Las facturas y documentos generados en Alegra cumplen con todos los requisitos de la DIAN. Los contribuyentes responsables de IVA (antes régimen común) deben solicitar una autorización para generar facturas de forma electrónica o documentos equivalentes POS y así poder facturar bajo la modalidad en la que están obligados a hacerlo.
Ejemplo de Resolución otorgada por la DIAN:
📢 Importante: en Colombia existen distintos modelos de facturación. Consulta con tu asesor tributario o contador si tienes dudas sobre el tipo de facturación que debes utilizar y si es necesario solicitar la autorización mencionada en este artículo.
Tramita en minutos tu resolución
La DIAN ofrece una plataforma en línea donde puedes autorizar, habilitar e inhabilitar tus resoluciones de facturación.
✏️ Requisitos
- Tener una cuenta de usuario habilitada en la DIAN. Si no la tienes puedes habilitarla desde el siguiente enlace.
- Contar con el Mecanismo de firma electrónica vigente.
- Asegúrate de tener actualizada la información del RUT, tanto de la persona obligada a facturar como de su representante legal.
👉 Índice:
1. Solicita tu resolución de facturación
Sigue estos pasos para solicitar una nueva autorización:
1. Ingresa a la página web "dian.gov.co", ubica la sección "Transaccional" y haz clic en la opción “Usuario registrado”.
2. Ingresa los datos de acceso y haz clic en "Ingresar".
3. Selecciona la opción "Numeración de facturación", nuevamente "Numeración de facturación" en el menú ubicado en la parte izquierda y haz clic en "Solicitar numeración de facturación", el sistema confirmará tus datos, haz clic en "Aceptar" y luego en "Ingresar".
4. Haz clic en "Autorizar Rangos".
📍 Nota: en esta página también puedes "Habilitar rangos" o "Inhabilitar rangos".
5. Establece un prefijo, los rangos de numeración (Ejemplo: desde 1 hasta 10000) y el tipo de facturación, luego haz clic en "Agregar".
6. Selecciona "Borrador", haz clic en "Aceptar" y luego presiona el botón "Definitivo".
7. En la ventana emergente, deberás solicitar la "Clave dinámica". Para hacerlo, haz clic en el botón "Solicítela aquí". Luego, para ver el correo, simplemente haz clic en el botón "Ver mi bandeja de comunicaciones", copia y pega la clave, ingresa tu contraseña, haz clic en "Firmar" y finalmente en "Aceptar".
8. En la opción "Formalice la solicitud de numeración de facturación" debes hacer clic en el botón "Firmar".
9. Nuevamente, en la ventana emergente, deberás solicitar la "Clave dinámica". Para hacerlo, haz clic en el botón "Solicítela aquí". Luego, para ver el correo, simplemente haz clic en el botón "Ver mi bandeja de comunicaciones", copia y pega la clave, ingresa tu contraseña, haz clic en "Firmar" y finalmente en "Aceptar".
📍 Nota: debes asegurarte que la resolución que descargues inicie con los números 1876.
Observa:
2. Asocia los prefijos de facturación al proveedor tecnológico
🔔 ¡Atención!
Este paso deberás realizarlo de manera obligatoria por lo menos 🚨 1 hora después de haber solicitado la resolución del paso anterior, ya que es el tiempo mínimo que tarda la DIAN en sincronizar el formulario 1876 en la sección "facturando electrónicamente". Sin embargo, solo será requerido para las numeraciones de tipo electrónico, es decir, facturación electrónica y documento equivalente POS electrónico.
Cuando haya transcurrido el tiempo realiza lo siguiente:
1. Ingresa a la página de la DIAN por la opción “Facturando Electrónicamente”.
2. Ingresa tus datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, así:
- Empresa: si eres persona jurídica, ingresa la cédula del representante legal y el NIT de la compañía.
- Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el número de identificación.
3. Recibirás en tu correo electrónico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en “Ingrese aquí”.
4. Haz clic en el menú de la izquierda en el botón “Configuración” y selecciona la opción “Rangos de numeración”.
5. En el campo “Proveedor - Software” selecciona "Soluciones Alegra S.A.S. - Alegra".
6. En “Prefijo” selecciona el número del formulario 1876 que generaste previamente y haz clic en el botón “Agregar”.
7. Haz clic en el botón “Aceptar” para confirmar la acción.
📢 Importante: si tienes problemas para asociar tu resolución de facturación puedes solucionarlo haciendo clic en el botón "Sincronizar contribuyente a producción" en la opción “Habilitación” ubicado en la página principal de la DIAN. Esta acción corregirá los siguientes errores:
- Si ya estás habilitado y no puedes entrar a la opción "Facturando electrónicamente".
- Si al momento de asociar rangos de numeración no te aparece la numeración electrónica que creaste en el paso anterior.
- Si al momento de asociar prefijos no te aparece el proveedor tecnológico asociado previamente.
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