clic sobre él.

4. Ingresá el saldo de tus cuentas contables exceptuando las cuentas de banco e inventarios.

5. Para finalizar hacé clic en el botón "Guardar".

Así: 

Crea saldos iniciales - Ayuda primeros pasos

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Si deseas conocer más sobre cómo utilizar Alegra en tu negocio, te invitamos a registrarte en Alegra Academy donde aprenderás a usar cada una de las herramientas y podrás certificarte en el manejo de Alegra.