Las Solicitudes de actualización masiva te permiten pedirle a tus contactos (clientes y/o proveedores) que actualicen sus datos para mantener la información al día en tu cuenta de Alegra de manera sencilla y rápida.
Por ejemplo: "Para garantizar que la información utilizada en la facturación es precisa y completa, la Empresa Ejemplar envía una solicitud de actualización a sus clientes para que validen sus datos y puedan realizar las correcciones o ajustes que consideren necesarios".
1. Envía una solicitud de actualización a tus contactos
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de "Contactos" y selecciona "Solicitudes de actualización".
2. Si es la primera vez que envías una solicitud de actualización, haz clic en el botón "Enviar mi primera solicitud". Si ya has enviado solicitudes anteriormente, selecciona "Nueva solicitud".
3. Elige los contactos a los que deseas enviar la solicitud, puedes seleccionar "Todos" o "Envío personalizado". Observa las opciones de envío personalizado.
4. Establece el "asunto" y el "mensaje" de correo que enviarás a tus contactos. Luego, haz clic en "Siguiente".
5. Elige la forma en que deseas aprobar las actualizaciones: "Automática" o "Manual".
📍 Automática: cuando tus contactos agreguen su información en el formulario, los datos serán actualizados automáticamente en tu cuenta de Alegra sin ningún tipo de aprobación de tu parte.
📍 Manual: cuando tus contactos agreguen su información en el formulario, los datos quedarán en un estado de revisión para que los puedas "Aprobar" o "Rechazar". Si los apruebas, los datos se actualizarán en tu cuenta de Alegra y si los rechazas, no se realizará la actualización.
6. Finalmente, haz clic en el botón "Enviar correo".
Observa:
✏️ Grupos personalizados de contactos
Utiliza filtros para enviar solicitudes de actualización personalizadas a grupos específicos de contactos:
- Todos mis contactos.
- Solo clientes.
- Solo proveedores.
- Contactos sin identificación.
- Contactos sin dirección.
📝 Recomendaciones
- Solo puedes enviar solicitudes de actualización a los contactos que tengan asociado un correo electrónico.
- Tus contactos recibirán un correo con la solicitud donde verán sus datos actuales. Si estos son correctos podrán confirmarlos, de lo contrario, pueden hacer los cambios necesarios y actualizar su información.
- Al enviar tu primera solicitud, verás un listado de las solicitudes enviadas, incluyendo la fecha de envío, el asunto del correo, la cantidad de contactos a los que se les envió la solicitud y el estado actual de las mismas. Este estado indica si el contacto ha aprobado, rechazado o aún no ha respondido a la solicitud.
Observa:
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