Los anticipos a proveedores son pagos que realizas como cliente antes de recibir un producto o servicio. Funcionan como una garantía para asegurar el cumplimiento del contrato o reservar inventario.
Por ejemplo: "La Empresa Ejemplar realiza un anticipo a un proveedor para cubrir el pago inicial de un servicio. Después de registrarlo, lo aplica como parte del pago en la factura de compra".
En Alegra puedes ingresar los anticipos entregados a tus proveedores para luego relacionarlos en tus facturas de compra, así tendrás siempre tu información actualizada y ahorrarás tiempo gestionando tus operaciones.
👉 Índice
- Registra el anticipo.
- Aplica el anticipo en la factura de proveedor.
- Elimina o edita un anticipo.
- Consulta los anticipos entregados al proveedor.
1. Registra el anticipo
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de "Gastos", selecciona "Pagos" y haz clic en "Nuevo pago".
2. Completa la información del anticipo. Observa los campos del formulario y su explicación.
3. En la sección de "Cuentas contables" elige la cuenta del activo "Avances y anticipos a proveedores".
4. Ingresa el valor recibido y haz clic en "Guardar".
Observa:
✍️ Formulario “Nuevo pago”
Información general del pago
- Contacto: elige el proveedor al que le estás realizando el anticipo.
- Cuenta bancaria: elige la cuenta bancaria desde la cual se realizará el anticipo.
- Fecha: indica la fecha en la que realizarás el anticipo.
📌 Nota: esta fecha debe ser anterior a la fecha de la factura de proveedor. - Forma de pago: es la manera en la que realizarás el pago del anticipo.
Por ejemplo: consignación, transferencia, cheque, efectivo, tarjeta de crédito o débito. - Moneda: selecciona la moneda con la que se registrará el anticipo.
🔎 Realiza transacciones en diferentes monedas. - Centro de costo: si lo requieres, indica el centro de costos asociado al anticipo.
- Notas del egreso: agrega comentarios o información adicional que consideres necesaria.
2. Aplica el anticipo en la factura de proveedor
Una vez que tu proveedor haya completado la entrega del producto o la prestación del servicio, podrás relacionar el anticipo en la factura de la compra correspondiente. Conoce cómo crear una factura de compra a proveedores.
Sigue estos pasos:
1. Desde la sección de "Factura de compra" o "Factura proveedor" en el menú de "Gastos", accede al detalle de la factura para aplicarle el anticipo.
📍 Nota: la factura debe tener saldo por cobrar.
2. Haz clic en “Más acciones” y selecciona “Aplicar anticipos”.
📍 Nota: asegúrate de que el proveedor y la moneda seleccionada al registrar el anticipo coincida con la de la factura. Además, la opción "Aplicar anticipos" solo estará activa si tienes anticipos pendientes por aplicar a ese proveedor.
3. Verás los anticipos asociados al proveedor. Ingresa el valor que deseas aplicar como pago a la factura, sea parcial o total.
📍 Nota: también podrás elegir el tipo de comprobante y la numeración contable para el registro, así como la fecha de aplicación.
4. Haz clic en “Aplicar anticipos” para finalizar el proceso. En la sección de anticipos, verás el pago aplicado.
Observa:
3. Elimina o edita un anticipo
Si necesitas eliminar o editar un anticipo asociado a una factura de proveedor, sigue estos pasos:
1. Accede al detalle del anticipo que registraste desde tus "Pagos".
2. Haz clic en "Editar anticipos".
3. Según tu necesidad:
❇️ Ajusta el monto a aplicar y haz clic en "Guardar".
❇️ Elimina la asociación.
Observa:
4. Consulta los anticipos entregados al proveedor
Para ver el saldo pendiente por pagar y los anticipos por aplicar a tus proveedores, dirígete al menú de "Contactos" y, al ingresar al detalle del proveedor, podrás conocer el saldo total en anticipos registrados.
Observa:
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