Las entradas de diario son documentos que te permiten mover saldos entre cuentas contables de manera manual, asociar cada cuenta contable a un contacto diferente y además, registrar en el sistema los saldos iniciales de las cuentas del balance.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar desea registrar la depreciación anual de su maquinaria y equipo, para lo cual realiza una entrada de diario seleccionando las respectivas cuentas del activo y gasto registrando los valores correspondientes”.
En Alegra puedes realizar entradas de diario entre tus cuentas para ganar tiempo administrando tu negocio y tener la información organizada.
👉 Índice
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Cómo crear las entradas de diario.
✨ Descubre cómo la inteligencia artificial puede transformar tu análisis contable.
1. Cómo crear las entradas de diario
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Contabilidad” y selecciona la opción “Entradas de diario”.
2. Haz clic en el botón “+ Nueva entrada de diario”.
3. Completa los campos. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Finalmente, haz clic en el botón “Guardar” para conservar los cambios.
Observa:
✍️ Formulario “Nueva entrada de diario”
Sección - Datos básicos
- Fecha: indica la fecha en la que estás realizando la entrada de diario. Si es un saldo inicial, ingresa la fecha desde la que vas a llevar tu información en Alegra.
- Tipo de entrada de diario: elige el tipo de entrada de diario que corresponda.
- Numeración: selecciona la numeración correspondiente según el tipo de entrada de diario que estás generando.
- Código: corresponde a un campo no editable, el cual mostrará el prefijo y la numeración consecutiva que le corresponde a la entrada de diario.
- Observaciones: puedes agregar cualquier otra información que desees sobre la entrada de diario.
Sección - Movimientos
- Cuenta contable: elige las cuentas a las cuales les vas a hacer el ajuste. Debes tener en cuenta a qué grupo pertenecen para hacer el movimiento del débito y el crédito de manera correcta.
- Contacto: es el beneficiario, persona o empresa a nombre de quien se harán los movimientos de las cuentas contables. Puedes seleccionar un contacto diferente por cada línea de registro.
- Descripción: por cada línea de registro puedes agregar una observación o comentario.
- Centro de Costos: asocia la cuenta contable a un centro de costo específico.
- Débito y Crédito: utiliza estos campos para disminuir o aumentar el saldo dependiendo de la naturaleza de la cuenta (deudora o acreedora).
📍 Nota: tu entrada de diario estará lista cuando los movimientos del Débito y Crédito sean iguales, ya que si existe una diferencia no se podrá guardar la entrada.
Al momento de ingresar a visualizar tus entradas de diario tendrás las siguientes opciones:
- Ver Detalles.
- Editar.
- Convertir a abierto.
- Anular.
- Eliminar.
✨ Descubre cómo la inteligencia artificial puede transformar tu análisis contable
Nuestra solución de IA para análisis contable te brinda una visión clara y en tiempo real de tus operaciones. Detecta variaciones atípicas, visualiza el impacto de una transacción antes de registrarla y recibe recomendaciones para optimizar tu contabilidad. Además, el sistema te alertará sobre desviaciones significativas y te mostrará gráficos que facilitan la toma de decisiones.
El análisis financiero se ejecutará de manera automática en el instante en que registres un movimiento en cuentas de ingresos, costos y gastos. Observa:
📢 Solo se analiza la primera línea que tenga un valor. Si agregas más después, el sistema no volverá a hacer el análisis.
2. Gestiona tus entradas de diario
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Contabilidad” y selecciona la opción “Entradas de diario”.
2. Ubica la entrada de diario que deseas gestionar y haz clic en los tres puntos que encuentras en la parte derecha 
3. Selecciona la opción que necesites.
Observa:
📍 Notas
- La opción de “Convertir a abierto” solo aplica cuando una entrada de diario ya ha sido anulada previamente. De no ser así, esta opción se encontrará deshabilitada.
- Los cambios que hagas en las entradas de diario afectarán los saldos de las cuentas que estén involucradas en él.
También puedes clonar tus entradas de diario. A través de esta opción podrás duplicar tus entradas recurrentes con un solo clic, solo debes ingresar al detalle de la entrada de diario y hacer clic en la opción “Clonar”. Observa:
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