Primeros pasos para configurar tu cuenta y agilizar la administración de tu negocio - Alegra Colombia

Alegra Contabilidad es un sistema contable y administrativo, que cuenta con herramientas que facilitan la gestión de las finanzas y se adaptan a los requerimientos fiscales establecidos por la DIAN.

Por ejemplo: "la Empresa Ejemplar desea llevar un control de su información contable, por lo que ingresa a Alegra Contabilidad y configura sus datos, para que el sistema pueda llevar un registro de todas sus transacciones de forma automatizada."

Con las funciones contables de Alegra puedes ganar tiempo administrando tu negocio y estar al día con tus obligaciones fiscales. En este artículo te mostraremos paso a paso cómo configurarlas. 

Paso 1: Ingresa la información de tu empresa

Luego de crear una cuenta en Alegra Contabilidad, debes ingresar la información de tu empresa. Esto te permitirá crear documentos contables personalizados con todos los datos de tu negocio.

En el sistema puedes guardar el nombre de tu negocio, logo, teléfono, sitio web y correo electrónico. También puedes configurar el régimen al que pertenece tu empresa y la precisión decimal con la que deseas trabajar.

Mira este ejemplo:

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Aprende más sobre esta función consultando este artículo.

Paso 2: Guarda la información de tus contactos

Ahora que ya tienes registrados los datos de tu negocio, es momento de ingresar la información de tus contactos y asociarles una cuenta contable donde se registrarán todas sus transacciones. 

En Alegra Contabilidad puedes ingresar la información de tus clientes y/o proveedores uno a uno o importarlos de forma masiva desde un archivo excel. También puedes asignarles cuentas contables en las que se registran los saldos de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.

Mira este ejemplo de creación de clientes:

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Aprende más sobre esta función consultando este artículo.

Paso 3: Crea una numeración para tus comprobantes

Ahora debes configurar las numeraciones de tus documentos y facturas de venta. Esto te permitirá llevar la información de manera ordenada, mediante un consecutivo que se actualiza de forma automática.

Mira este ejemplo:

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Si lo deseas, también puedes configurar en el sistema la resolución que usarás al momento de emitir tus facturas electrónicas. En este artículo te mostramos cómo hacerlo.

Paso 4: Crea tus cuentas de banco 

Con la herramienta Bancos de Alegra Contabilidad puedes llevar un control de las entradas y salidas del dinero de tu negocio, asociadas a cuentas de banco o efectivo, al igual que gestionar las transacciones de tus tarjetas de crédito.

Esta función también te permite configurar el saldo inicial con el que deseas comenzar a registrar tus transacciones. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

Aprende más sobre esta función consultando este artículo

Paso 5: Clasifica la información de tu negocio en diferentes cuentas contables

Las cuentas contables son los grupos en los cuales el sistema clasifica toda la información y movimientos de tu empresa. En Alegra Contabilidad tienes un catálogo de cuentas con 5 grandes grupos y puedes crear cuentas adicionales, dependiendo de tu actividad o necesidad. 

Mira este ejemplo:

Para usar los reportes contables de forma exitosa, te recomendamos llevar un orden de los registros de las operaciones de tu empresa en las cuentas contables. Para esto puedes consultar con tu asesor contable en cuáles cuentas es más recomendable registrar cada movimiento o comunicarte con nuestro equipo de soporte, que te ayudará con todas tus dudas. 

Aprende más sobre esta funcionalidad consultando este artículo.

Paso 6: Crea y Configura los impuestos que deseas aplicar a tus productos o servicios

En Alegra Contabilidad encontrarás creados los impuestos locales más comunes, pero si lo deseas también puedes crear impuestos adicionales y retenciones que se ajusten a las actividades de tu negocio.

Mira este ejemplo:

Al momento de crear un nuevo impuesto, debes configurar las cuentas contables donde deseas que se registren sus valores cada vez que realices una transacción. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

  • Cuentas contable para ventas: selecciona la cuenta contable donde se registrarán los valores del impuesto cada vez que lo asocies a tus facturas de venta.

  • Cuentas contable para compras: selecciona la cuenta contable donde se registrarán los valores del impuesto cada vez que lo asocies a tus facturas de compra.

Aprende más sobre esta funcionalidad consultado este artículo.

Paso 7: Crea tus productos o servicios en el sistema

En Alegra Contabilidad puedes crear productos inventariables para llevar el control de las cantidades disponibles de tu inventario. Estas se incrementan mediante facturas de compra y disminuyen con facturas de venta. Además puedes crear productos no inventariables para facturar por otros conceptos, como servicios.

Mira este ejemplo:

nuevo item de venta ayuda general alegra completo

Al momento de crear un nuevo producto o servicio en Alegra Contabilidad, deberás configurar la información de tus cuentas contables: 

  • Cuenta contable (Requerido): Selecciona la cuenta contable en la que se registrarán los valores por ventas del ítem. Los productos que crees se asociarán por defecto a la cuenta de "Ventas", si deseas puedes clasificarlos bajo nuevas subcuentas, consulta este artículo para saber cómo crearlas.
  • Cuenta de inventario (Requerido para inventariables): selecciona la cuenta contable donde se registrarán los valores de entrada y salida del producto.
  • Cuenta de costo de venta (Requerido): selecciona la cuenta contable donde se registrarán el valor del costo de venta del producto.

Se necesitas registrar varios productos o servicios en el sistema, puedes importarlos de forma masiva usando un archivo Excel. En este artículo te explicamos cómo hacerlo.

Paso 8: Ingresar los saldos iniciales de tus cuentas contables

Para finalizar, solo necesitas registrar en el sistema los valores que corresponden al inicio de tu periodo contable y los saldos del cierre del periodo anterior. Esta función es muy útil si venias usando otro sistema y vas a comenzar a usar Alegra Contabilidad por primera vez.

Aquí te explicamos cómo usarla: 

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Aprende más sobre esta función leyendo este artículo.

 

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