Las facturas de proveedores son documentos que sirven para respaldar las compras de productos o servicios, registrar el inventario y otros gastos de tu negocio en Alegra. Estos documentos contienen información importante como los datos del proveedor, los productos comprados, su valor y condiciones de pago. Son clave en contabilidad y gestión financiera al servir como comprobante oficial de las transacciones, permitiendo verificar cargos, gestionar inventario y realizar pagos.
👉 Índice:
1. ¿Cómo crear tus facturas de proveedor?
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Gastos".
2. Elige la opción "Facturas de proveedores"
3. Haz clic en el botón "Nueva factura de proveedor"
4. Completa la información solicitada. Observa los campos del formulario y su explicación.
5. Haz clic en el botón "Guardar".
Observa:
📝 Formulario “Nueva factura de proveedor”
- Personalizar opciones: desde este apartado, puedes incluir otros detalles como el almacén o centro de costes asociados a la compra.
- Número (No.): ingresa el número de la factura de proveedor.
- Proveedor: indica el proveedor que te realizó la venta, si no lo tienes registrado aún, puedes hacerlo desde el botón "Nuevo proveedor".
- Creación: es la fecha en la que se crea la factura.
- Vencimiento: se refiere a la fecha límite para realizar el pago de la factura.
- Concepto: si tu compra es de inventario, selecciona el producto. Si la compra es por otro concepto, selecciona la cuenta contable que va a asumir el gasto. Puedes agregar los ítems o cuentas que desees desde el botón "Agregar línea".
- Agregar retención: aplica retenciones sobre el valor total por pagar de la factura.
- Órdenes de compra: asocia tu factura a una orden de compra que hayas creado previamente en Alegra.
- Términos y condiciones: detalla los términos de la compra realizada, como plazos de entrega, garantías, políticas de devolución, entre otros.
- Notas: agrega información adicional que consideres relevante.
2. Gestiona tu factura
Después de crear y guardar tus facturas, puedes realizar algunas acciones adicionales para gestionarlas de manera eficiente.
Observa:
📝 Acciones
- Editar: haz cambios en la información del proveedor, los productos o servicios comprados o cualquier otro detalle de la factura.
- Agregar pago: cuando creas tus facturas de proveedor, estas quedan en estado "Por pagar", desde esta opción podrás agregar su respectivo pago.
- Clonar: si realizas la misma compra de manera frecuente, puedes clonar tus facturas y así ahorrar tiempo y esfuerzo.
- Cerrar sin pago: esta función te permite cancelar el saldo pendiente por cobrar de la factura sin que se haya realizado el pago correspondiente. Por ejemplo: para registrar descuentos financieros o descuentos por pronto pago.
🔎 Cierra tus facturas de compra sin pago. - Aplicar anticipos: esta función te permite cruzar un anticipo que hayas realizado al proveedor con el pago de la factura.
🔎 Conoce los pasos para registrar los anticipos entregados a tus proveedores. - Aplicar nota débito: se utiliza cuando hay un error en la factura de proveedor o cuando se deben añadir cargos adicionales como intereses, penalidades, o ajustes por diferencia de precios. La nota débito incrementa el importe que el comprador debe pagar al proveedor.
- Adjuntar archivo: puedes agregar algún documento que complemente a la información de la factura.
- Editar retenciones: modifica o elimina las retenciones aplicadas a la factura de proveedor.
3. Administra tus facturas
En Alegra dispones de una visión general de todas tus facturas, podrás acceder a ellas desde cualquier lugar y en cualquier momento para analizar el desempeño de tu negocio, identificar tendencias, mantener un registro ordenado y tener un mayor control sobre tus compras.
Observa:
Alegra organiza tus facturas por número, proveedor, fecha de creación, fecha de vencimiento, valor total, valor pagado y valor por pagar. Adicionalmente, encontrarás las siguientes opciones:
- Exportar: genera un archivo con la información de tus facturas en la fecha que desees.
- Filtrar: para realizar una búsqueda específica de tus facturas.
- Nueva factura: para crear una nueva factura.
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