Un anticipo es la suma de dinero que entrega un cliente como adelanto a su proveedor para llevar a cabo transacciones comerciales, como lo es la compra de productos o la prestación de un servicio.
Por ejemplo: "La Empresa Ejemplar entrega un dinero como anticipo a su proveedor Surtimos S. A. para los gastos iniciales de un servicio contratado. Luego la Empresa Ejemplar registra en Alegra el pago efectuado y cuando el proveedor realiza el trabajo, se descuenta el anticipo como parte de pago aplicandolo a la cuenta por pagar del proveedor.
En Alegra puedes registrar de forma rápida las salidas de dinero por concepto de anticipos entregados a proveedores, para luego relacionarlos con tus facturas de compra.
Sigue estos pasos para registrar los anticipos entregados:
1. Haz clic en el menú "Gastos" y selecciona la opción "Pagos".
2. Haz clic en el botón "Nuevo pago".
3. Completa el formulario con la información solicitada. Más podrás ver la explicación de cada uno de los campos.
4. En en la opción Tipo de Transacción responde NO y en el campo correspondiente a "Cuenta contable" elige "Avance y anticipos creados".
5. Haz clic en el botón "Guardar" para conservar los cambios.
Completa el formulario para registrar el anticipo con la siguiente información:
- Beneficiario: es a quién estás pagando el dinero.
- Cuenta bancaria: banco donde saldrá el dinero.
- Método de pago: es la forma que vas a utilizar para pagar, por ejemplo consignación, transferencia, cheque, efectivo, tarjeta crédito o débito.
- Centro de Costo: selecciona el centro de costo donde deseas registrar el ingreso. El centro de costo que elijas será asociado a tu banco.
- Fecha: fecha en la que realizas el egreso.
- Moneda: moneda en la que se realizó el egreso.
- Notas del egreso: son comentarios visibles en la impresión.
- En en el campo “Tipo de transacción” debes responder NO y asociar la cuenta contable del activo "Avances y anticipos entregados" que ya se encuentra creada, además puedes crear tus propias subcategorías para clasificarlos.
Aplica los anticipos a tus facturas de compra
Es muy sencillo, sólo debes tener registradas tus facturas de compra asociadas al proveedor que recibió el adelanto de dinero. Aprende cómo crearlas consultando este artículo.
1. Ingresa al detalle de la factura a la cual vas a aplicar el anticipo.
2. Haz clic en el botón "Más acciones" y elige la opción "Aplicar anticipos".
3. Ingresa el valor que deseas aplicar como pago a la factura, puede ser parcial o total.
4. Haz clic en el botón "Aplicar anticipos".
Nota: en el paso número dos solo se activará la opción "Aplicar anticipo" cuando el cliente tenga anticipos registrados en la misma moneda de la factura.
Así:
Consulta los anticipos a favor del proveedor
Sigue estos pasos para ver el saldo pendiente por pagar y los anticipos por aplicar de tus proveedores:
1. Haz clic en el menú "Contactos".
2. Selecciona la opción "Proveedores".
3. Ubica el proveedor que deseas consultar y haz clic en el opción "Ver detalle". En esa sección encontrarás la ficha del proveedor con toda su información.
Consulta este artículo, para ver cómo registrar los Anticipos Recibidos de tus Clientes.
Conoce aquí cómo consultar el reporte Estado de Cuenta por Cliente.
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