La funcionalidad de Solicitudes de actualización masiva te permite solicitarle a tus contactos (clientes y/o proveedores) la actualización de sus datos para tener su información al día en el sistema de forma fácil y rápida.
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea tener su base de datos de contactos al día y así realizar transacciones de forma exitosa, por lo que decide enviar una solicitud de actualización a clientes y/o proveedores para que puedan ingresar sus datos y así lograr que se actualice toda la información en el sistema".
Contenido:
- Envía una solicitud de actualización a todos tus contactos.
- Envía una solicitud de actualización a un grupo específico de contactos.
- Tips a tener en cuenta.
1. Envía una solicitud de actualización a todos tus contactos
Sigue estos pasos:
1. Ingresa a tu cuenta de "Alegra".
2. Dirígete al menú "Contactos" y haz clic en la opción "Solicitudes de actualización".
3. Si es la primera vez que envías una solicitud de actualización, haz clic en el botón "Enviar mi primera solicitud".
4. Selecciona la opción "Todos". Luego, haz clic en "Siguiente".
5. Revisa el "asunto" y el "mensaje" del correo que enviarás a tus contactos. Luego, haz clic en "Siguiente".
6. Elige si aprobarás las actualizaciones de tus contactos de manera "Automática" o "Manual".
*Automática: cuando tus contactos agreguen su información en el formulario, los datos serán actualizados automáticamente en tu cuenta de Alegra sin ningún tipo de aprobación manual de tu parte.
*Manual: cuando tus contactos agreguen su información en el formulario, los datos quedarán en un estado de revisión para que los puedas "Aprobar" o "Rechazar". Si los apruebas, los datos se actualizarán en tu cuenta de Alegra y si los rechazas, no se realizará la actualización.
7. Finalmente, haz clic en el botón "Enviar correo".
Observa:
2. Envía una solicitud de actualización a un grupo específico de contactos
Puedes utilizar filtros para el envío de solicitudes de actualización personalizadas eligiendo los grupos de contactos que desees, como por ejemplo:
- Todos mis contactos.
- Solo Clientes.
- Solo Proveedores.
- Contactos Sin Dirección.
- Contactos Sin Identificación.
Envía solicitudes personalizadas siguiendo estos pasos:
1. Dirígete al menú "Contactos" y haz clic en la opción "Solicitudes de actualización".
2. Haz clic en el botón "Nueva solicitud".
3. Selecciona la opción "Envío personalizado". Luego, haz clic en "Siguiente".
4. Utiliza los filtros para seleccionar el grupo de contactos al cual deseas enviar la solicitud de actualización. Luego, haz clic en "Siguiente".
5. Revisa el "asunto" y el "mensaje" del correo que enviarás a tus contactos. Luego, haz clic en "Siguiente".
6. Elige si aprobarás las actualizaciones de tus contactos de manera "Automática" o "Manual".
*Automática: cuando tus contactos agreguen su información en el formulario, los datos serán actualizados automáticamente en tu cuenta de Alegra sin ningún tipo de aprobación manual de tu parte.
*Manual: cuando tus contactos agreguen su información en el formulario, los datos quedarán en un estado de revisión para que los puedas "Aprobar" o "Rechazar". Si los apruebas, los datos se actualizarán en tu cuenta de Alegra y si los rechazas, no se realizará la actualización.
7. Finalmente, haz clic en el botón "Enviar correo".
Observa:
3. Tips a tener en cuenta
- Ten en cuenta que puedes enviar solicitudes de actualización únicamente a los contactos que tengan asociado un correo electrónico.
- Tus contactos recibirán un correo con la solicitud donde verán sus datos actuales. Si estos son correctos podrán confirmarlos, de lo contrario, pueden hacer los cambios necesarios y actualizar su información.
- Cuando realices tu primera solicitud, verás un listado con las solicitudes enviadas y algunos datos importantes como: la fecha del envío, el número de contactos a los que se les envió la solicitud, el asunto del correo enviado y el estado actual de las solicitudes correspondientes, es decir, si el contacto aprobó la solicitud, la rechazó o si todavía no da respuesta y se encuentra en estado "Por actualizar".
Descubre más información sobre la creación de contactos, visitando los siguientes artículos de ayuda:
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