Las entradas de diario son documentos que te permiten mover saldos entre cuentas contables de manera manual, asociar cada cuenta contable a un contacto diferente y además, registrar en el sistema los saldos iniciales de las cuentas del balance.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar desea registrar la depreciación anual de su maquinaria y equipo, para lo cual realiza una entrada de diario seleccionando las respectivas cuentas del activo y gasto registrando los valores correspondientes”.
En Alegra puedes realizar entradas de diario entre tus cuentas para ganar tiempo administrando tu negocio y tener la información organizada.
👉 Contenido:
1. Cómo crear las entradas de diario.
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de "Contabilidad" y selecciona la opción "Entradas de diario".
2. Haz clic en el botón "Nueva entrada de diario".
3. Completa los campos del formulario. Puedes ver su explicación más adelante.
4. Finalmente, haz clic en el botón "Guardar" para conservar los cambios.
Observa:
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Formulario “Nueva entrada de diario”
Sección - Datos básicos
- Fecha: indica la fecha en la que estás realizando la entrada de diario. Si es un saldo inicial, ingresa la fecha desde la que vas a llevar tu información en Alegra.
- Tipo de entrada de diario: elige el tipo de entrada de diario que corresponda.
- Numeración: selecciona la numeración correspondiente según el tipo de entrada de diario que estás generando.
- Código: corresponde a un campo no editable, el cual mostrará el prefijo y la numeración consecutiva que le corresponde a la entrada de diario.
- Observaciones: puedes agregar cualquier otra información que desees sobre la entrada de diario.
Sección - Movimientos
- Cuenta contable: elige las cuentas a las cuales les vas a hacer el ajuste. Debes tener en cuenta a qué grupo pertenecen para hacer el movimiento del débito y el crédito de manera correcta.
- Contacto: es el beneficiario, persona o empresa a nombre de quien se harán los movimientos de las cuentas contables. Puedes seleccionar un contacto diferente por cada cuenta contable.
- Descripción: por cada cuenta contable elegida puedes agregar una pequeña observación.
- Centro de Costos: asocia la cuenta contable a un centro de costo específico.
- Débito y Crédito: utiliza estos campos para disminuir o aumentar el saldo dependiendo de la naturaleza de la cuenta (deudora o acreedora).
📌 Nota: tu entrada de diario estará lista cuando los movimientos del Débito y Crédito sean iguales, ya que si existe una diferencia no se podrá guardar la entrada.
Al momento de ingresar a visualizar tus entradas de diario tendrás las siguientes opciones:
- Ver Detalles
- Editar
- Convertir a abierto
- Anular
- Eliminar
2. Gestiona tus entradas de diario.
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de "Contabilidad" y selecciona la opción "Entradas de diario".
2. Ubica la entrada de diario que deseas gestionar y haz clic en los tres puntos que encuentras en la parte derecha 
3. Selecciona la opción que necesites.
Observa:
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📌 Nota: la opción de "Convertir a abierto" solo aplica cuando una entrada de diario ya ha sido anulada previamente. De no ser así, esta opción se encontrará deshabilitada.
📢 Ten presente que los cambios que hagas en las entradas de diario afectarán los saldos de las cuentas que estén involucradas en él.
Alegra también cuenta con la opción de clonar tus entradas de diario. Con esta opción podrás duplicar tus entradas recurrentes con un solo clic, solo debes ingresar al detalle de la entrada de diario y hacer clic en la opción "Clonar":
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