Con la ayuda del Administrador XML en Alegra, puedes ingresar la información contable e importar del Servicio de Administración Tributaria (SAT) los documentos que has generado en otro sistema para seguir gestionando sus CFDI de manera sencilla y ordenada.
✍️ Caso práctico
La empresa Ejemplar desea migrar de un sistema contable hacia Alegra. Para ello, sincroniza el Administrador XML directamente desde el SAT, lo cual le permitirá importar, clasificar, registrar y gestionar los CFDI, así como reconstruir su información contable y crear saldos iniciales.
👉 Índice
- Conexión con el SAT.
- Importar los CFDI.
- Clasificación y configuración inicial.
- Revisión y validación.
4.1. Facturas de venta.
4.2. Reportes.
1. Conexión con el SAT
El primer paso es configurar los archivos e.firma necesarios para la conexión de Alegra con el SAT.
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Contabilidad” y selecciona la opción “Administrador XML”.
2. Haz clic en el botón “Más acciones” y selecciona la opción “Agregar FIEL”.
3. En la ventana emergente debes completar los datos solicitados: el RFC, Certificado (.cer), la Llave privada (.key) y la Contraseña de la clave privada.
4. Finalmente, haz clic en “Guardar”.
Observa:
✏️ Recuerda
- Asegúrate de que tu e.firma esté actualizada. Si no lo está, te invitamos a conocer el proceso para renovarla ante el SAT.
2. Importar los CFDI
Tras completar la conexión con el SAT, la empresa Ejemplar ya está lista para importar los comprobantes fiscales.
Sigue estos pasos:
1. Desde el “Administrador XML”, haz clic en el botón “Importar XML”.
2. Selecciona la opción que mejor se adapte a tus necesidades: "Desde el SAT" o "Desde mi computadora".
3. Finalmente, haz clic en “Importar”.
Observa:
📢 Importante
- Si eliges la importación "Desde el SAT", debes seleccionar el periodo y el tipo de comprobante que vas a importar. Si deseas importar los 3 tipos de comprobantes (Facturas de venta, Facturas de compra y Notas de débito), debes realizar el proceso para cada uno.
- Los archivos que puedes importar a través del Administrador XML son aquellos en formato XML de los CFDI validados y aprobados por el SAT, tales como facturas de venta, facturas de compra, notas de crédito y de débito.
- En caso de que presentes errores al intentar cargar tus CFDI:
- Asegúrate de que el archivo que intentas importar esté completo y no esté corrupto.
- Confirma que tu firma electrónica (FIEL) esté correctamente configurada y que tengas los permisos necesarios para acceder a los datos del SAT.
- Si el error se relaciona con la estructura del archivo o la validez de los datos, corrige la información en el sistema del que proviene, y vuelve a intentar la importación.
- Verifica tu conexión a internet y repite el proceso de importación, si el problema persiste, comunícate con nuestro equipo de soporte.
- Para crear saldos iniciales conforme a los CFDI del SAT, importa los documentos desde la fecha de inicio de operaciones de tu empresa. Sin embargo, ten en cuenta que la importación de CFDI está limitada a aquellos generados en los últimos 5 años.
Por ejemplo: para el 1 de enero de 2025 podrás importar los CFDI generados a partir del 1 de enero de 2020.
3. Clasificación y configuración inicial
Una vez importados los comprobantes, es necesario registrarlos.
Sigue estos pasos:
1. Desde el “Administrador XML” encontrarás los documentos importados y su respectivo estado, “Registrada” o “Registrar”.
2. Identifica el documento importado y haz clic en “Registrar”.
3. Si es una Factura de venta, selecciona el Producto o servicio. Si es una Factura de compra, selecciona el Concepto de la compra y la cuenta o producto en la sección Registro en Alegra.
4. Finalmente, haz clic en “Registrar venta” o “Registrar compra”.
Observa:
✏️ Configura las reglas automáticas
En Alegra, puedes asignar cuentas contables automáticas para tus registros. Esta función te permite automatizar la categorización de tus transacciones para que la clasificación de los CFDI importados sea mucho más precisa y rápida.
Observa:
4. Revisión y validación
Después de importar y clasificar los CFDI, la empresa Ejemplar valida que todos los comprobantes estén debidamente registrados y que las cuentas contables asignadas correspondan a las transacciones realizadas. Una adecuada clasificación y validación de los documentos no solo simplifica el proceso de cierre contable, sino que también ayuda a evitar problemas con el SAT durante futuras auditorías.
4.1. Facturas de venta
Al registrar los CFDI, el sistema genera automáticamente la factura de venta que respalda el documento importado. Puedes consultarla haciendo clic en "Ver documento" desde el Administrador XML o yendo directamente a la sección de "Facturas de venta" en el menú de "Ingresos".
Observa:
4.2. Reportes
De manera periódica, es importante hacer un seguimiento de las transacciones y registros contables para garantizar que toda la información esté actualizada y sea precisa.
El reporte de Balanza de comprobación permite verificar los movimientos contables de un periodo específico, resumiendo los saldos deudores y acreedores.
Para obtenerlo, sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Reportes”, ubica la categoría “Contables” y haz clic en el reporte “Balanza de comprobación”.
📍 Nota: en esta misma categoría encontrarás otros reportes como el Estado de Resultados y el Estado de Situación Financiera.
2. Indica el periodo de consulta y activa el campo “Incluir cierre anual” si así lo deseas.
3. Finalmente, haz clic en el botón “Generar reporte”.
📍 Nota: una vez generado el reporte, podrás exportarlo en formato de Excel, XML o PDF.
Observa:
El Estado de Resultados refleja el impacto de las facturas de ingresos y gastos importadas, permitiendo visualizar la utilidad o pérdida del periodo.
Observa:
El Estado de Situación Financiera presenta la posición actualizada de activos, pasivos y capital, incluyendo las cuentas por cobrar y por pagar generadas a partir de los CFDI registrados.
Observa:
Estos reportes muestran el estado financiero completo de la empresa, asegurando que toda la información contable esté debidamente respaldada por los CFDI importados desde el SAT. Además, facilitan la toma de decisiones y el cumplimiento de las obligaciones fiscales al mantener la contabilidad al día y correctamente registrada.
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- Cómo generar el Estado de Resultados.
- Cómo generar y analizar el Estado de Situación Financiera.
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