Un anticipo es la suma de dinero que entrega un cliente como adelanto a su proveedor para llevar a cabo transacciones comerciales, como lo es la compra de productos o la prestación de un servicio.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar entrega un dinero como anticipo a su proveedor Surtimos S. A. para los gastos iniciales de un servicio contratado. Luego la empresa Ejemplar registra en Alegra el pago efectuado y cuando el proveedor realiza el trabajo, se descuenta el anticipo como parte de pago aplicándolo a la cuenta por pagar del proveedor”.
En Alegra puedes registrar de forma rápida las salidas de dinero por concepto de anticipos entregados a proveedores, para luego relacionarlos con tus facturas de compra.
👉 Contenido:
- Cómo registrar los anticipos entregados.
- Cómo aplicar los anticipos en tus documentos.
- Consulta el saldo de los anticipos entregados al proveedor.
1. Cómo registrar los anticipos entregados
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Gastos” y selecciona la opción “Pagos”.
2. Haz clic en el botón “Nuevo pago”.
3. Completa el formulario con la información solicitada. Más podrás ver la explicación de cada uno de los campos.
4. En la opción Tipo de Transacción responde NO y en el campo correspondiente a “Cuenta contable” elige “Avance y anticipos entregados”.
5. Finalmente, haz clic en el botón “Guardar” para conservar los cambios.
Observa:
💡 ¿Necesitas pausar o retroceder el video? Haz clic aquí para hacerlo.
Formulario “Nuevo pago”
- Fecha: agrega la fecha en la que realizas el egreso.
- Contacto: selecciona la persona o empresa a quien le estás pagando el dinero.
-
- Cuenta bancaria: selecciona la cuenta bancaria mediante la cual se ejecutará el pago.
- Método de pago: es la forma que vas a utilizar para pagar, por ejemplo, consignación, transferencia, cheque, efectivo, tarjeta crédito o débito.
- Centro de Costo: selecciona el centro de costo donde deseas registrar el ingreso. El centro de costo que elijas será asociado a tu banco.
- Moneda: moneda en la que se efectuará el egreso.
- Notas del egreso: son comentarios visibles en la impresión.
📌 Nota: en el campo “Tipo de transacción” debes responder NO y asociar la cuenta contable del activo “Avances y anticipos entregados” que ya se encuentra creada, además puedes crear tus propias subcategorías para clasificarlos. 🔎 Conoce cómo asignarle usos o comportamientos a tus cuentas contables.
2. Cómo aplicar los anticipos en tus documentos
Sigue estos pasos:
1. Ingresa al detalle de la factura a la cual vas a aplicar el anticipo.
2. Haz clic en el botón “Más acciones” y elige la opción “Aplicar anticipos”.
📍 Nota: podrás ver activa la opción “Aplicar anticipo” cuando el contacto tenga anticipos registrados en la misma moneda de la factura.
3. Ingresa el valor que deseas aplicar como pago a la factura, puede ser parcial o total.
4. Finalmente, haz clic en el botón “Aplicar anticipos”.
Observa:
💡 ¿Necesitas pausar o retroceder el video? Haz clic aquí para hacerlo.
📢 Importante: debes tener registradas tus facturas de compra asociadas al proveedor que recibió el anticipo de dinero entregado. 🔎 Aprende a crear una factura de compra.
3. Consulta el saldo de los anticipos entregados al proveedor
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Contactos”.
2. Ubica el proveedor que deseas consultar y haz clic en la opción “Ver detalle”. En esa sección encontrarás la ficha del proveedor con toda su información.
Observa:
💡 ¿Necesitas pausar o retroceder el video? Haz clic aquí para hacerlo.
🔎 Descubre cómo registrar los anticipos de tus clientes.
¿Aún no tienes cuenta en Alegra?
Conoce las soluciones del ecosistema Alegra: Alegra Contabilidad, Alegra POS, Alegra Tienda, Alegra Nómina (solo para Colombia) y Alegra Contador.
Aprende con nosotros y certifícate de forma gratuita en Alegra Academy.
¡Únete a nuestro foro de Alegra Community! Allí podrás compartir experiencias y aclarar tus dudas sobre facturación electrónica, contabilidad, normatividad y mucho más.
Descubre las funcionalidades más pedidas y entérate de todas nuestras actualizaciones en el blog de novedades.
Recuerda escribirnos si tienes inquietudes sobre este u otros procesos en Alegra. Nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte.
