Los comprobantes contables son documentos que permiten ajustar los saldos de tus cuentas de manera manual, asociar cada cuenta contable a un contacto diferente y además, registrar en el sistema los saldos iniciales de las cuentas del balance.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar desea registrar la depreciación de su equipo de oficina, para ello realiza un comprobante contable seleccionando las respectivas cuentas del activo y gasto registrando los valores correspondientes”.
En Alegra puedes realizar comprobantes contables entre tus cuentas para ganar tiempo administrando tu negocio y tener la información organizada.
📍 Nota: el término “Comprobante contable” varía de acuerdo al país donde registraste tu cuenta:
- Colombia, Panamá, España: comprobante contable.
- Perú y Costa Rica: asiento contable.
- Argentina: asiento manual.
- México: póliza de ajuste contable.
- República Dominicana: entrada de diario.
👉 Índice
- Conoce la naturaleza de las cuentas.
- Crea comprobantes contables.
✨ Descubre cómo la inteligencia artificial puede transformar tu análisis contable. - Acciones y opciones rápidas de tus comprobantes contables.
1. Conoce la naturaleza de las cuentas
La naturaleza de las cuentas es la forma en que clasificamos el saldo para llevar un registro contable, organizado y coherente de nuestras actividades.
El saldo de la cuenta va a aumentar o disminuir de acuerdo a su naturaleza, por ejemplo, para las cuentas del activo el saldo aumenta por el débito y disminuye por el crédito.
| Categoría | Aumenta | Disminuye |
| Activos | Débito | Crédito |
| Pasivos | Crédito | Débito |
| Patrimonio | Crédito | Débito |
| Ingresos | Crédito | Débito |
| Gastos y costos | Débito | Crédito |
2. Crea comprobantes contables
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Contabilidad” y selecciona la opción “Comprobante contables” (o su equivalente según tu país).
2. Haz clic en el botón “+ Nuevo comprobante”.
3. Completa la información necesaria. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Finalmente, haz clic en el botón “Guardar” para conservar los cambios.
📍 Nota: los valores de débito y crédito deben ser iguales, en caso de existir una diferencia, no será posible guardarlo.
Observa:
✍️ Formulario “Nuevo comprobante contable”
Datos básicos
- Fecha: indica la fecha en la que estás realizando el comprobante contable. Si se trata de un saldo inicial, ingresa la fecha desde la cual vas a llevar tu información en Alegra.
- Tipo de comprobante contable: elige el tipo de comprobante contable que corresponda.
🔎 Crea tipos de comprobantes contables y sus numeraciones en Alegra. - Numeración: selecciona la numeración correspondiente según el tipo de comprobante contable que estás creando.
- Código: corresponde a un campo no editable, el cual muestra el prefijo y número que asignado al comprobante contable.
- Observaciones: puedes agregar información adicional que consideres necesaria para el comprobante contable.
Movimientos
- Cuenta contable: elige las cuentas que vas a ajustar. Ten en cuenta el grupo al que pertenecen (por ejemplo: activo, pasivo, ingreso) para registrar el saldo de acuerdo a su naturaleza contable (débito o crédito).
- Contacto: es la persona o empresa que quedará asociada al registro contable.
📍 Nota: puedes seleccionar un contacto diferente por cada línea de registro o simplemente no seleccionar ninguno. - Descripción: por cada línea de registro puedes agregar una observación o comentario.
- Centro de Costos: asocia la cuenta contable a un centro de costos específico.
-
Débito y Crédito: utiliza estos campos para disminuir o aumentar el saldo dependiendo de la naturaleza de la cuenta (deudora o acreedora).
-
Eliminar línea de registro: haz clic en el botón con el icono de la papelera para eliminar la línea de registro.
Observa:
✨ Descubre cómo la inteligencia artificial puede transformar tu análisis contable
Nuestra solución de IA para análisis contable te brinda una visión clara y en tiempo real de tus operaciones. Detecta variaciones atípicas, visualiza el impacto de una transacción antes de registrarla y recibe recomendaciones para optimizar tu contabilidad. Además, el sistema te alertará sobre desviaciones significativas y te mostrará gráficos que facilitan la toma de decisiones.
El análisis financiero se ejecutará de manera automática en el instante en que registres un movimiento en cuentas de ingresos, costos y gastos. Observa:
📢 Solo se analiza la primera línea que tenga un valor. Si agregas más después, el sistema no volverá a hacer el análisis.
3. Acciones y opciones rápidas de tus comprobantes contables
Puedes ver detalles, editar, convertir a abierto, anular o eliminar tus comprobantes contables en el momento que lo requieras.
🔎 También tienes la opción de importar tus comprobantes, exportarlos a Excel o crear saldos iniciales en tu cuenta.
Observa:
📍 Nota: la opción de “Convertir a abierto” se habilita cuando un comprobante contable ha sido anulado previamente. De lo contrario, esta opción se encontrará deshabilitada.
✏️ Conoce cómo clonar tus comprobantes contables
Desde el detalle de tus comprobantes encontrarás la opción de “Clonar”. Esta función te permite replicarlos de manera rápida y sencilla.
Observa:
📝 Contenido relacionado
- Cuáles son y cómo funcionan las cuentas automáticas dentro del catálogo de cuentas.
- Clasifica tu información en diferentes cuentas contables.
- Crea nuevos documentos desde tus comprobantes o asientos contables.
- Ajusta los saldos de tus documentos a través de comprobantes o asientos contables.
- Cómo asociar tus comprobantes o asientos contables a bancos.
¡Esperamos haber resuelto tu consulta!
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