Los "Comprobantes contables" son documentos que te permiten mover saldos entre cuentas de manera manual, asociar cada cuenta contable a un contacto diferente y además registrar en en el sistema los saldos iniciales de las cuentas del balance.
Por ejemplo: La empresa Ejemplar desea registrar la depreciación anual de su maquinaria y equipo, para lo cual realiza un comprobante contable seleccionando las respectivas cuentas del activo y gasto registrando los valores correspondientes.
En Alegra puedes realizar comprobantes contables entre tus cuentas para ganar tiempo administrando tu negocio y tener la información organizada.
Sigue estos pasos para crear comprobantes contables en Alegra:
1. Haz clic en el menú "Contabilidad" y selecciona la opción "Comprobantes Contables".
2. Haz clic en el botón "Nuevo comprobante".
3. Completa los campos del formulario. Puedes ver su explicación más delante.
4. Haz clic en el botón "Guardar" para conservar los cambios.
Así:
En el punto número cuatro deberás completar el formulario con la siguiente información:
- Fecha: indica la fecha en la que estás realizando el comprobante contable, si es un saldo inicial, ingresa la fecha desde la que vas a llevar tu información en Alegra.
- Referencia y Observaciones: son campos opcionales que puedes utilizar para el control interno de tus registros o cualquier otra información que desees agregar a el comprobante contable.
- Contacto: es el beneficiario, persona o empresa a nombre de quien se harán los movimientos de las cuentas contables. Puedes seleccionar un contacto diferente por cada cuenta contable.
- Cuenta contable: elige las cuenta del activo, egreso, ingresos, pasivos y patrimonio a las cuales les vas a hacer el ajuste. ¡Puedes escoger todas las que quieras! Debes tener en cuenta a qué grupo pertenecen para hacer el movimiento del débito y el crédito de manera correcta.
-
Crédito y Debito: utiliza estos campos para disminuir o aumentar el saldo dependiendo de la naturaleza de la cuenta (deudora o acreedora).
- Centro de costo: asocia la cuenta contable a un centro de costo. Ver mas.
- Descripción: por cada cuenta contable elegida puedes agregar una pequeña observación.
¿Cómo se debitan o acreditan las cuentas contables?
Esta es la naturaleza de las cuentas contables:
Caso practico: la empresa Ejemplar compró papelería para 5 meses por valor de $5.000.000, y que cada mes debe amortizar la quinta parte de dicho valor, esto es la suma de $1.000.000.
Se debe registrar así:
Tu comprobante contable estará listo cuando los movimientos del Débito y Crédito sean iguales, lo puedes ver en la parte inferior del formulario de ajustes.
También puedes ver, editar o eliminar tus comprobantes contables en el momento que lo necesites, solo debes ingresar a la opción "Comprobantes contables" ubicar el comprobante y en la barra de acciones hacer clic en la opción que corresponda.
Ten presente que los cambios que hagas en los comprobantes afectarán los saldos de las cuentas que estén involucradas en él.
Alegra también cuenta con la opción de clonar tus comprobantes contables, con esta opción podrás duplicar tus comprobantes recurrentes con solo un clic, solo debes ingresar al detalle del comprobante y hacer clic en la opción "Clonar".
Si deseas conocer más sobre cómo crear cuentas contables adicionales consulta este artículo.
Conoce las funciones que hacen contable a Alegra:
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